ビジネススキル
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2024.06.26

【例文あり】報連相とは?正しい意味や重要性、気を付けることを紹介

2024.06.26

【例文あり】報連相とは?正しい意味や重要性、気を付けることを紹介

ビジネススキル

人材教育

効率的かつ正確に業務を進めるために、ビジネスパーソンとして身に付けておきたいのが報連相です。 しかし、報連相の意味や重要性を知らない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は報連相の意味や重要性を紹介します。 例文を交えて報連相の具体的な方法も紹介しているので、報連相に苦手意識のある人もぜひ参考にしてみてください。 報連相(ほうれんそう)とは 報連相(ほうれんそう)は、報告、連絡、相談の頭文字をとったビジネス用語です。 報連相は、効率的かつ正確に業務を進めるために重視されています。 まずは、報告、連絡、相談では具体的にどのようなことを伝えるのかを解説します。 報告 報告とは、自分の仕事の状況や結果を伝えることです。 部下は仕事の進み具合や結果を随時上司に伝える必要があります。 上司は報告内容をもとに「サポートが必要なのか」「ほかの業務に影響は出ないか」等、今後の業務の進め方を判断します。 報告がなければ、上司の業務上の判断を遅らせることになり、そのほかの業務が滞る原因になるため注意が必要です。 連絡 連絡とは、会議のスケジュールといった業務情報を関係者に共有することを指します。 報告は部下から上司へ行うのが一般的ですが、連絡は上司だけでなく同僚や取引先に対しても行います。 連絡をする際は、重要な情報に要点を絞って的確に伝えることが大切です。 相談 相談とは、何かを判断するときに上司や先輩に意見を求めることです。 判断に迷っているにも関わらず、誰にも相談せずに進めてしまうとトラブルにつながる可能性があります。 特に未経験の事態に直面したときは、豊富な知識と経験をもつ上司や先輩に相談することで、適切な対処法を見つけやすくなります。 報連相の重要性 報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。 ここからは、報連相の重要性を詳しく紹介します。 業務をスムーズに進めやすくなる 適切な報告や相談ができると、上司からアドバイスやサポートを受けられ、業務をスムーズに進めやすくなります。 部下が積極的に報告や相談をすれば、上司から業務の進捗を確認する手間が省けるようになります。 また、チーム内で各メンバーが何の業務を担当し、どのくらいの進捗具合なのかを把握し合えば、協力しながら業務の効率化を図れるでしょう。 トラブルの予防になる 対応に困ったときに自己判断せず、上司に相談して適切な対処法を教えてもらえば、トラブルの発生を抑えやすくなります。 仮にトラブルが発生しても、早い段階で報告や相談をすれば、問題が大きくなる前に対処できます。 職場の信頼関係が構築しやすくなる 適切なタイミングで報告や相談をできる人には、安心して仕事を任せやすくなります。 くわえて、報連相を徹底することは従業員同士のコミュニケーションが増えるきっかけになります。 コミュニケーションが増えると、お互いの理解を深めることにつながるため、信頼関係を構築しやすくなるでしょう。 報連相をしないことで起こりうること 報連相を徹底しなければ、業務効率が下がったり、大きなトラブルが発生したりする可能性があります。 ここでは、報連相をしないことで起こりうることを紹介します。 業務効率・品質が下がる 適切に報告や連絡をしないと、他の業務の進捗に影響が出る可能性があります。 誤った方法で仕事を進めて報告が遅れると、一からやり直しになってしまう等、無駄な時間が発生してしまいます。 判断に迷ったときに相談できず、上司や先輩社員からアドバイスやサポートを受けられないまま仕事を進めてしまった結果、業務の品質が下がることも考えられるでしょう。 大きなトラブルが発生する ミスをしたにも関わらず、報告せずに見過ごすと、大きなトラブルが発生する可能性があります。 トラブルが大きくなってからの対応は、取引先や会社全体に迷惑をかけることになるため、ミスに気付いた段階で早めに報告をすることが大切です。 信頼されなくなる 社会人の基礎である報連相ができないと、一緒に仕事をする人に不安を与えることになります。 また上司や同僚とのコミュニケーションが不足することで、信頼関係を築くのが難しくなるでしょう。 周囲からの信頼を獲得するためにも、報連相を徹底することが大切です。 【例文】報連相の具体的な方法 適切な報連相をすることで、業務の効率化やミスの予防に効果を発揮します。 ここでは、例文を交えて報連相の具体的な方法を紹介します。 報告 報告は上司から聞かれる前に自ら行うことが大切です。 指示された業務が完了したときはもちろん、状況にあわせて中間報告をすることで業務効率を高められます。 また、仕事の進め方に変更が出たときやミスをしたときも報告すべきタイミングです。 口頭で伝えるときは、最初に「〇〇の案件の進捗をご報告してもよろしいでしょうか」と伝えるとよいでしょう。 何について報告するのかが事前に分かると、上司は今すぐ聞くべきか、後で時間の余裕があるときに聞くべきかの判断がしやすくなります。 報告をするときの例文は、以下の通りです。 〇〇プロジェクトの進捗をご報告いたします。 現在スケジュール通り、〇〇の業務を進めており、 〇〇日までに完了予定です。 連絡 連絡は相手に応じて必要な情報、不要な情報を洗い出し、正確な内容を端的に伝えるのがポイントです。 例えば、会議の日程変更の連絡をする際は、変更があった事実と変更後の日時を伝えることを優先します。 会議の日程が変更された経緯は優先順位が低い情報のため、必要に応じて伝えるべきかを判断しましょう。 また、複数人に連絡をする場合は、メールを活用することもあります。 メールで連絡をする際は、読み手に負担を与えないように箇条書きにしたり、表や図等を使ったりと、簡潔で読みやすい内容にすることが大切です。 以下は、連絡をするときの例文です。 〇〇の会議の件でご連絡です。 会議の日時と開催場所が以下のように変更になりましたのでご留意ください。 【変更前】 ・日時:6月18日(火) ・場所:第一会議室 【変更後】 ・日時:6月25日(火) ・場所:第二会議室 相談 相談をしたときに的確なアドバイスをもらうには、相談内容をしっかり整理したうえで意見を求めることが大切です。 まずは「自分がつまずいているところ」「アドバイスをもらいたいところ」を明確に伝えましょう。 くわえて、結果的にめざしたいところ、現在まで自分が取り組んだこと等を伝えると、上司や先輩社員はより的確な指示を出しやすくなります。 また、丸投げせず自分なりの課題解決方法を伝えると、責任をもって仕事をしている姿勢が示せるため、親身に対応してもらいやすくなります。 相談をするときは、以下の例文を参考にしてみましょう。 お客様から〇〇の件でお問い合わせがあり、対応方法についてご相談したいことがあります。 〇〇分ほどお時間いただきたいのですが、ご都合のよいタイミングはありますか? 報連相のときに気を付けること 報連相をするときは、以下に注意しましょう。 適切なタイミングで実施する 相手の状況を確認する 結論から伝える 事実ベースで話す メモを持参する ひとつずつ詳しく解説します。 適切なタイミングで実施する 報連相のタイミングが遅れると、会社や取引先に迷惑をかけたり、トラブルが大きくなったりする可能性があります。 例えば、会議のスケジュールが変更になったときは、変更が決まったタイミングで連絡するのが適切です。 業務でミスをしたときも、問題がより大きくなる前にすぐ報告すべきです。 相手の状況を確認する 上司が忙しいタイミングに報告や相談をすると、上司の仕事を止めてしまうことになります。 そのため、自分の都合だけでなく、相手の状況を確認したうえで報連相をすることが大切です。 判断が難しいときは「〇〇の件でご相談(ご報告)があるのですが、今お時間よろしいでしょうか」と伝えてみましょう。 事前に何についての相談・報告なのかを伝えることで、上司が今聞くべきなのか、あとから時間を使ってゆっくり聞くべきかを判断しやすくなります。 結論から伝える 報連相のときは「〇〇の件で、ご相談があります」「〇〇の件ですが、日程調整があったため、連絡いたしました」と結論から伝えるようにしましょう。 口頭で伝えるときもメールで共有するときも、結論を伝えてから詳細を補足することが大切です。 報連相をする際は、必要以上に相手の時間を奪わないように、話す順番を意識しましょう。 ビジネス文書は簡潔かつ的確なメッセージが好まれます。ビジネス文書の書き方とポイントも別記事にまとめているので宜しければご確認ください。 事実ベースで話す 報連相では、事実を伝えることに徹しましょう。 自分の感情や感想を交えて伝えると、相手は何が事実なのかが判断しにくくなります。 また、個人の予想が入ると、情報の信ぴょう性が低くなってしまいます。 特にトラブルやミスを報告する際は弁解をするのではなく、事実だけを伝えるようにしましょう。 メモを持参する 報告や相談をする際は、メモを持参するのがお勧めです。 上司や先輩社員から助言をもらえることもあるので、忘れないようにメモを取りましょう。 また、報告・相談するときに、焦って言葉が出てこないことも考えられます。 伝えるべき内容をメモに残して、可能であればメモを見ながら話すと、スムーズに報告・相談しやすくなります。 報連相に関連する用語 報連相に関連する用語に「おひたし」や「かくれんぼう」があります。 それぞれの用語の意味を詳しく紹介します。 おひたし おひたしとは、怒らない、否定しない、助ける、指示するの頭文字をとったビジネス用語です。 報連相に対する上司から部下への姿勢で心がけることを表します。 上司がおひたしを意識することで、部下の適切な報連相を促せます。 かくれんぼう かくれんぼうとは、確認、連絡、報告の頭文字をとったビジネス用語です。 部下から上司に仕事の進捗を伝える際に意識すべきことを表します。報連相との違いは、相談ではなく確認の重要性を示している点です。 確認は相談と異なり、まずは自身で問題解決方法を考えたうえで、その解決方法について上司に確認を仰ぎます。 判断を上司に任せず、自主性を育てるために「かくれんぼう」を重視している企業もあります。 まとめ 報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。 報連相をする際は、相手の状況を確認したうえで結論から伝えることが大切です。 サイバー大学では年間999円(税抜)で100教材以上のeラーニングが見放題の「コンテンツパック100」を取り扱っております。 ビジネスパーソン向けの報連相に関するコンテンツも収録しているのでぜひご活用ください。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで、1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現しました。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用が可能です。 社会人として身に付けるべきビジネスマナー等の基礎コンテンツを含む、100コース以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.06.26

部下のストレスを見逃さない!原因や対処法を解説

2024.06.26

部下のストレスを見逃さない!原因や対処法を解説

ビジネススキル

人材教育

人事制度・組織づくり

部下がストレスを抱えていることに気付けなければ、生産性の低下や退職につながる可能性があります。 この記事では、部下がストレスを抱える原因やそのサイン、また、ストレスを軽減する方法を解説します。 部下のモチベーションを維持して生産性を高めるためにも、適切な対処方法を押さえておきましょう。 部下がストレスを抱える3つの原因 部下は業務量や人間関係等、さまざまな要因によってストレスを感じてしまいます。 適切に対処するためにも、まずは部下がストレスを抱える原因を把握しておきましょう。 1. 業務量が適切でない 残業や休日出勤をしなければ終わらないほど業務量を増やすと、ストレスが蓄積してしまいます。 溜まったストレスを解消する時間が確保できなければ、退職につながる可能性があります。 また、業務量が少ない場合も「期待されていない」「職場で必要とされていない」といったストレスを感じる原因になるため注意が必要です。 適切な業務量は人それぞれ異なります。上司は部下の能力をしっかり見極め、仕事を割り振るようにしましょう。 2. 職場の人間関係がうまくいっていない 職場には年齢や価値観の異なる人が混在しており、業務を円滑に進めるためには苦手な人とでも関わらなければならない場面が生じることは避けられません。 そのような状況下で、関わる機会が多い上司から高圧的な指導を受けたり、相性の悪い同僚と仕事をしなければならない時間が続いたりすると、大きなストレスを感じてしまいます。 人間関係の悩みを相談できる人がいない状態でストレスが蓄積すると、生産性の低下や退職につながるリスクが高まるでしょう。 3. 必要なサポートが受けられない 「上司からの指示が不明確」「相談してもアドバイスをもらえない」等、業務を進めるうえで必要なサポートが受けられなければ、部下はストレスを感じてしまいます。 必要なサポートがない状態でスキル以上の仕事を任せられると、ミスや生産性の低下につながり、退職を考えるきっかけになってしまうでしょう。 部下のストレスケアが必要な理由 部下がストレスを抱えている状況を見たときに「なぜ自分がケアしなければならないのか」といった疑問を持つ人もいるでしょう。 そのような人に向けて、ここでは上司が部下のストレスケアをするべき理由を解説します。 健康を守り、退職を防ぐため ストレスによって心身に不調をきたすと、退職や異動につながりやすくなります。 退職や異動で人員が減ると、ほかの社員の負担が増えたり、モチベーションが低下したりして退職・異動希望者が連鎖的に増えてしまう原因になります。 新たな人員を確保するには時間とコストが掛かるため、適切なストレスケアによって部下の健康を守り、退職や異動を防ぐことは自身のためにもなるでしょう。 モチベーションを維持するため ストレスによってモチベーションが下がった部下は、ミスが増えたり、ほかの社員とのコミュニケーションを避けたりします。 これにより、チームワークや信頼関係が損なわれ、チーム全体の生産性の低下につながる可能性があります。 生産性の低下を防ぐためにも、部下のストレスを軽減してモチベーションを維持することが大切です。 良好な職場環境を築くため 退職者が多い企業は、労働環境が悪いというイメージを持たれやすくなります。 会社に関する情報がインターネットで拡散されやすい昨今では、企業のイメージが採用活動に影響し、優秀な人材を確保しにくくなる可能性があります。 退職者の増加を防いで良好な職場環境を築くためにも、部下のストレスケアが重要です。 見逃さない!部下の4つのストレスサイン ストレスを抱えた部下は、勤務状況や仕事ぶり、身だしなみに変化が現れます。 部下のストレスを見逃さないために、どのようなサインが現れるのかを把握しておきましょう。 1. 遅刻や欠勤が増える 部下の遅刻や欠勤が急に増えたときは、モチベーションの低下や心身の不調が現れている可能性があるため注意が必要です。 「仕事に行きたくない」という気持ちから朝起きられなかったり、身支度がスムーズにできなかったりして遅刻や欠勤が増えていることが考えられます。 そのような状況を放置すると、出社ができなくなり、最悪の場合、退職につながってしまいます。 早退や遅刻が増えたときは、ストレスによって健康的に働けなくなっている可能性があるため、過度なストレスがかかっていないか気にかけるようにしましょう。 2. ミスが増える 部下がチェック漏れや確認不足によるミスを頻発するようになったときは、ストレスが溜まっている可能性があります。 ストレスが原因で仕事に集中できなくなったり、業務の優先順位がつけられなくなったりしてミスが増えていることが考えられます。 ミスを見つけたときは叱るのではなく、部下がストレスを抱えているのではないかを疑ってみましょう。 ミスを繰り返すことでストレスがさらに溜まる悪循環に陥っている可能性があります。業務量を減らしたり、ダブルチェックをしたりして部下のミスを減らすようにサポートすることが大切です。 3. 仕事の進みが遅い 適切な業務量であるにも関わらず進みが遅かったり、期日を守れなかったりする場合は、ストレスによってモチベーションが低下している可能性があります。 部下が仕事中にぼーっとしていることが多い、報告・連絡・相談が減った等の変化があれば要注意です。 以前に比べて部下の仕事の進みが遅くなったときは、コミュニケーションをとって原因を把握するようにしましょう。 4. 身だしなみが乱れる ストレスが蓄積すると、身だしなみに気を配れなくなります。 部下の髪や髭、メイク、服装が普段よりも乱れている場合は、ストレスを抱えている可能性があるため、ストレスを軽減してあげることが大切です。 身だしなみの乱れが続くようであれば、話を聞く機会を設けてストレスの原因を把握するようにしましょう。 部下のストレスを軽減する4つの方法 ストレスを抱えている部下を放置していると生産性の低下や退職につながるため、適切に対処する必要があります。 ここからは、部下のストレスを軽減する方法を紹介します。 1. 健康経営を推進する 部下のストレスを軽減するためには、健康経営を推進することが大切です。 健康経営とは、従業員の健康維持が将来的な収益性を高めると考え、企業が従業員の心身の健康づくりをサポートする経営手法のことをいいます。 健康経営の一環として、ストレスチェックやメンタルヘルスサポートを実施しましょう。 ストレスチェックは、従業員のストレス状況を企業が把握できるだけでなく、従業員が自分でも気付かなかったストレスを把握するきっかけにもなります。 ストレスが原因で心身に不調をきたしている部下に対しては、カウンセラーや医師への相談を勧めましょう。 プロに相談することでストレスを和らげたり症状が緩和されたりする可能性があります。 2. フィードバックを強化してモチベーションを上げる 部下のモチベーションを維持するためには、良かった点や改善点を部下に伝えることが大切です。 部下の仕事ぶりにフィードバックをすることで、上司からの期待を感じて部下のモチベーションが高まります。 日常的なフィードバックによって上司と部下のコミュニケーションが活発化し、信頼関係を深めることにもつながるでしょう。 部下へのフィードバック方法については「部下の能力を最大限伸ばすフィードバック方法と3つのポイント」をご覧ください。 3. 定期的な面談で信頼関係を深める 悩みを抱えていたとしても、部下が自ら上司に相談を持ちかけるのは難しいということも考えられます。 上司は部下が悩み相談をしやすいように、定期的な面談を実施することが大切です。 上司と部下が一対一で対話する場を定期的に設けることで、仕事の進め方や職場の人間関係に関する悩みを相談しやすい関係性を築くことができます。 上司は対話を通して部下のストレス状況を把握し、必要に応じて対処しましょう。 部下との対話方法については「1on1ミーティングのやり方とは?効果的な進め方を具体的に解説」をご覧ください。 4. 職場環境の改善 部下のストレスの原因が把握できたら、ストレスを軽減できるように業務内容や環境を改善しましょう。 業務量の調整や部署異動によってストレスが軽減し、健康的に働けるようになる場合があります。 部下の健康を守るためにも、ストレスサインが現れたら原因を把握して早急に対処しましょう。 まとめ 部下のストレスを軽減しなければ、退職者の増加やチーム全体のモチベーション低下につながる可能性があります。 ストレスを抱えた部下は勤務状況や仕事ぶり、身だしなみに変化が現れるため、上司は部下のストレスサインを見逃さず適切に対処することが求められます。 サイバー大学の「Cloud Campusコンテンツパック100」では、「管理職・リーダーのためのメンタルヘルス・マネジメントコース」や「管理職のためのラインケア」等、部下のストレスケアに関するコンテンツを提供しています。 部下のストレスを軽減してモチベーションを維持するために、適切な対処方法を学んでおきましょう。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 部下のストレスケアに関するコンテンツを含む、30カテゴリ、100以上のeラーニングコンテンツが見放題の「コンテンツパック100」。 ニーズの高いコンテンツを厳選することで、1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現しており、利用企業は240社以上になります。 Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用可能です。 「コンテンツパック100」の詳細は、こちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus「コンテンツパック100」をチェックする

2024.06.26

生産性向上と業務効率化の違い|具体的な施策や取り組みを紹介

2024.06.26

生産性向上と業務効率化の違い|具体的な施策や取り組みを紹介

ビジネススキル

人材教育

人手不足が進む昨今、企業が成長し続けるためには、生産性向上や業務効率化への取り組みが求められます。 しかし、生産性向上と業務効率化の違いや、それぞれの意味を正しく理解していなければ、適切な対応ができなくなってしまいます。 そこで今回は、生産性向上と業務効率化の違いを解説します。 生産性向上のための具体的な施策も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。 生産性向上と業務効率化の違い 生産性向上とは、投入する労力や資源に対する商品やサービス等の価値の比率を高めることです。 一方、業務効率化は業務の無駄やムラを省くことです。 投入する労力を減らすことにつながる業務効率化は、生産性を高めるための取り組みの一環といえます。 生産性向上とは そもそも生産性とは、労働力や設備等のコストに対する成果量の比率を指します。 つまり、生産性向上を実現するには成果量を変えずにコストを減らしたり、そのままのコストで成果量を増やしたりすることが求められます。 例えば、同じ製品数を少ない労力で作り出せるようになれば、生産性が向上したといえる状態です。 また、同じ労力でより多くの製品を作り出せるようになることでも、生産性が向上したといえます。 業務効率化とは 業務効率化は、業務の無駄やムラを省いて、効率的に業務を進められるように改善することです。 不要な業務をなくしたり、作業フローを見直したりすることで労働力や時間等のコストを削減できれば、生産性向上につながります。 つまり、コストを減らす業務効率化は生産性向上の一環といえます。 生産性向上が求められる背景 生産性向上が求められるのは、人材不足の備えや働き方改革の推進等が背景にあります。 ここでは、生産性向上が求められる背景を詳しく解説します。 人手不足の備え 少子高齢化が進む日本では、今後多くの企業が人手不足の問題を抱えるといわれています。 人手が足りない状況で、従来の業務の進め方を続けても、生産性は低下する一方です。 限られた人員で企業の業績を上げていくためにも、生産性向上の施策を取ることが求められるでしょう。 働き方改革の推進 日本には長時間労働が問題となっている企業や業界があり、政府は長時間労働の削減に向けて、2019年4月に働き方改革法を施行しました。 働き方改革法の施行により、残業に関するルールが強化されたものの、人手不足により労働時間の削減に難航している企業があります。 長時間労働の改善を実現するには、従業員一人ひとりが短い時間で今まで以上の成果を上げる取り組み、つまり生産性向上の施策が鍵となります。 国際競争力の向上 公益財団法人日本生産性本部の調査で、2022年における日本の国民一人当たりの労働生産性は、OECD加盟38ヵ国中30位と公表されました。 このデータから分かるように、日本の労働生産性は他国と比較して低い水準といえます。 人口減少により、国内需要の縮小が予測される日本が発展していくためには、国際競争力が必要不可欠です。 国際的競争力の向上が求められる日本は、国をあげて生産性向上をめざす必要があります。 生産性向上・業務効率化によって得られるメリット 生産性向上や業務効率化は、企業の業績や従業員のモチベーションアップにつながります。 生産性向上と業務効率化によって得られるメリットをそれぞれ詳しく解説します。 生産性向上のメリット 生産性向上によって、今までと同じコストでよりよい商品やサービスが提供できるようになれば、顧客満足度の向上につながります。 顧客満足度の向上は、サービスのリピートにもつながり、利益アップが期待できます。 より利益を上げられる体制をつくり、企業が成長していくためには、生産性向上の取り組みが必要不可欠といえるでしょう。 業務効率化のメリット 生産性向上に欠かせない業務効率化を取り入れると、従業員の働きやすさを実現できます。 業務効率化によって、業務の無駄をなくしたり、業務を自動化したりすれば残業時間のカットにつながります。 人員に余裕が生まれることで休暇が取りやすくなり、従業員のワークライフバランスが整うでしょう。 また、業務効率化によって新しい商品やサービスの開発等に時間を充てられるようになれば、他社との差別化につながり、市場での競争力が高まります。 ただし、労働力といった投入資源を抑え過ぎると、提供できる商品やサービスが減少し、生産性が低下してしまう場合があります。 生産性向上のためには、投入資源を少なくするだけでなく、生み出せる価値を増やす視点も重要です。 生産性を向上する際の流れ 生産性を向上する際は、以下の流れで業務の改善を進めるのが効果的です。 業務内容や課題点を洗い出す 不要な業務をカットする マニュアルを作成する 業務の担当者を変える データベースを作成する ツールを活用する 業務の外注を検討する それぞれ詳しく解説します。 1.業務内容や課題点を洗い出す 生産性向上に取り組む際は、まず現状の業務内容や課題点を洗い出しましょう。 業務ごとの担当者や人数、作業工程、必要なスキル等を整理します。 その後「重複した業務がないのか」「限られた人しかできない業務なのか」等の課題点や問題点を明確にします。 実際に業務を担当したことのある人しか分からない情報もあるため、現場の意見を聞くことが大切です。 2.不要な業務をカットする 生産性向上のためには、不要な業務をカットして労力を抑えることが有効です。 例えば「ミーティングの度に資料を作っていたが、実際に資料を使って話し合ったことがない」といった意見がある場合は、資料を作る業務は不要といえるでしょう。 不要な業務をカットすれば、より重要な業務に時間を割けたり、残業時間をカットできたりします。 3.マニュアルを作成する 限られた人員のなかで生産性を高めるには、担当者による業務の質のばらつきが出ないようにすることが大切です。 なかには、ほかの人が担当できるような業務でも、特定の人だけが取り組んでいる仕事もあります。 そのような状況を改善するためにも、誰でも品質を維持しながら業務に取り組めるマニュアルを作成しましょう。 業務マニュアルがあれば、業務を教える時間を削減でき、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。 4.業務の担当者を変える 現在の担当者と業務の相性が合わないことで、生産性が向上しないケースも考えられます。 そのような場合は、従業員のスキルや強みに応じて適切な人材を再配置をするのが効果的です。 例えば、コミュニケーション能力に優れている人は営業職、サポートに長けている人は事務職のように個々の強みを活かせるように人材の配置を見直しましょう。 ただし、生産性向上のためだけに人材配置をするのではなく、従業員の要望を聞いたうえで調整することが大切です。 5.データベースを作成する 業務に関するデータがすぐに確認できない状況では、生産性は向上しにくいでしょう。 そのような状況を避けるためにも、必要なデータをすぐに確認・活用できるようにデータベース化しておくことが大切です。 くわえて、顧客対応時に過去履歴や統計データをすぐに確認できる仕組みをつくっておけば、生産性とともに顧客満足度も向上させることができます。 6.ツールを活用する 業務効率を高められるツールを導入することでも、生産性の向上が期待できます。 例えば、チャットツールを取り入れれば、メールや電話に比べて効率的にコミュニケーションを取れるようになるでしょう。 ほかにも、名刺管理ツールを活用して名刺情報を一元管理できるようにすれば、営業活動の効率化につながります。 生産性向上につながるツールは数多く存在します。自社の課題点に応じて適切なものを選びましょう。 7.業務の外注を検討する 生産性向上のために、業務の一部を外注するのも手段のひとつです。 例えば、ITを使った業務に取り組む場合、ITに詳しい人材がいなければ専門外の従業員が調べながら業務を進めなければなりません。 一方、ITに詳しい人材に外注し、自社の従業員がコア業務(収益や業績の向上に直結する業務)に注力できれば、生産性向上が期待できます。 IT業務のほかにも社内研修やコールセンター、データ入力等も外注しやすい業務です。 生産性向上における具体的な施策 生産性向上の具体的な施策には、業務フローの作成や働きやすい職場への改善等があります。 最後に生産性向上における具体的な施策を紹介します。 業務フローを作成する 業務フローを作成すると、どのような流れで業務を進めているのか可視化できます。 業務の流れが可視化されれば、「無駄な作業がないか」「より効率的な進め方にできないのか」といった改善点を発見しやすくなるでしょう。 また業務フローとして業務内容を整理することで、従業員間における業務の進め方のばらつきを抑えられます。 業務の品質が高まって生み出す価値が大きくなれば、生産性向上が期待できます。 データベースソフトを活用する 業務に関する情報をデータベースに落とし込む際は、ソフトを活用するのがお勧めです。 データベースソフトは、データベース処理に特化しており、大容量のデータも保管可能です。 くわえて、業務に活用しやすいよう検索・編集しやすい形式になっているため、資料探しにかける時間を削減できます。 プログラミングの知識を持つ人材がいない場合は、ノーコード・ローコードタイプのデータベースソフトを選びましょう。 eラーニングを導入する 従業員一人ひとりがスキルアップし、生み出す価値が大きくなれば、生産性向上につながります。 従業員のスキルアップのためには、研修の場を提供することが大切です。 研修にかける社内リソースがない企業は、eラーニングの導入を検討しましょう。 eラーニングを活用すれば、常に質の高い教育を提供できるメリットもあります。 サイバー大学の「Cloud Campusコンテンツパック100」では、生産性向上に関する研修コンテンツを含む100以上の教材がeラーニングで受講できます。 仕事の効率を高めるアプローチ方法も学べるため、従業員の業務効率化に対する意識を高めるのにも効果的です。 >>Cloud Campus「コンテンツパック100」をチェックする 働きやすい職場に改善する 従業員のパフォーマンスを上げて生産性を高めるには、働きやすい職場環境を整えることも大切です。 従業員同士でコミュニケーションが取りやすかったり、上司に相談しやすかったりする環境であれば、意欲的に働く従業員が増えるでしょう。 リモートワークやフレックスタイム制等も導入することで、柔軟な働き方ができるようになると、定着率の向上も期待できます。 経験を積んだ従業員が辞めにくくなり、生産性向上につながるでしょう。 まとめ 生産性向上を実現するにはコストを減らす、もしくは成果量を増やすことが求められます。そのため、生産性向上には不要な業務をカットするといった業務効率化の施策が有効です。 くわえて、従業員のスキルを高める場を提供したり、働きやすい環境に整えたりすることも欠かせません。 サイバー大学では年間999円(税抜)で100教材以上のeラーニングが見放題の「コンテンツパック100」を取り扱っております。 生産性向上に関するコンテンツも収録しているため、生産性向上の取り組みに悩んでいる場合はぜひご活用ください。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで、1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現しています。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用が可能です。 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2024.06.26

チームビルディングとは?メリットやマネジメント手法を紹介

2024.06.26

チームビルディングとは?メリットやマネジメント手法を紹介

ビジネススキル

組織が競争力を発揮するには、単に優秀な人材がいるだけでなく、社員それぞれの個性や力を最大限に発揮できていることが重要です。 特に、VUCAの時代といわれる変化が激しい現代のビジネス環境においては、社員個々人が状況変化に対応できる柔軟な組織づくりが求められます。 そこで注目されているのが、組織開発の手法である「チームビルディング」です。 本記事では、チームビルディングの定義やチームワークとの違い、チームビルディングの5つの段階や代表的な手法まで幅広く紹介します。 社員の能力や多様性が活かされるチームを作りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしていただければ幸いです。 チームビルディングとは? チームビルディングは、組織開発の手法のひとつです。 組織ビジョンや目標を達成するため、チームに所属するメンバー個々人の能力や個性が最大限発揮できる環境整備や取り組み全般を指します。 チームビルディングの特長は、メンバー一人ひとりの個性に注目し、本来の特性を重視している点にあります。組織に合わせて無理にメンバーの個性を修正するのではなく、本来所持している持ち味やスキルを活用することで、より大きな組織力を生み出すのが目的です。 新しく生まれたチームに活用できることはもちろんのこと、チームビルディングは既存チームの結束や生産性をより一層高めるためにも効果があります。 チームワークとの違い チームビルディングと似たような言葉として挙げられやすいのが「チームワーク」です。 チームワークとは、メンバーが組織目標を達成するために、スムーズに共同作業が行えるという目的があります。 組織目標の達成に向けてメンバー同士が連携するという観点では、チームビルディングと共通する点も多いといえます。 ただし、チームワークは個々人の弱点をメンバー間で補完しながら、ある課題を乗り越えることに主眼を置いた考え方です。 そのため、チームワークは短期的、かつ特定の課題に対して用いられることが多いでしょう。また、課題解決が重要視されるため、メンバー個人の能力開発や成長にはそれほど力点が置かれません。 一方、チームビルディングは個人の能力を引き出し、企業に中長期的な付加価値をもたらすことを目的としています。 メンバーの育成や成長にもきちんと着目し、ある程度中長期的な視点で取り組むのが特長です。 チームビルディングマネジメントの目的や意義 組織的・戦略的にチームビルディングに取り組むことを「チームビルディングマネジメント」といいます。 本章ではチームビルディングをマネジメントすることで、どのような状態を実現したいかという3つの目的についてお伝えします。 目的①企業ビジョン・ミッションの浸透 チームビルディングマネジメントの目的の1つは、企業ビジョン・ミッションの浸透です。 企業ビジョンやミッションを反映したチームビルディングを実施すると、自然な形で組織に企業の考え方が浸透しやすくなります。 そのためチームビルディングは、期初のキックオフや新規プロジェクトの立ち上げの際に導入される傾向があります。 企業ビジョンの重要性が理解できることはもちろんのこと、中長期的にビジョンが浸透する風土形成にも効果があるでしょう。 目的②組織の結束力強化 メンバー一人ひとりの結束力を強固にするために、チームビルディングを用いるケースもあります。 具体的には、組織の目標共有や達成に向けて、お互いが果たすべき役割を考えるような設計で、チームビルディングを実施します。 組織の存在意義や達成すべきミッションの目線がチームメンバー間でそろうことで、スムーズなコミュニケーションや結束力を高めることが2つ目の目的です。 また、ミッション達成に向けてのお互いの役割が明確になれば、メンバー個々人の自律的な行動も促せるでしょう。 目的③コミュニケーションの活性化 チームビルディングを行う3つ目の目的は、コミュニケーションの活性化により、メンバーの心理的安全性を高めることです。 メンバー同士の相互理解や相互承認を高めるようなチームビルディングを実施すれば、コミュニケーションの基盤ができます。 お互いの多様性を認め合うフラットなコミュニケーションが多くなるほど、何でも率直に話し合えるような安心感が形成されるものです。 その結果、自分の意見を安心して場に出せる「心理的安全性」が醸成されていきます。 心理的安全性が高まっている組織では、会議の場での意見交換が活性化し、新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。 チームビルディングマネジメントのメリット チームビルディングマネジメントの実施目的は前章で紹介した通りですが、本章ではもう少し具体的な3つメリットをお伝えします。 1. 社員のモチベーション向上 チームビルディングを行うことで、社員のモチベーションの維持・向上がしやすい点がメリットです。 チームメンバー間で意見・アイデアを出し合うことで、一人では成し得なかった目標が達成できれば、メンバーのモチベーションは向上します。 チーム全体での成功体験を積むことで、組織への貢献意欲も高まっていくでしょう。 さらに、他メンバーと関わることで自分でも気付いていない特性を発見したり、周囲からどのように必要とされているかを自覚できたりします。 このようなやりとりやきっかけを通じ、自分の役割を強く自覚できるため、組織や仕事に対するモチベーションが向上していくのです。 2. 組織の生産性向上 チームビルディングを実施することで、組織の生産性が上がりやすくなることもメリットです。 具体的にはチーム内のコミュニケーションがスムーズになり、互いの情報共有が活発になることで、メンバー一人ひとりの生産性が高まります。 特に経験の少ない若手メンバーが多いチームでは、お互いにサポートしあう土壌は不可欠です。 心理的安全性が高まっていない状態では「この意見は言わないでおこう」「もっとアドバイスできるけれど、まあいいか」と、情報交換が消極的になりやすくなります。 メンバー間の信頼感が高まり、常にアイデアやノウハウの共有がなされている状態が生まれることで、生産性だけでなく組織の問題解決力の向上も期待できるでしょう。 3. アイデアやイノベーションの創出 チームビルディングは、アイデアやイノベーション創出にもつながりやすくなります。そのため、新規事業のキックオフでチームビルディングを実施すると効果的です。 新規事業は想定外の困難な出来事も多いため、メンバー全員の知恵を場に出して問題解決することが求められます。 メンバーで情報交換を重ねることで「自分の抱えている問題は、○○さんに相談すればヒントが得られるかも」と、メンバー間の相乗効果が生まれていきます。 チームでの議論が前向きで活発になればなるほど、イノベーションが創出しやすい組織風土に進化しやすいでしょう。 チームビルディングの5段階プロセス どのように優秀な人材を集めたチームでも、最初から成果が出せるとは限りません。成果を出すチームになるためには、組織の成長ステップを経る必要があります。 本章では、心理学者のブルース・W・タックマンが1965年に提唱したチームビルディングのフレームワークを紹介します。 成果を出すためにチームが通る5つのプロセスを具体的にご確認ください。 1.形成期 「形成期」は、プロジェクトを立ち上げるタイミング等、チームが形成されたばかりの初期段階です。 この段階では、まだチームメンバーがお互いのことを知らないため、コミュニケーションへの緊張感やぎこちなさが生じてしまう傾向があります。 それぞれの役割も理解しきれていないため、メンバーは自身にどのような言動が求められているのかを把握するのも難しいでしょう。 そのため、仮に何か問題が起きたとしても、「誰かが対応するだろう」と消極的な態度になってしまう点が課題です。 形成期でまず求められるのは、コミュニケーションの量です。 自己紹介にくわえて、交流のためのゲームを行ったり、懇親会を開催したりすることが有効な手法でしょう。 2.混乱期 「混乱期」は、お互いのことを少しずつ知るプロセスを経て、それぞれの考え方の違いが表面に出始める時期です。 この段階では、チーム目標は明確に定まっており、プロジェクトも進み始めています。しかし、お互いの理解が進んだからこそ、価値観や思考の違いに意識が向きやすく、対立構造が起きやすい段階です。 ただし、組織として成熟していくためには、混乱期は避けては通れない重要な時期でもあります。混乱期を通じることで、さらにお互いへの深い理解が生まれ、その先のプロセスがスムーズに進められるからです。 混乱期で求められるのは、コミュニケーションの質です。 対立が起こっても放置せず、チーム内で納得するまで話し合ったり、お互いの考え方や背景情報を交換し合ったりするような対話が重要となります。 3.統一期 無事に混乱期を乗り越えると、メンバーの相互理解が進み、チームが一丸になりやすい「統一期」を迎えます。 この段階になると、メンバー全員が組織・プロジェクト目標や自身が果たすべき役割を前向きにとらえ、他のメンバーと能動的・安定的な協力関係を築けるようになります。 統一期で求められるのは、小さな対立を乗り越えてでも、メンバー全員が合意した目標を達成することです。 その他、チーム内の規律やルールを守りながら、分担した役割を果たすことも求められます。 安定を乗り越えて次のステップに進むためにも、この段階でお互いの成功体験を話し合い、チームとしての組織力を高めることも有効でしょう。 4.機能期 「機能期」は最も組織機能が成熟しているステップであり、組織として高いパフォーマンスが期待できます。 メンバーそれぞれが自分の役割を強く自覚し、積極的・自発的な行動を起こし始めるため、優れた成果が次々と上げられるようになっていくのです。 機能期で求められるのは、高いパフォーマンスを継続していくための取り組みです。 チームワークを高めるためのアクティビティを実施したり、リーダーがメンバーに対して丁寧なメンタルケアを行ったり、メンバーの自律を促す工夫が必要となります。 一般的に、チームは統一期から機能期に移行することが難しいといわれているため、壁を乗り越えるためにもチームビルディングが効果を発揮するでしょう。 5.散会期 「散会期」とは、目標達成やプロジェクトの終了等で、チームがその役割を終える時期のことです。 どれほど優秀なチームでも、組織内で永続的に同じメンバーで活動し続けることはありません。散会期と聞くとネガティブな響きもありますが、メンバーがこのチームの経験を活かして次のステップに進むために、必要な期間ととらえましょう。 この段階で求められるのは、経験の棚卸しや振り返りです。 活動のフィードバックを行い、各メンバーのさらなる成長につながる機会を設けることが効果的です。 ひとつのチームができ上がっていく5つのステップを経たメンバーは、他の業務でも力を発揮する力強い存在となることでしょう。 チームビルディングマネジメントの代表的な5つの手法 具体的にチームビルディングを行うにはどのような手法があるのでしょうか。本章ではメジャーな5つの手法をご紹介します。 昨今はオンラインやITツールを用いたチームビルディングも増えているため、手法と合わせて実施形態もご検討ください。 1. ゲーム 「マシュマロチャレンジ」や「NASAゲーム」等のビジネスゲームは、チームビルディングの代表的な手法です。 特に、前述した5段階のプロセスで形成期にあるチームは、ゲームを取り入れたチームビルディングが効果的といわれています。 形成期では、まだお互いへの理解が進んでおらず、組織内にぎこちなさやよそよそしさが漂いがちです。次のステップに進むためには、できるだけ早く緊張を解くことが重要なため、ゲームでお互いの交流を深めましょう。 時間配分や対戦チームの動向等も意識する必要があることから、戦略的な思考を養うことにもつながります。 2. アクティビティ お互いの緊張が緩和してきた段階では、スポーツやダンスのようにチーム全員で身体を動かすアクティビティが有効です。 チームとして成果を上げるには、メンバーが共通の目標に向かって一致団結することが不可欠です。 チームメンバーが一丸となって行動するには、アクション要素があるアクティビティが効果を発揮します。 あれこれと思考を巡らせる必要がないアクティビティは、メンバー間の率直なコミュニケーションを促すきっかけになります。 チームメンバーの関係性をフラットに近づけやすく、信頼や団結を深めるのに適した手法といえるでしょう。 3. イベント イベントの開催は、メンバーの相互理解を深める絶好の機会となります。 例えば、懇親会や座談会を行うことで、メンバーのありのままの姿を理解する効果があります。少し仕事を離れてリフレッシュしたい場合は、バーベキューや社員旅行等の社外でのイベントを開催するのもひとつの方法です。 仕事以外のプライベートの一面も知っていると、相手の個性や特長がより深く理解できるようになるため、コミュニケーションをスムーズにするうえで大いに役立つでしょう。 4. ワークショップ メンバーの主体性を引き出したいときは、ワークショップの開催が効果的です。 ワークショップとは、体験型の講座やグループ学習のことを指します。用意されたケースについて、メンバーで解決のためのアイデアを出し合う等の形式が代表的なワークショップです。 ワークショップで成果を上げるためには、メンバー間での議論や創意工夫が必要となり、健全な協力関係を築かなければ目標は達成できません。 そのため、協力して成果を出すという経験を共有することで、チームとしての実力が磨かれていきます。 メンバーに主体的に行動してもらいたいときにも、ワークショップを実施して自主的な共同作業を促すのも効果的でしょう。 5. グループディスカッション ワークショップと似ていますが、より実践的・現場に近い想定でチームビルディングを実施したい場合は、グループディスカッションもお勧めです。 例えばプロジェクトの中盤で、前半の振り返りをチームメンバーにディスカッションさせるような企画が考えられます。 実際の題材をもとに話し合いを進めるため、新たな気付きやノウハウが得られるだけでなく、プロジェクト終盤に向けての結束力強化も期待できるでしょう。 まとめ メンバーの個性に焦点をあてて、持てる能力を最大限に引き出すためのチームビルディングマネジメントについて紹介しました。 少子高齢化の影響で人材不足に悩む企業は、現在の社員が余すことなく力を発揮することが求められています。 今回紹介したように、チームの成長段階に応じたマネジメント施策を投じることで、メンバーの成長と組織成果を同時に実現することをめざしましょう。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 チームビルディング等のマネジメントスキルを含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.06.26

「ハラスメント教育」とは?企業で取り組むべき内容を徹底解説

2024.06.26

「ハラスメント教育」とは?企業で取り組むべき内容を徹底解説

eラーニング

人材教育

ビジネススキル

コンプライアンスに関するニュースが絶えない現代のビジネス環境のなか、企業には高い倫理観が求められています。 多様な働き方が広がっている背景ともあいまって、積極的にハラスメント対策に取り組む企業が増えつつあります。 一方で、言葉としての「ハラスメント」は浸透しているものの、昨今ではさまざまなハラスメントが増えています。そのため、企業内でどのように教育施策を展開したらよいか分からないという声も聞かれます。 本記事では、あらためてハラスメント教育に取り組む意義から、組織的に取り組む教育内容例について紹介します。 そもそも「ハラスメント」とは? ハラスメントの日本語訳は、「嫌がらせ」や「いじめ」です。 広義では人権侵害を意味し、性別、人種、年齢、国籍、身体的特徴等で、相手に不快感を与えたり、尊厳を傷つけたりすることがハラスメントに含まれます。 企業におけるハラスメントの特徴は、さらに細分化されています。 よく耳にする「セクシャルハラスメント」や「パワーハラスメント」にくわえ、昨今は「デジタルハラスメント」や「ロジカルハラスメント」等、社会情勢や職場特性を踏まえたハラスメントも増えています。 さまざまな種類があるハラスメントですが、共通するのは「相手が不快感や脅威を感じるかどうか」が基準となる点です。 ハラスメントをする側も、受ける側も無意識であることが多いため、事態を深刻化させないために、組織的に教育を行う必要があるといえるでしょう。 ハラスメントが注目される背景 ハラスメントに関するネガティブなニュースや報道が、企業がハラスメント教育に注目する背景であるのはいうまでもありません。 実際、厚生労働省が都道府県労働局等に設置した総合労働相談コーナーに寄せられる「いじめ・嫌がらせ」に関する相談は年々増加しています。令和4年度の件数は11年連続でトップとなり、6万9932件にもおよんでいます。 参考:「令和4年度個別労働紛争解決制度の施行状況」を公表します 政府もこの事態を重く受け止め、企業のハラスメント対策として、2019年5月に改正労働施策総合推進法(通称:パワハラ防止法)を制定し、パワーハラスメントの防止措置を事業主に義務付けました。 法改正により企業は、主に以下の措置をとる必要があるとされています。 企業でのパワハラ防止についての方針の明確化と周知・啓発 苦情等に対する社内相談体制の整備 被害を受けた労働者へのメンタルケアや再発防止策 参考:職場におけるパワーハラスメント対策が事業主の義務になりました︕ このような潮流を受けて、ハラスメントに関する注目は高まり、企業としても積極的にハラスメント教育に取り組む必要が生じてきたのです。 企業がハラスメント教育に取り組む目的 前章で紹介したパワハラ防止法の影響もあり、ハラスメント教育に取り組む企業が増えてきました。 しかし法規だけが理由で、ハラスメント教育に取り組むわけでは決してありません。 本章では、あらためてハラスメント教育を実施する本来の目的について紹介します。 目的①ハラスメントについての認識・意識統一 ハラスメントは概念的なものであるため、組織で働く社員の認識を統一することは重要です。 一部では、ハラスメントという言葉が流行りの言葉のように広がってしまったため、仕事上の指導とハラスメントの区別が付かず、この違いを理解しきれていないビジネスパーソンは意外に多いでしょう。 実はハラスメントの発生の多くが、「この程度なら許されるはず」という個人の解釈に起因しています。 そのため「人格を傷つけたり人権を侵害したりしていないか」「固定的な考え方や価値観を押し付けていないか」等、ハラスメントの根底的な考え方を社員間で共通認識にする必要があるのです。 目的②多様な働き方への対応 「働き方改革」の一環で多様な働き方が組織に広がり、対応すべきハラスメントの種類も増加傾向にあります。そのため、企業でハラスメント教育に取り組む必然性も増しているのです。 一般社団法人日本ハラスメント協会では、ハラスメントの種類は30以上におよぶと提言しています。 特に「ジタハラ(時短ハラスメント)」「マタハラ(マタニティハラスメント)」「リモハラ(リモートハラスメント)」のように、ここ数年では働き方に応じたハラスメントの種類が増加しています。 多様化するハラスメントへの理解を深め、適切に対応していくためには、組織的な教育を定期的に行っていく必要があるでしょう。 目的③企業ブランドの維持・向上 採用や顧客からの評価 ハラスメントを起こさないことは、企業ブランドやイメージの棄損を防ぐ目的もあります。 とりわけ、SNSでの情報拡散力が強い現代のビジネス環境においては、ひとたび企業のハラスメントが知れると、一気にネガティブなイメージが世間に広がります。 取引先からの信頼性を損なうのはもちろんのこと、人材採用においても「ブラック企業」との悪評が広がるリスクもあるでしょう。 ハラスメント教育を適切に実施することで、社外からの適切な評価を維持できます。 ハラスメント教育の内容例 企業でハラスメント教育を実施する際の代表的なテーマ・コンテンツについて紹介します。 適宜、自社が置かれた状況に応じてアレンジする際の参考にしてください。 ハラスメントに該当するケーススタディ 前述したとおり、昨今企業内で中止すべきハラスメントの種類は、数十種類におよびます。 どの職場でどのようなハラスメントのリスクが発生するかは分からないため、まずは社員にハラスメントに該当するものについて学んでもらう必要があるのです。 詳細な「○○ハラスメント」を紹介するようなコンテンツでもよいですが、「身体特徴に関するハラスメント」や「過大な要求によるハラスメント」等、大括りにして学習させることもお勧めです。 ある程度緩やかな定義のもとでハラスメントに学ぶ方が、参加者が「過去の経験だと、あの行動に該当するのでは?」と自分に置き換えて考える余地が生まれるでしょう。 いまの職場環境で起こり得るハラスメントについてアンケート ハラスメントを防止するためには、ハラスメントの正しい認識を持ったうえで、未然に防止することが重要です。 そのために、まずは自分の職場環境を振り返り、日常業務においてハラスメントに抵触しそうな行動を改善する必要があります。 アンケートを活用することで職場環境を振り返り、ハラスメントの加害者・被害者双方の立場で考えさせるように、内容を工夫するようにしましょう。 ハラスメントについて考えるなかで、現在の職場が置かれた状況をあらためて見直す機会にもなります。 ハラスメント防止の心構えを学ぶ ハラスメントを発生させないためには、社員一人ひとりの「ハラスメントを防止する」という心構えが重要です。 特に加害者は、ハラスメントをしている自覚が乏しいケースもあります。 ハラスメント教育では、相手に不快感を抱かせないよう、心構えや配慮を教えるようにしてください。 また、仮にハラスメントが発生している場合に、当事者でない第三者が「自分には関係ないから放っておこう」「見て見ぬふりをしよう」という心構えでは、企業からハラスメントはなくなりません。 ハラスメント場面を見かけたら、上司や人事部門または相談窓口に報告や相談を行い、組織的にハラスメントを防止することも重要です。 このように、ハラスメント教育においては、さまざまな立場の社員に対して適切な心構えを身に付けさせることを心がけましょう。 ハラスメント防止のためのコミュニケーションスキルを身に付ける ハラスメントを防ぐ心構えを学んだあとは、防止のための具体的なコミュニケーションスキルを身に付けることが大切です。 ハラスメントは、コミュニケーションのすれ違いや誤解が起因しているケースも数多くあります。 例えば、マネジメント層はメンバーに対して「人格を攻撃するのではなく、問題の現象を指摘すべき」や「他のメンバーがいる場で注意するのではなく、個別指導すべき」というコミュニケーションをとる必要があります。 そのほか、円滑なコミュニケーションのためには、相手の言動を真似る「ミラーリング」や「共感を得るための相づち」等、ちょっとしたテクニックも重要です。 ハラスメント防止に効果があるコミュニケーションスキルを教育することで、社員同士が思いやりのあるやり取りを心がけるようになるでしょう。 ハラスメント教育の実施形態 ハラスメント教育の実施形態について明確な決まりはありませんが、社員数・人員構成等に応じて、ふさわしいやり方を選ぶようにしてください。 本章では代表的なハラスメント教育の実施形態を3つ紹介します。 1. 勉強会 勉強会は社員を一堂に集めて、ハラスメント教育を施す形式です。 比較的、基礎的な内容を大勢の社員に向けて教育するときに適しています。 コンテンツ説明等のインプットがメインとなるため、事例を多く盛り込む、スライドに動きを取り入れる等、参加者が興味の持てる工夫を施しましょう。 また対面での勉強会を開催する際は、同時にオンラインでも視聴できるようにすれば、遠方の社員等より多くの方に教育が行き渡るようになります。 2. 集合型研修 集合型研修は何人かの社員を集めて、研修形式でハラスメント教育を行うものです。 勉強会と違って、ロールプレイングやグループディスカッションを取り入れることができるため、より実践的なハラスメント教育が可能になります。 外部のハラスメント防止専門の研修企業に依頼するケースもありますが、身近なケースを扱う場合は人事部門等、社内講師が実施することもあります。 ハラスメントの加害者になりやすいマネジメント層には、集合型研修を実施し、よりハラスメントへの感度を高めてもらう企業も多いでしょう。 3. eラーニング リモートワークの影響等で集合型の教育が難しい場合は、インターネットを介したeラーニングでハラスメント教育を行うこともできます。 時間と場所を選ばないeラーニングであれば、集合形式と比べて学ぶハードルが低くなり、より多くの社員にアプローチできるメリットがあります。 ただし知識の習得度合いは社員の意欲や意識によって異なるため、フォローアップアンケートや復習テストを実施し、ハラスメント教育の効果を高める工夫をするとよいでしょう。 まとめ かつての時代であれば、ハラスメントはともすれば「当事者間の問題」で済まされたかもしれません。 しかし法規制もある昨今においては、企業として適切なハラスメント教育を施す必要性が高まっています。 適切にハラスメント教育が実施できれば、ハラスメント防止はもちろんのこと、円滑なコミュニケーションが起こる風土形成にも効果があるでしょう。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 ハラスメント系のコンプライアンス研修を含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.06.25

プレゼンスキルの鍛え方と4つのポイントを分かりやすく解説

2024.06.25

プレゼンスキルの鍛え方と4つのポイントを分かりやすく解説

ビジネススキル

ビジネスパーソンであれば誰しも、業種や職種を問わずプレゼンテーション(プレゼン)をする機会は頻繁にあると思います。 ただ、「緊張しやすい」「人前で話すと固くなる」等、プレゼンに苦手意識がある方も多いのではないでしょうか。 プレゼンを効果的に行うためには、一定のセオリーや必要なスキルがあります。苦手意識がある方こそ、プレゼンの基本的なスキルを習得することが、プレゼン上手になる近道です。 今回は、プレゼンに不可欠なスキルや、プレゼンスキルを鍛えるためのポイントを解説します。 プレゼンスキルが必要な理由 プレゼンが得意でない方は、プレゼンスキルを高めることを諦めてしまうケースも多いかもしれません。 ある調査によると、プレゼンが得意だと答えたビジネスパーソンはわずか18.5%で、約60%の方はプレゼンに苦手意識を感じているようです。 出典:「プレゼンテーション」「プレゼン資料」に関する調査2023 だからこそ、プレゼンスキルの重要性を認識し、高める必然性をあらためて考えることで、スキル向上のモチベーションが湧くのではないでしょうか。 本章では、プレゼンスキルがなぜ必要かについてまとめました。 ビジネスや交渉で不可欠なため どのようなビジネスにおいても、自社製品・サービスを他社にアピールする際、プレゼンは避けて通れません。 競合他社と提案で競う場面でも、プレゼンによって結果が左右されてしまいます。 プレゼンの品質が悪い場合、例え自社の製品・サービスが競合企業より勝っていたとしても、その価値がうまく伝わっていないために、商談で負ける可能性も否定できません。 このようにビジネスで重要なシーンではプレゼンは避けられないため、ビジネスを成功させるためにも不可欠なスキルといえます。 自社や製品・サービスの魅力を伝えるため 自社の製品・サービスの魅力や導入メリットを顧客に伝えるためには、プレゼンスキルが必要です。 プレゼンでは、製品・サービスの概要を平坦に伝えるだけでは足りません。プレゼンを通じて、製品・サービスが顧客にとってどのような価値があるのかを明確にイメージしてもらえなければ、購入や取引に至ることはないでしょう。 顧客の立場に立って、どのような課題や問題を解決できるのかを想像してもらうために、プレゼンでは伝える相手の目線で製品・サービスの魅力を伝える必要があるのです。 自分の成果や能力を適切に伝えるため プレゼンは顧客だけでなく、社内の人に対しても実施されるため、自身の成果や能力を伝える効果もあります。 具体的には、部門の定期報告や自身のナレッジ発表等、成果を報告する場面でもプレゼンは行われます。 効果的なプレゼンができなかった場合には、当然ながら聞き手には報告・提案内容が正しく伝わりません。その結果、自分の成果や能力が正当に認識してもらえない可能性が高くなります。 社内において、自身の出した結果や、結果に至る工夫が正当な評価を受けるためにも、プレゼンスキルは重要といえます。 よいプレゼンの特長 一般的に「よいプレゼン」には共通点があります。本章では評価が高まりやすいプレゼンの特長を3つお伝えします。 1. 内容が簡潔で分かりやすい よいプレゼンは、誰にとっても分かりやすい簡潔な内容である点が特長です。 プレゼンに工夫を施そうとして、内容や装飾を盛り込み過ぎるケースも多く見かけます。 しかし印象に残りやすいプレゼンには、聞き手がどのような内容だったか、すぐに思い出せるようなシンプルさが求められます。 具体的なイメージとして中学生が聞いてもわかるような内容にするのがベターです。 そのため、分かりにくい表現を避け、誰にでも理解できる内容へと表現をそぎ落とすことが重要なポイントです。 特に専門用語や業界用語を多用するプレゼンを行うには、聞き手側の立場を考慮して、表現の調整が必要となります。 2. 主張やメッセージが明確 プレゼンで伝えたいメッセージが明確であることも、よいプレゼンの重要な要素です。 基本的には、一度のプレゼンで伝えるメインのメッセージは1つです。メッセージを入れ込み過ぎると、結果的に何も伝わらないこともあり得ます。 例えば、顧客に自社の製品・サービスをプレゼンするときは、多くのメリットを訴求したくなるものです。ただし、一度のプレゼンでさまざまなメッセージを伝えると、結局何がサービスの魅力なのか記憶に残りにくくなってしまいます。 聞き手の印象に残るためには、プレゼンのイントロ・ボディ・クロージング等、構成ごとに主張・メッセージを繰り返すのも有効です。 3. 聞き手の興味・関心を捉えている 自分が伝えたいことではなく、聞き手の興味や関心に沿わせていることも、よいプレゼンの特長です。 どれほど凝ったプレゼン資料を作り、堂々としたスピーチを行っても、聞き手が興味を持たなければ意味がありません。 例えば、決裁権を持たない担当者の方に対して値引き特典について延々とプレゼンしても、効果は期待できません。 その他、プレゼン対象となる顧客に豊富な知識がある場合、基本情報を熱く説明をしたとしても、すでに知っている内容であるため、興味を持たれない可能性が高いでしょう。 相手がどのような状況や立場にあり、プレゼンに何を求めているのかを事前にしっかりと理解しておくことは、よいプレゼンの必須条件といえます。 プレゼン上手になるために大切なスキル ここからは、プレゼンが上手といわれるために必須となる3つのスキルをお伝えします。 3つのスキルを満遍なく高められることが望ましいですが、まずはどのスキルを高めるべきかの優先順位を考える参考にしてください。 1. 論理的思考力 相手の理解を促すプレゼンを行ううえで、論理的思考力は欠かせません。 プレゼンは、ビジネスの交渉の場で実施される傾向があります。交渉場面では、相手を説得するために、論理的に物事を説明する必要があるからです。 自社の製品・サービスを顧客が取り入れるメリットは何なのか、なぜそういえるのかの根拠、他社では実現できない理由は何か等、説得力を持たせて伝えるためにも論理的思考力は不可欠でしょう。 ロジカルシンキングを身に付けることで論理的思考力を鍛えることも有効です。 共感力 プレゼン場面では、聞き手の心情に寄り添う共感力が必要です。 プレゼンの効果を高めるためには、相手にプレゼンの内容を「自分ごと化」してもらう必要があります。 そのため、プレゼンは顧客の課題に沿って展開し、相手の関心事に合った内容にする必要があります。 共感を促すための方法として、話し方のペースを相手に合わせることや、相手の言葉をそのまま繰り返すテクニックも有効です。 対応力 プレゼン場面では、臨機応変な対応力が非常に重要です。 スピーチや演説であれば、自分が用意した内容を伝えるだけでよいため、極端にいえば原稿を読み上げるだけでも効果が上がるかもしれません。 しかし、プレゼンでは相手を説得させるというコミュニケーションを含めた目的があります。 そのため、相手の反応によってはプレゼン途中で内容や話し方を変えたり、ときには質問を投げかけたりしながら進める必要があります。 想定外の流れになった場合には、臨機応変に対応できないと、めざした成果を得られない可能性があるでしょう。 プレゼンスキルを鍛えるためのポイント 最後に、実際にプレゼンをするときに注意したいポイントをお伝えします。 すべてのポイントをすぐに取り入れることは難しいかもしれませんが、ご自身の苦手分野や状況に応じて、取り入れやすい部分からスタートしてください。 伝わりやすい話し方を意識する プレゼンの効果を高めるために、発表時の話し方は意識したいポイントとなります。 事前に入念に資料を作り上げていたとしても、当日の話し方で聞き手の心に届かなければ、プレゼンの効果は十分に発揮されません。 例えば、ほどよく聞き手と目線を合わせる、声量や話すスピード・抑揚に注意する等、相手が心地よいと感じる話し方を意識しておきましょう。 話す内容に応じて、身振り手振り等のジェスチャーを入れると、より聞き手の印象に残りやすくなるでしょう。 疑似プレゼンを入念に行う 練習せずにプレゼン本番を迎えることは避けて、事前に何度も練習してから臨むようにしてください。 具体的には、本番と同じ持ち時間でシミュレーションする疑似プレゼンを行うことが望ましいでしょう。 本番を想定して話すことで、自分がつまずきやすい箇所や、スライドと話の内容の整合性が取れていない箇所も発見できます。 疑似プレゼンは、同僚や上司等の第三者に聞いてもらえるのがベストです。難しい場合は、疑似プレゼンの様子を動画で撮影し、客観的に分析するとよいでしょう。 プレゼンの目的・結論を明確にする プレゼンの目的や結論を明確にし、それに対応したシンプルで分かりやすいスライドを作るようにしましょう。 プレゼンは、基本的に事前に用意したスライドに沿って行います。 目的やメインメッセージはなるべく冒頭に盛り込み、シンプルに発表するようにしてください。 スライド全体を通じても、プレゼンの目的に沿ってストーリーが展開できれば、聞き手にとってのイメージを高めやすくなります。 フレームワークを活用する プレゼンに不慣れな方は、フレームワークを活用することで、聞き手の理解を促進しやすくなります。 具体的には、PREP法(「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(例)」「Point(結論)」という4つの要素で構成される思考方法)や、DESC法(「Describe(描写)」「Express(表現)」「Suggest(提案)」「Consequence(結果)」から構成される方法)等が一般的でしょう。 フレームワークを活用するメリットは、論点の抜け漏れをなくし、ロジカルなプレゼンが行いやすくなることです。 目的によって使い分ける必要があるので、プレゼン内容に適したフレームワークを選びましょう。 ビジネスにおいて相手に伝える力は非常に重要です。ビジネスで人を動かす「伝える力」を磨く5つの方法でもポイントを紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。 まとめ 今回は、ビジネスパーソンに欠かせないプレゼンスキルを上げるためのポイントについて解説しました。 一般的に日本人は主張することに不慣れといわれており、プレゼンに苦手意識がある方も少なくはありません。 ただし、基礎をおさえてしまえば、一定水準のプレゼンスキルには到達できる可能性があります。 昨今では、大がかりな研修だけではなく、オンラインで手軽にプレゼンスキルが向上できるコンテンツも充実しています。プレゼンスキルに自信を付けたい方や、さらなるスキル向上をめざしている方は、オンラインのコンテンツを活用してみてはいかがでしょうか。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 プレゼンスキルを鍛えるコンテンツを含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料で以下よりご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.06.25

管理職に必要な3つのスキルと高め方とは

2024.06.25

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人材教育

ビジネススキル

企業の業績向上、社員の成長、組織の風土形成・・・・・・。管理職が担う責務は多岐にわたります。 そのような重責を担う管理職ですが、あらためて何のスキルが必要かと問われると、具体的にはよく分からないという方も多いのではないでしょうか。 研修をはじめとした人材開発施策を企画するとしても、まずは管理職に求められる基礎的なスキルを把握する必要があります。 今回の記事では、業種や職種をまたいで、どのような企業でも共通となる管理職としての必要なスキルを取り上げます。スキルの解説だけでなく、スキルの高め方や階層別研修まで紹介するので、参考にしていただければ幸いです。 1.管理職の役割とは 管理職に必要なスキルを考えるためには、まず管理職が担う役割を理解する必要があります。 ここでは一般的に管理職が企業内で果たすべき役割を3つ紹介します。 1-1.業務管理・成果の創出 管理職は自分がマネジメントする組織の業務を適切に管理し、そのうえで求められる成果を創出する役割があります。 一般社員は、自分が担当する業務を確実に遂行することが求められます。一方、管理職はメンバーが担うそれぞれの業務の進捗を把握して、組織全体の業務管理をする必要があります。 個別業務の遂行だけではなく、組織全体を見渡すことが求められているのです。 また、管理職は会社経営の視点も必要となるため、担当組織が会社に対してどのような成果を出せるかを考えることが重要です。さらには自組織だけの成果を創出するだけでなく、ときには隣の部署や上層部と調整をしながら、成果を生み出すことも必要でしょう。 このように、管理職には組織や会社全体の状況を把握したうえで、業務管理や成果創出を担う役割があります。 1-2.メンバーの育成 担当する組織メンバーの成長を支援することも、管理職の重要な役割のひとつです。 管理職として組織をまとめ、成果を出すためには、メンバー一人ひとりが持てる力を発揮することが前提となります。 そのため、管理職は自組織のメンバーの様子を常々気にかけて、把握しておかなければなりません。 仮にメンバーが能力やスキルを発揮しきれていない場合は、原因を特定し、必要な支援を行います。能力面だけでなく、メンバーが悩んでいる場合は相談に乗る等して、メンタル面のケアも求められます。 部下の強みや弱みを把握したうえで、能力が発揮できるチャンスを与えたり、キャリアアップのためのサポートをしたり、管理職はメンバーを育成していかなければなりません。 1-3.経営者層と一般社員の橋渡し 管理職は、会社内において経営者層と一般社員との間に位置するポジションです。 自分の組織のマネジメント視点に加え、常に経営側の視点からも物事を見ることが求められます。もちろん、組織メンバーの目線も忘れてはなりません。 経営側の立場やメンバーの立場を理解したうえで、経営側と一般社員側の橋渡しをするのが管理職の役割です。 社員がそれぞれ異なる方向を向いていては、会社全体の利益を最大限まで引き上げることは難しいでしょう。 管理職は会社の経営理念や方針を、一般社員が理解できるようにしっかりと伝え、組織としての目線をそろえながら働けるよう導かなければなりません。 このような橋渡しの役割を管理職がしっかりと担えれば、一般社員も目の前の仕事だけではなく、経営層と同様の広い視野を持って業務にあたることができるでしょう。 2.【カッツ教授が提唱】管理職に必要なスキル 管理職の役割を果たすためには、実に多くのスキルが求められます。 管理職といっても、会社のなかにはさまざまな階層の管理職がいるだけでなく、部門や職位により役割は異なります。しかしどの階層でも「部門目標の達成」と「部下・後輩の育成」は求められます。この役割を果たすために必要なのがマネジメント能力です。 このマネジメント能力もまた階層によって求められるスキルは異なります。 ハーバード大学のロバート・カッツ教授は、自身の論文で、管理職の階層に応じて求められるスキルを「テクニカルスキル」「ヒューマンスキル」「コンセプチュアルスキル」の3つに分けて提唱しました。これが「カッツモデル」と呼ばれる3つのスキルです。 この3つのスキルについて、ここから詳しく紹介していきます。 3. 管理職に必要な3つのスキルの具体的な内容 3つのスキルは、どれかが秀でていればマネージャーとして優れている、という訳ではありません。 自分が担う業務分野や会社の方向性によって、どのスキルがより必要になるか考えながらご一読ください。 3-1.テクニカルスキル テクニカルスキルは業務遂行能力のことで、業務を遂行するために必要となる知識や技術に関するスキルです。 例えば、自社が扱っている製品・サービスに関する知識や技術や業界の知識、業務プロセスに熟達していることがテクニカルスキルに該当します。 細かく区分していけば、情報収集力、分析力、プレゼンテーション力等も含まれます。 テクニカルスキルは、管理職のみならず若手社員でも重要視される傾向があるでしょう。 3-2.ヒューマンスキル ヒューマンスキルは対人関係能力のことで、仕事上の人間関係を構築するうえで人を観察・分析し、望ましい働きかけを選択・実行するスキルです。 管理職の場合、多くの関係者と関わりながら仕事をしていきます。 メンバーマネジメントだけでなく、メンバーの上司として顧客や取引先、あるいは会社の経営層と対峙する場面も多いものです。 人と関わりあって成果を出すためには、相手の意向を的確に把握し、適切な提案や解決策を提示する対応が求められます。また、組織間に対立や摩擦が生じたとき、折り合いを付ける調整機能も管理職の役目です。 仕事では、経営層や部下・同僚、顧客や取引先等多くの人と関わります。必ず誰かと関わって仕事を進める側面があるため、このスキルも幅広い階層に求められるでしょう。 3-3.コンセプチュアルスキル コンセプチュアルスキルは概念化能力のことで、全体感を持ち、思案作業から具体的な将来像を描き、解決策を導く能力に関係するスキルです。 例えば、伝わりやすい方針やビジョンを描いたり、現在の環境を分析して計画を立てたり、問題を解決する能力全般がコンセプチュアルスキルには含まれます。 業務上でトラブルが発生したとしても、管理職に本質的な課題をとらえる能力が備わっていれば、速やかに問題を解決に導くことができます。 変化が激しく先行きの見通しがききにくいVUCAの時代といわれる昨今では、より重要性が増しているスキルといえるでしょう。 5.管理職階層によって必要となる3つのスキルの違い 前述した3つのスキルを、階層ごとに比重分けしたのが下の図表です。 ローワーマネジメント(リーダー層)、ミドルマネジメント(幹部層)では、主としてテクニカルスキルとヒューマンスキルが求められ、トップマネジメント(経営層)に進むにつれ、コンセプチュアルスキルのウエイトが高まるとされています。 つまり、上階層になるほど総合判断や問題意識、問題解決の能力が求められるということになります。 注目すべきは、「ヒューマンスキル」は常に同比率であるという点です。管理職である以上、部下を育成しマネジメントしていくためには、人間関係を構築し、部下の働きを観察、分析できなければ部下はついてこないということでしょう。 4.管理職に必要となるスキルの高め方 管理職に必要なスキルは、実践を通じて開発できます。ここでは管理職の業務を行いながら、意識的にスキルを高めるポイントについて解説します。 人事部門主導で管理職のスキル開発する際も、このような現場の仕事とスキルを接続する観点を持つことは意味が大きいでしょう。 4-1.リーダーシップを発揮する 自組織の方針を伝える、メンバーを指導する等マネジメントの各場面で「自分がリーダーである」という自覚を持つことで、リーダーシップが発揮されやすくなります。 また、組織業績の振り返りや成功・失敗のパターン分析を理論的にまとめることで、リーダーとしての説得力が増す効果もあります。 「シェアド・リーダーシップ」「サーバントリーダーシップ」「オーセンティック・リーダーシップ」等、ビジネス環境に応じた「○○リーダーシップ」と呼ばれる理論は数多く存在します。 まずはどのようなリーダーシップを開発するかの目標を定め、意識的にスキル開発を進めるとよいでしょう。 4-2.コミュニケーション力を鍛える コミュニケーションをさらに紐解くと「対人間での情報共有や意思の疎通」のことです。 コミュニケーション能力は、それらをスムーズに行うことができる力のことです。 この力を鍛えるうえで大事な観点は「コミュニケーションは双方向のもの」ということです。 コミュニケーション能力を高めようとすると、「いかにうまく相手に伝えるか」を意識しがちです。 相手への情報伝達だけでなく、「相手からの情報をいかに上手に・的確に受け取るか」という観点も持っておきましょう。 コミュニケーション力に苦手意識がある方は、いきなり情報発信を訓練するより、相手の話を「聴く」訓練をする方がやりやすいでしょう。 また、自分が「この人はコミュニケーション力が高い」と感じる身近な人を観察するのも効果的です。 4-3.課題解決力を鍛える 課題を解決するには、何が課題なのかを把握する能力が必要です。 課題解決力は、一朝一夕には身に付きにくいスキルといえます。発生した課題に対して「なぜこうなったのか」「どうしたら解決できるか」と真摯に向き合う姿勢が重要です。真摯に課題に向き合って対応した結果、課題解決力が鍛えられていくのです。 日常的に「なぜ?」「どうして?」と問いかける習慣をつけ、物事の意味や背景を考えて分析するような思考の癖(ロジカルシンキング等)を身に付けましょう。 ただし実際の業務を通じて課題解決力を鍛えようとすると、ややもすると仕事の失敗にもつながりかねません。意図的にスキル開発をしたい場合は、研修等Off-JT(Off-The-Job Training)の場を活用することも推奨されます。 6.管理職向け階層別研修のポイント ここまで3つのスキルを紹介しましたが、具体的にこれらを育成する最適な研修内容はどのようなものでしょうか? 管理職に求められるスキルは階層により異なるので、すべての管理職で同じ内容の研修を行っても意味がありません。職位や人事制度上の等級や組織上の階層ごとに分けて実施する「階層別研修」が理想的です。 階層別研修では、それぞれの階層ごとに必要とされる能力や知識、態度の習得や、期待される役割を自覚させることを目的に実施されます。 「カッツモデル」の3つのスキルに当てはめると、 テクニカルスキル 会社や自部門の業務についての基礎知識や、商品・サービスに関する知識、業界知識等を習得する。 ヒューマンスキル 社員に対する理解やリーダーシップ、部下育成や評価、コミュニケーション能力を習得する。 コンセプチュアルスキル 総合判断や問題意識、問題解決の能力、調整力を身に付ける。 等が挙げられます。 つまり、ローワーマネジメントでは「テクニカルスキル」と、「ヒューマンスキル」を向上できる研修。 ミドルマネジメントでは「テクニカルスキル」は減少しつつも「コンセプチュアルスキル」の基礎と「ヒューマンスキル」を学べる研修。 トップマネジメントではより「コンセプチュアルスキル」に寄った内容と「ヒューマンスキル」を向上できる研修が望ましいと考えます。 7.まとめ 階層別研修では注意すべきことがあります。それは「人事制度上の等級は下だが、年齢は上」という「年上部下」が当たり前になりつつあることです。 年上部下に指示を出したり、部門方針に従わせたりすることは、上から目線で嫌がられるのではないか、あまり管理をしない方がよいのではないかと考えがちです。 いくつになっても人は「他者から認められたい」と願うもの。年上部下に対しても存在承認することが、管理職の重要な仕事です。その「存在承認のやり方」を、年下の部下と変えて行うだけです。 まずは相手の話をよく聞いて理解する「ヒアリング」力を向上させるところから始めてみましょう。自分の話を聞いて理解してくれていると感じると人間関係が良好になり、信頼関係が生まれます。これこそマネジメントする側に必要とされるスキルで、生涯、継続して向上させていくべき「ヒューマンスキル」だと考えます。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.06.25

社員のモチベーションの高め方は?企業事例と6つのポイント

2024.06.25

社員のモチベーションの高め方は?企業事例と6つのポイント

人材教育

人事制度・組織づくり

ビジネススキル

会社で働く時間は、誰にとっても案外長いものです。 その時間をモチベーションが高い状態で働く社員が多い企業の方が、そうではない企業よりも健全な状態なのは間違いありません。 ただ、いざ社員やメンバーのモチベーションを管理しようとしても、何をどのようにして対策すべきか分からないという声も聞かれます。 今回の記事では、モチベーションの構成要素を紐解き、モチベーションを高めるための具体的なポイントや事例を紹介します。 モチベーションとは ビジネスシーンでの社員モチベーションアップを考える際によく取り上げられているのは、アメリカの心理学者・ハーズバーグ提唱の「二要因理論」です。 ハーズバーグは、職務満足と職務不満足は、それぞれ異なる要因によって引き起こされると主張しています。 職務満足を引き起こす要因を「動機づけ要因」、職務不満足を引き起こす要因を「衛生要因」であると明らかにしました。 つまり心理学的にみると、モチベーションには、「内的モチベーション」(動機づけ要因)と「外的モチベーション」(衛生要因)の2つがあり、社員のモチベーションを高めるためには、内的モチベーションに着目することが重要となります。 ただし、内的モチベーションと外的モチベーションは反対の概念ではなく、相互に足りない部分を補い合うような関係です。 丁寧に社員のモチベーション管理をするためには、外的モチベーションにおける問題を解決したうえで、内的モチベーションを満たす必要があるでしょう。 内的モチベーション(動機づけ要因) 内的モチベーション(動機づけ要因)には、「仕事のやりがい」「達成感や効力感」「職場メンバーへの信頼」「会社のミッションやビジョンへの共鳴」等が該当します。 動機付け要因は、促進要因とも呼ばれています。つまり「ないからといって、すぐに不満が出るものではない」ものの「あればあるほど、モチベーションが高まる」要素なのです。 ハーズバーグ提唱の「二要因理論」によると、人は以下のような感情を求めて生きています。 ・自分の存在意義を感じたい(達成感) ・自分の存在意義を認められたい(達成の承認) ・成果を認められ、ほめられたい(内的報酬) これは仕事場でも同じことがいえます。その仕事によって達成感が抱ける、周りがそれを承認してくれる、仕事そのものをおもしろいと感じる、といった内的動機づけによってこそ、仕事へのモチベーションを上げることができるのです。 外的モチベーション(衛生要因) 外的モチベーション(衛生要因)には、「金銭報酬」「福利厚生」「職務環境」等が該当します。 衛生要因は、不満足要因とも呼ばれています。すなわち「整備されていない場合は社員が不満を感じる」ものの「品質を高めていっても、満足につながるわけでない」要素なのです。 例えば、外的モチベーションが満たされていたとしても、内的モチベーションが満たされていない社員は、他に魅力がある企業へ転職するリスクがあるでしょう。 しかし内的モチベーションが満たされている場合は、他企業から高報酬のオファーがあったとしても、転職はしばし思いとどまる可能性があります。 モチベーションを構成する6つのポイント 「内発的動機づけ」の研究において第一人者であるロチェスター大学のエドワード・L.デシ氏とリチャード・フラスト氏(著書『人を伸ばす力-内発と自律のすすめ』)は、1980年代に人が働く動機を6つのカテゴリーに大別しました。 そして、冒頭で触れたアンケートを実施した企業文化コンサルタントのリンジー・マクレガー氏とニール・ドシ氏は、それらを現代の職場環境に置き換え、人が働く動機には次の6種類があるとしました。 1.楽しみ(Play) 仕事自体が楽しいから働く。楽しみとは、新しいことへの好奇心。楽しみが大きいと、たとえ仕事で難題にぶつかってもチャレンジ精神が刺激される。 2.意義(Purpose) 仕事が生み出す価値に意義を感じる。仕事のアウトプットが社会的貢献につながることに働きがいを感じる。 3.可能性 (Potential) 仕事を頑張ることが自身の向上につながる。仕事で成果を上げることが自らの能力を高めるとの信念に基づく。 4.感情的圧力 (Emotional pressure) 恐怖、同調圧力、恥等、仕事内容とは関係のない外部からの感情的な圧力によって、自分自身が脅かされているために働く。 5.経済的圧力(Economic pressure) 報酬を得るため、または、処罰を逃れるために働く。仕事内容や自己実現とは関係ない外的圧力によるものとなる。 6.惰性 (Inertia) 働く理由が分からず、仕事内容や自発的要素とは無関係な「昨日も働いていたから、今日も働く」という動機づけ。 内的モチベーションの高め方 ここからは、職場ですぐに実践でき、効果を実感しやすい内的モチベーションを高めるポイントを紹介します。 コミュニケーションを良好にする 職場でできるモチベーション向上のコツは、コミュニケーションを良好にすることです。 そのためには、上司や同僚とのコミュニケーションが重要となります。 ここでいうコミュニケーションとは、楽しくプライベートの話ができることや、飲み会で盛り上がることだけではなく、「対話」が成立する関係を築くことです。 「対話」とは、お互いの存在や意見の違いを認め合ったうえで、同じ目標に向かって歩むという建設的な話し合いです。 例えば、メンター制度がある企業の場合、先輩社員は相談役として、よい点を承認したり、失敗したときの改善策をともに考えたりすることによって、若手社員をサポートします。 やる気を伸ばせる仕事の進め方をする 若手社員を中心に、自分のスキルや能力を伸ばしたい人もいます。 著述家であるダニエル・ピンク氏の著書『モチベーション3.0 持続する「やる気!」をいかに引き出すか』によると、そのような社員には、やる気をさらに伸ばすような仕事の任せ方と環境が重要だといいます。 自立性 ある程度本人に仕事のやり方を任せること(例:勤務時間の20%を、自分のやりたい仕事にあててもよいという許可を与える等) 熟達性 達成感へとつながる「フロー状態(仕事へ没入している状態)」を作りだすこと(例:上司が月に1回部下と面談し、フロー状態が得られるよう仕事の割り当てを調整する等) 目的意識 報酬や個人的目標だけでなく、社会的貢献につながる意識を持たせること(例:自分の企画した製品を売ることで、途上国への寄付を実現できる等) 外的モチベーションを下げないためにできること 続いて、外的モチベーションを下げない、あるいは維持するポイントを紹介します。 モチベーションには内的なアプローチが重要ですが、外的モチベーションが良好であればあるほど、内的モチベーションが高めやすい状態といえます。 組織作りを見直す 社員のパフォーマンス向上に成功している企業は、「楽しみ」「意義」「可能性」の3つのモチベーションを最大化することに成功しています。 一方で、社員のパフォーマンス向上に失敗している企業は、「感情的圧力」「経済的圧力」「惰性」で社員が動いているのかもしれません。 しかし、社員が自発的に働きたくなる職場づくりは、特定の部署だけでは成し得ません。企業文化の形成としてとらえ、人事からの積極的な働きかけが欠かせないでしょう。 ※なお、モチベーションアップや人材評価については、「知ると便利!後輩指導で使える「コーチングスキル」」や「部下のやる気スイッチをオンにするリーダーの特徴と注意点」も併せててご覧ください。 制度の運用を見直す 高水準の賃金制度の構築や豊富な福利厚生メニューを導入できれば理想的かもしれませんが、そこまで余力がある企業も稀でしょう。 そのようなときに注目したいのが、制度の運用です。 例え評価制度が同じでも、評価結果だけを通知する運用と、評価の根拠や今後の注力ポイントを丁寧にフィードバックする運用では、社員のモチベーションに差が出てきます。 むしろ制度そのものは外的モチベーションに関係しますが、運用を社員の心情に寄り添ったものにすることで、内的モチベーションにも寄与できるでしょう。 社員のモチベーション向上事例 最後に、モチベーション向上に向けた施策を実施している企業の事例を2社紹介します。 サイボウズ株式会社 ソフトウェアの開発・提供企業であるサイボウズでは、「モチベーション創造メソッド」という取り組みを行っています。 サイボウズのモチベーションの定義「理想を実現するためのやる気」を実現するため、グループウェアを活用しているのです。 具体的には、社員が「できること」や「やりたいこと」、会社として「やるべきこと(やってほしいこと・取り組んでほしいこと)」を自由に書き込み、共有できるようになっています。 社員のやりたいことが実現でき、モチベーションのセルフコントロールを促す取り組みといえるでしょう。 参考:サイボウズチームワーク創研 株式会社伊藤園 伊藤園では、もっとも大切な財産は「人」というポリシーに基づき、人材開発や育成に力を注いでいます。 具体的には「伊藤園大学」という社員向けの自己啓発制度があり、学びたい分野の講習を受けることができます。社員個人のスキルアップになることはもちろんのこと、仕事に活用することでモチベーションアップにつながっているそうです。 また、伊藤園では社員が心身ともに健康で生き生きと働けるように、職場環境の整備をはじめとした健康経営も推進しています。 参考:株式会社伊藤園 多様な人財と全員活躍の推進 まとめ 米国の企業文化コンサルタントが、世界各国で2万人以上の社員を対象にアンケート調査を実施し、50社におよぶ企業の分析、数々の研究、文献を精査したところ、「社員のパフォーマンスのよしあしは、その仕事へのモチベーションにより決まる」との結果にいたりました。 内的モチベーションの高い社員が増えることは、生き生きとした職場を作る原動力となります。人事担当者は、そのことを念頭に仕組みづくりに取り組みましょう。 現代の日本は、労働人口の減少による売り手市場で、人材確保が難しくなり、人手不足が深刻な問題となっています。人手不足を補うためには、競争の激しい人材確保だけでなく、既存人材の離職防止や生産性向上も重要な課題となります。 人材の離職防止や生産性向上のためにも、社員のモチベーションマネジメントを行ううえで、ハーズバーグの二要因理論を活用してみてはいかがでしょうか。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.06.24

営業で必須の10スキル!すぐ役立つ3つのスキルアップ方法も伝授

2024.06.24

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ビジネススキル

顧客が抱える課題を解消するために、自社の製品・サービスを提案しながら売上向上を担う営業職。 営業職に従事しているビジネスパーソンの人数は多いため、営業社員のスキルを底上げできれば、企業業績へのインパクトも大きいでしょう。 ただし「営業スキル」とひと言でまとめても、営業職は日々の顧客コミュニケーションから売上数字の管理まで、幅広いスキルを求められています。 本記事では営業職なら習得すべき必須スキルや、すぐに取り組めるスキルアップの方法を紹介します。 営業職の方はもちろん、営業部署のマネジメントや人事部門の方まで、広く参考にしていただければ幸いです。 いつの時代でも求められる営業スキル7選 営業職に求められるスキルは、扱っている商材特性や時代によってある程度は変化します。一方で、どのような商材でも、またいつの時代でも共通して求められるスキルも存在します。 本章では、営業職であれば汎用的に求められる7つのスキルを紹介します。 1. コミュニケーションスキル 顧客に働きかけて活動する営業職にとって、コミュニケーションスキルは欠かせません。 顧客のみならず、営業職は社内の関係部署とも連携することが多いため、どのような場面でも円滑なコミュニケーションが必須になります。 コミュニケーション能力は、このような営業職特有の関係者連携の土台となってくれるでしょう。 コミュニケーションスキルと聞くと、ついつい「話し上手」「伝え上手」等の説明場面を想像する方も少なくないでしょう。ただし本来のコミュニケーションとは、自分と相手の双方向で意思疎通をすることです。 従って、求められるコミュニケーションスキルは以下の2つで区分する必要があります。 伝達力: 簡潔・具体的かつ説得力を持たせて説明するスキル 傾聴力: 相手の話を親身になって丁寧に聴くスキル 営業職では、相手の話を聞いたうえで、自分の伝えたいことを適切に伝えることが求められます。 コミュニケーションスキルを鍛える際は、2つのスキルをバランスよく高める必要があるでしょう。 2. 課題発見スキル 営業職は顧客が抱える課題に沿った提案をしなければならないため、課題発見力が必要です。 営業活動のなかでは、顧客との会話で得た情報に基づいて課題を発見し、最適な解決策や自社製品がどのように役に立つかをアピールする必要があります。 課題には顕在化したものも含まれますが、特に課題発見スキルが問われるのは、顧客自身も気が付いていない潜在的な課題を見出す場面でしょう。 営業職はそのように顕在・潜在的な課題を発見し、最適な解決策を提案するスキルが問われます。 3. ヒアリングスキル 前述した課題を的確に発見するためにも、営業職にとってヒアリングスキルはとりわけ重要です。 特に潜在的な課題の場合は、単に相手の話を聞いているだけでは、課題を引き出すことができません。 実際に起きている問題や、将来的にありたい姿は何か・困っている人は誰か等、時間軸や対象者を複合的に組み合わせながら、質問を投げかける必要があります。 また、単に質問を投げかけるだけではなく、相手が気持ちよく話せるような配慮も求められます。 これらのヒアリングを通して、顧客自身が気付いていない課題や、顧客にとって納得感が高い課題を洗い出すことができます。 ヒアリングスキルが高いと、質問次第では話のコントロールができるため、商談を有利に進められるメリットもあるでしょう。 4. 行動スキル 積極的に行動を起こし、目標達成に向かって進んでいくことは、営業職にとって不可欠なスキルです。 行動スキルが高い営業職は、顧客に能動的にアプローチし、何度もコミュニケーションを重ねて信頼関係を構築します。 また、行動先は顧客に限らず、社内の関係部署に協力要請をする行動も含まれます。さらに、自分自身で調べて情報収集をするような行動も必要となるでしょう。 5. 交渉スキル 営業職ならではのスキルのひとつが、交渉スキルです。 営業プロセスでは、交渉が必要になる場面が少なくありません。顧客からの要望をすべて聞き入れて受注してしまうと、自社の不利益につながる可能性もあります。 例えば顧客の値引き要望に応えたことで赤字を招いてしまったり、無理な納期を受け入れたことで納品が間に合わなかったりしては、社内に迷惑をかけかねません。 したがって営業職は顧客からの要望と自社の要望をきちんとすり合わせ、お互いが納得できる着地点を交渉する力が求められます。 逆に顧客の要望を多少無理しても受け入れると判断した場合は、上司や社内の部署を説得・交渉するスキルも必要となるでしょう。 6. クロージングスキル 営業職として売上を上げるために重要な局面のひとつが、受注できるかどうかが左右されるクロージング場面です。 クロージングは営業プロセスにおける契約フェーズを指しますが、実際には契約や申し込みを締結するに至るまでのアプローチも含まれます。 顧客の購買意欲が高まってきたとしても、なかなか意思決定に至らない場合もあるでしょう。 そのような場面で、営業が顧客の迷いや不安を解消したり、追加提案をしたりすることで、購買決断の後押しをするのがクロージングスキルです。 クロージングスキルがあれば、見込み商談を契約まで導く確率を上げることができ、売上向上にもつながるでしょう。 7. 人脈形成スキル 営業職は関係者が多岐にわたるため、人的ネットワークを構築する人脈形成スキルも必要です。 人脈形成スキルとは、幅広く他者との関係を築き、周囲から信頼を得る力のことをさします。 このスキルが高い営業職は、顧客・社内の他部署・社外関係者とのつながりを強化でき、長期的なビジネスチャンスを生み出しやすい状態となるのです。 人脈を広げるには、ネットワーキングイベントや業界のコミュニティ、勉強会等に積極的に参加することも有効でしょう。 特にいまの時代に求められる営業スキル3選 前章ではどの時代でも必要となる汎用的なスキルを紹介しましたが、特にいまの時代に求められるスキルもあります。 ここからは、現代のビジネス環境や社会情勢を踏まえたときに、高めておきたいスキルを3つお伝えします。 8. ストレスマネジメントスキル 「ストレス社会」と叫ばれる昨今のビジネス環境では、自分の感情をセルフコントロールするストレスマネジメントスキルはとりわけ重要です。 予測不可能なことが次々と起こる時代といわれる昨今、売上数字を獲得する営業職には、日常的にプレッシャーや大きなストレスが掛かっています。 そのような状態でも冷静さを保ち、健全なメンタルで対処できるストレスマネジメントスキルが、現代社会では求められているのです。 ストレスマネジメントスキルが高い人の特長は、自己認識が強く、自身のストレス反応や限界を理解していること。また、ストレス解消するための自分なりのリラックス方法やコーピング方法を熟知しており、適切な休息やストレス発散活動を取り入れています。 ストレスを自分なりに管理することで、良好な精神状態を保ちながら、安定的に営業を続けられるでしょう。 9. タイムマネジメントスキル 昨今の営業職にとっては、自分の時間も顧客の時間も有効活用するタイムマネジメントスキルが重要です。 タイムマネジメントスキルは、日本語にすると「時間管理能力」となります。 スケジュール管理のみならず、仕事の進め方を工夫して、限られた時間内で生産性を高めるためのスキルといえます。 特に昨今はリモートワークやオンライン営業等、自社・顧客ともに新しい仕事のプロセスが生まれつつあります。 多様化する営業プロセスに対応しつつも、仕事の優先順位を勘案して、時間を有効活用するタイムマネジメントスキルが、今後さらに求められていくでしょう。 10. ITツール活用スキル 現代の営業職では、業務効率化のためにITツールの活用は必須のスキルです。 顧客の興味・関心を特定するためのデータ分析は、営業効果を上げるために年々重要性が増しています。そのため、ITツールを活用できることは、営業成果に直結するといっても過言ではありません。 さらに、高い成果を出すためには活動を振り返るデータ分析のスキルも求められます。 「アプローチ件数」「受注件数」「受注顧客の属性」等の過去のデータをITツールで解析することで、今後の営業戦略の立案にも役立てることができます。 営業スキルアップの方法3選 ここまで営業職に必要なスキルを紹介してきましたが、本章では営業スキルを向上させるための方法を紹介します。 1. 知識をインプットする 営業スキルをアップさせるためには、素地となる知識学習が欠かせません。 基本的な営業スキルの知識がなく、実践のみで学ぶことは、どうしても効率が悪くなってしまいがちです。 そのため、研修・セミナー・書籍等で、営業の基本的なスキルや効果的な営業の進め方をインプットすることが推奨されます。 特に営業経験が浅い方は、実践の前に知識をインプットすることで、成長スピードが高まりやすくなります。 研修やセミナーに参加する時間がない場合でも、オンライン学習コンテンツの活用により、移動時間を使いながら効率的な学びが実現できるでしょう。 2. 学習した内容をアウトプットする 学んだ営業スキルは、実践を通じてアウトプットすることで、より自分ならではのスキルに昇華していきます。 「分かる」と「できる」が異なるように、アウトプットをすると学んだ内容のなかで克服すべき点が明らかになるケースもあります。 その都度、改善点を考えることで、学んだスキルが徐々に定着していき、ゆくゆくは自然に身に付いている状態に近づくでしょう。 3. 結果を振り返り、自己分析を行う 実践した結果の振り返りをすることで、良かった点や改善点を洗い出せるため、さらなる営業スキル向上が狙えます。 商談がうまくいかなかったときであっても、商談後に自分の伝え方や顧客の反応を振り返ると「もっと違う説明をすべきだった」「顧客の発言には、こんな不安が隠れていたのではないか」といった発見があります。 営業職に限らずですが、自らの業務の振り返りや内省をすることで、成長につながりやすくなります。 営業職は常に動いているイメージが強いかもしれませんが、中長期でスキルアップをめざすのであれば、自らの行動と結果の因果を振り返るプロセスは、不可欠といえるでしょう。 まとめ 営業職は、昔から企業の中心となる職種で、今後も需要がなくなることはないでしょう。 ただし、当たり前のように存在する職種だからこそ、営業スキルの基本を知らないまま業務を進めてしまっている方も少なくありません。 日本は成熟市場で、製品・サービスのみで他社と差別化するのは難しいといわれています。だからこそ営業職一人ひとりの工夫が企業成長に寄与するのではないでしょうか。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 営業スキルや接客スキルも含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.05.30

管理職向けコンプライアンス対策と役割|7つの違反例も紹介

2024.05.30

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人事制度・組織づくり

ハラスメントや情報漏えいといったコンプライアンス違反は、企業の社会的信用の失墜や経済的損失につながる可能性があります。 コンプライアンス違反を防ぐためには、管理職が中心となって社員のコンプライアンス意識を高めることが大切です。 この記事では、職場のコンプライアンス対策における管理職の役割を解説します。 コンプライアンス違反例や違反を防ぐための対策も紹介するので、ぜひ参考にしてください。 コンプライアンスとは コンプライアンスとは、「法令遵守」を意味する言葉で、企業においては法律を守るだけでなく、就業規則や社会通念上のルールを守ることも含まれます。 例えば、パワハラやセクハラ等のハラスメント、長時間労働、情報漏えい、著作権侵害等がコンプライアンス違反に該当します。 コンプライアンス違反によって企業は社会的信用を失ったり、経済的な損失を被ったりする可能性があるため、管理職を中心として社員のコンプライアンス意識を高めて違反を防止することが大切です。 コンプライアンスが重視される社会的背景 企業が社会的信用を得ていくためには、社員一人ひとりのコンプライアンス意識を高めていき、コンプライアンス違反を起こさないことが重要です。 ここでは、なぜコンプライアンスが重視されるようになったのかを社会的背景から詳しく解説します。 背景1. コンプライアンス関連法の施行・改正 コンプライアンス関連の法令は多く、下請企業に対する無理な値引き交渉等を禁止する下請法や、著作物の無断使用を禁止する著作権法等、さまざまな法令があります。 正しく把握していなければ、知らないうちに法令違反してしまう可能性があるので注意が必要です。 また、2022年から大企業・中小企業問わず就業規則等にパワハラの禁止や処分についての規定を設けたり、相談窓口を設置したりするパワハラ防止対策を講じることが義務化されました。(参照:https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-roudoukyoku/00330.html ) コンプライアンス違反をしないためには、管理職がコンプライアンス関連法の施行・改正内容を把握したうえで、社内ルールの改定や部下指導をしていくことが求められます。 背景2. SNSの普及 SNSの普及によって個人が容易に情報発信できるようになったことから、SNSを通じて顧客情報や機密情報が漏えいするリスクが高まっています。 SNSの不適切な利用は企業の損失につながる恐れがあるため、管理職は情報の取り扱いについて部下に指導する必要があります。 また、インターネットが普及した現代では、企業の不祥事がSNSで急速に拡散されるリスクもあり、社員一人ひとりのコンプライアンス意識を高めることが大切です。 背景3. リモートワークの導入 働き方の多様化が進み、リモートワークを導入する企業が増加しました。 リモートワークの導入によってパソコンやUSBメモリ等を社外に持ち出す機会が増えると、情報漏えいのリスクが高まります。 情報漏えいが起きると企業の社会的信用を失うだけでなく、取引先や顧客から損害賠償が請求される可能性があるため、適切な情報管理をしなければなりません。 そのような状況にならないためには、管理職がリモートワークに対応したセキュリティ対策ルールを周知し、情報漏えいを防ぐ必要があります。 コンプライアンス違反例 コンプライアンス違反をしないためには、どのようなケースが違反に該当するのかを知っておくことが大切です。 ここからは、コンプライアンス違反の事例を紹介します。 1.ハラスメント ハラスメントは社員同士のトラブルだけでなく、企業に対する訴訟問題や企業イメージの低下につながる可能性があります。 大手繊維メーカーの男性社員が上司から暴言を浴びせられる等のパワハラを受けて退職を余儀なくされたとして、会社と上司に対して計660万円の損害賠償を求めた。 その後、裁判で上司によるパワハラがあったと認められ、計55万円の支払いが命じられた。 パワハラやセクハラだけでなく、産休や育休を理由に不当な扱いをする「マタニティハラスメント」や、飲酒を強要する「アルコールハラスメント」等さまざまなハラスメントがあります。 管理者は、どのような発言や行動がハラスメントに該当するのかを理解し、自身が違反しないことはもちろん、ハラスメントが発生しない組織づくりをすることが求められます。 ハラスメント教育については「「ハラスメント教育」とは?企業で取り組むべき内容を徹底解説」をご覧ください。 2.長時間労働 働き方改革が進んだ昨今においても、法律で定められた範囲を超えた長時間労働が行われている企業があります。 電子部品メーカーに勤務していた男性社員が急性心筋梗塞で死亡した原因が長時間労働だったとして、遺族が会社に計約8100万円の損害賠償を求めた。 男性の時間外労働は発症直前の1ヵ月間が約69時間、その前の1ヵ月は約81時間、さらに移動時間を労働時間に計上していない出張を繰り返していた。 裁判所は過重労働と死亡の因果関係を認め、計約5,700万円の支払いを命じた。 管理職が部下の労働時間を把握して改善や対策を行わなければ、退職者の増加や社員の心身不調による生産性の低下につながります。 社員からの訴訟問題に発展するだけでなく、採用活動にも影響をおよぼすことで優秀な人材が獲得できない状況になってしまいます。 長時間労働の解決方法については「生産性の低下を招く長時間労働の解決法」をご覧ください。 3.情報漏えい 情報漏えいが起きると損害賠償金や慰謝料の支払いが発生したり、取引先や顧客からの信用が低下したりする可能性があります。 自治体から業務委託を受けていたITサービス会社が許可を得ずに業務を再委託、再々委託し、再々委託先の社員が酒に酔って住民の個人情報が入ったUSBメモリを一時紛失した。 自治体はITサービス会社に2,900万円の損害賠償を請求し、支払いが行われた。 働き方の多様化が進み、リモートワークが導入されたことにより社外で仕事をする機会も増えています。 働き方の自由度が高くなった反面、パソコンやUSBメモリを紛失したり、情報を盗み見られたりする情報漏えいリスクが高まっています。 そのようなトラブルを起こさないためには、社外でパソコンや顧客情報を取り扱う際のルールを定め、従業員に周知することが大切です。 4.SNSの使い方 SNSの普及により、会社が運用するアカウントはもちろん、社員個人の発信についても教育する必要があります。 飲食店の店舗内でアルバイト従業員が配膳用のトレイ等を使って悪ふざけする動画がSNS上で拡散され、動画撮影に関わった3人が解雇処分となった。 飲食店は全店舗を一斉休業し、従業員教育と店内清掃を実施するとした。 このような違反を抑制するためには、不適切な投稿が企業にどれほど悪影響を与えるのかを伝えることが大切です。 SNSの炎上事例や対策方法については「SNS炎上の原因と対策|国内外5つの事例を紹介」を参考にしてください。 5.著作権違反 著作権違反は、イラストや文章といった著作物を著作権者の許可を得ずに利用することをいいます。 著作物であることに気付かずに、著作権違反をしてしまうケースもあるので注意が必要です。 自治体の職員がネット上にあったイラストをフリー素材と勘違いし、自治体のホームページに無断で掲載した。 しかし、このイラストは有料販売サイトで公開されていたもので、イラストを掲載しているサイトの運営会社から使用経緯について問い合わせる文書が届き、無断使用が判明。 自治体が権利者側に損害賠償金として約25万円を支払った。 著作権違反では、権利者の告訴によって10年以下の懲役または1,000万円以下の罰金が科せられる場合があります。 このような事態を回避するためにも、部下に対して何が著作権違反に該当するのかを周知したうえで、ホームページやチラシにイラスト等を使用する際に事前確認できるような業務フローを整えていく必要があるでしょう。 6.不正受給や書類の改ざん 助成金や補助金を不正受給したり、会計書類やデータを改ざんしたりする行為は法律違反です。 企業の社会的信用を失うだけでなく、法律で罰せられる可能性があります。 大手鉄鋼メーカーで製品の品質検査データが数十年にわたり改ざんされていたことが発覚した。 不正競争防止法違反として会社に罰金1億円の判決が言い渡された。 不正受給や書類の改ざんは、直接的に指示をしていなくても成果を追い求めることで発生してしまう場合があります。 そのような事態にならないためには、目標達成が難しかったり、トラブルが発生したりしたときに管理職に相談できる風通しのよい環境を整えることが大切です。 7.下請法 下請法とは、下請企業に対する無理な値引きや口頭発注による代金の未払いといったトラブルを防ぎ、立場が弱い下請企業を守るための法律です。 下請企業への不当な取引は、下請法違反にあたります。 量販店を運営する企業が下請企業23社の支払代金を不当に減額したり、正当な理由なく商品を返品したりしていた。 これらの行為が下請法違反にあたるとして公正取引委員会が勧告し、量販店の運営企業が違反認定された相当分の計約3,550万円分を下請企業に支払った。 管理職は、部下に対してどのような対応が下請法違反となるのかを指導し、下請企業と適切なコミュニケーションが取れる環境を整えることが大切です。 コンプライアンス対策における管理職の役割 社員一人ひとりのコンプライアンス意識を高めるためには、管理職がどのような行動をするのかが重要です。 ここでは、コンプライアンス対策における管理職の役割を解説します。 部下の手本になる 部下のコンプライアンス意識を高める立場にある管理職が違反をしていると、部下にコンプライアンス教育ができません。 そのため、まずは管理職自身がコンプライアンス違反をしていないことが前提となります。 なかには、気付かないうちにコンプライアンス違反をしている場合もあるため、どのようなケースがコンプライアンス違反に該当するのかを押さえておくことが大切です。 「部下のため」や「会社のため」といった理由でパワハラや不正をしてしまわないように、コンプライアンスに関する正しい知識を身につけ、部下の手本となる行動を取りましょう。 部下のコンプライアンス違反を防止する 部下のコンプライアンス違反を防止するためには、コミュニケーションが取りやすい関係性を築いておくことが大切です。 部下が不正行為をしていないか、長時間労働となっていないか等を日頃のコミュニケーションを通じて把握しましょう。 コミュニケーションが十分に取れていれば、コンプライアンス違反につながる行動にいち早く気付き、違反を防止できます。 コンプライアンス違反が発生した際に対処する 管理職は、コンプライアンス違反が起きたときに被害がより大きくならないように適切な対処をしなければなりません。 違反者への事実確認や関係先への連絡、マスコミへの対応等、状況に応じた柔軟な対応が求められます。 迅速に対処するためにも、違反内容に合わせたマニュアルを作成しておきましょう。 コンプライアンス違反を防ぐための対策 コンプライアンス違反を起こさないためには、研修をしたりルールを定めたりするような対策をしておくことが大切です。 ここでは、コンプライアンス違反を防ぐための対策を紹介します。 コンプライアンス研修を実施する コンプライアンス違反を防ぐためには、社員一人ひとりのコンプライアンス意識を高める必要があります。 管理職向けのコンプライアンス研修では、不祥事が起きるメカニズムや違反防止の仕組みづくり等を学びます。 このような研修を定期的に実施し、コンプライアンス違反が企業に与える影響等への理解を深めましょう。 サイバー大学の「Cloud Campusコンテンツパック100」では、管理職向けのコンプライアンス研修コンテンツを含む100教材以上がeラーニングで受講できます。 ハラスメント防止や情報セキュリティコンテンツも充実しているので、社員のコンプライアンス意識を高めるのにも効果的です。 >>Cloud Campus「コンテンツパック100」をチェックする 定期的に社内ルールを改定する コンプライアンス違反が起きないように、法改正やリモートワークの導入といった働き方の変化に合わせて社内ルールを見直すことが大切です。 これまでは問題がなかったことでも、法改正や働き方の変化によってコンプライアンス違反となる可能性があるので注意しましょう。 相談窓口を設ける ハラスメントや内部不正等の相談窓口を設けることで、問題の防止・早期発見につながります。 相談窓口を設置する際は、匿名で相談できるようにしたり、相談後のプロセスを明らかにしたりする等、誰もが相談しやすいように配慮するのがポイントです。 また、相談窓口があることを従業員に周知するのも忘れないようにしましょう。 まとめ 社員のコンプライアンス違反によって企業は社会的信用を失ったり、経済的な損失を受けたりする可能性があります。 管理職には、部下の手本となる行動や積極的なコミュニケーションを取って、職場でコンプライアンス違反を発生させないマネジメント力が求められます。 ただし、コンプライアンス関連法の改正や価値観の多様化が進むことで、これまで問題にならなかった行動がコンプライアンス違反に該当してしまう状況も少なくありません。 そのような状況にならないためにも、管理職向けのコンプライアンス研修や社内ルールを定期的に改訂して、企業全体としてコンプライアンス順守に向き合っていくことが大切です。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 コンプライアンスに関するコンテンツを含む、30カテゴリ、100以上のeラーニングコンテンツが見放題の「コンテンツパック100」。 ニーズの高いコンテンツを厳選することで、1ID 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