2024.06.26
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![生産性向上と業務効率化の違い|具体的な施策や取り組みを紹介](https://dsjynhobgrxko.cloudfront.net/wp/wp-content/uploads/2024/06/26105841/e794ea2694b16fbab2351a21f0b3f25b.jpg)
人手不足が進む昨今、企業が成長し続けるためには、生産性向上や業務効率化への取り組みが求められます。
しかし、生産性向上と業務効率化の違いや、それぞれの意味を正しく理解していなければ、適切な対応ができなくなってしまいます。
そこで今回は、生産性向上と業務効率化の違いを解説します。
生産性向上のための具体的な施策も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上とは、投入する労力や資源に対する商品やサービス等の価値の比率を高めることです。
一方、業務効率化は業務の無駄やムラを省くことです。
投入する労力を減らすことにつながる業務効率化は、生産性を高めるための取り組みの一環といえます。
生産性向上とは
そもそも生産性とは、労働力や設備等のコストに対する成果量の比率を指します。
つまり、生産性向上を実現するには成果量を変えずにコストを減らしたり、そのままのコストで成果量を増やしたりすることが求められます。
例えば、同じ製品数を少ない労力で作り出せるようになれば、生産性が向上したといえる状態です。
また、同じ労力でより多くの製品を作り出せるようになることでも、生産性が向上したといえます。
業務効率化とは
業務効率化は、業務の無駄やムラを省いて、効率的に業務を進められるように改善することです。
不要な業務をなくしたり、作業フローを見直したりすることで労働力や時間等のコストを削減できれば、生産性向上につながります。
つまり、コストを減らす業務効率化は生産性向上の一環といえます。
生産性向上が求められる背景
生産性向上が求められるのは、人材不足の備えや働き方改革の推進等が背景にあります。
ここでは、生産性向上が求められる背景を詳しく解説します。
人手不足の備え
少子高齢化が進む日本では、今後多くの企業が人手不足の問題を抱えるといわれています。
人手が足りない状況で、従来の業務の進め方を続けても、生産性は低下する一方です。
限られた人員で企業の業績を上げていくためにも、生産性向上の施策を取ることが求められるでしょう。
働き方改革の推進
日本には長時間労働が問題となっている企業や業界があり、政府は長時間労働の削減に向けて、2019年4月に働き方改革法を施行しました。
働き方改革法の施行により、残業に関するルールが強化されたものの、人手不足により労働時間の削減に難航している企業があります。
長時間労働の改善を実現するには、従業員一人ひとりが短い時間で今まで以上の成果を上げる取り組み、つまり生産性向上の施策が鍵となります。
国際競争力の向上
公益財団法人日本生産性本部の調査で、2022年における日本の国民一人当たりの労働生産性は、OECD加盟38ヵ国中30位と公表されました。
このデータから分かるように、日本の労働生産性は他国と比較して低い水準といえます。
人口減少により、国内需要の縮小が予測される日本が発展していくためには、国際競争力が必要不可欠です。
国際的競争力の向上が求められる日本は、国をあげて生産性向上をめざす必要があります。
生産性向上・業務効率化によって得られるメリット
生産性向上や業務効率化は、企業の業績や従業員のモチベーションアップにつながります。
生産性向上と業務効率化によって得られるメリットをそれぞれ詳しく解説します。
生産性向上のメリット
生産性向上によって、今までと同じコストでよりよい商品やサービスが提供できるようになれば、顧客満足度の向上につながります。
顧客満足度の向上は、サービスのリピートにもつながり、利益アップが期待できます。
より利益を上げられる体制をつくり、企業が成長していくためには、生産性向上の取り組みが必要不可欠といえるでしょう。
業務効率化のメリット
生産性向上に欠かせない業務効率化を取り入れると、従業員の働きやすさを実現できます。
業務効率化によって、業務の無駄をなくしたり、業務を自動化したりすれば残業時間のカットにつながります。
人員に余裕が生まれることで休暇が取りやすくなり、従業員のワークライフバランスが整うでしょう。
また、業務効率化によって新しい商品やサービスの開発等に時間を充てられるようになれば、他社との差別化につながり、市場での競争力が高まります。
ただし、労働力といった投入資源を抑え過ぎると、提供できる商品やサービスが減少し、生産性が低下してしまう場合があります。
生産性向上のためには、投入資源を少なくするだけでなく、生み出せる価値を増やす視点も重要です。
生産性を向上する際の流れ
生産性を向上する際は、以下の流れで業務の改善を進めるのが効果的です。
- 業務内容や課題点を洗い出す
- 不要な業務をカットする
- マニュアルを作成する
- 業務の担当者を変える
- データベースを作成する
- ツールを活用する
- 業務の外注を検討する
それぞれ詳しく解説します。
1.業務内容や課題点を洗い出す
生産性向上に取り組む際は、まず現状の業務内容や課題点を洗い出しましょう。
業務ごとの担当者や人数、作業工程、必要なスキル等を整理します。
その後「重複した業務がないのか」「限られた人しかできない業務なのか」等の課題点や問題点を明確にします。
実際に業務を担当したことのある人しか分からない情報もあるため、現場の意見を聞くことが大切です。
2.不要な業務をカットする
生産性向上のためには、不要な業務をカットして労力を抑えることが有効です。
例えば「ミーティングの度に資料を作っていたが、実際に資料を使って話し合ったことがない」といった意見がある場合は、資料を作る業務は不要といえるでしょう。
不要な業務をカットすれば、より重要な業務に時間を割けたり、残業時間をカットできたりします。
3.マニュアルを作成する
限られた人員のなかで生産性を高めるには、担当者による業務の質のばらつきが出ないようにすることが大切です。
なかには、ほかの人が担当できるような業務でも、特定の人だけが取り組んでいる仕事もあります。
そのような状況を改善するためにも、誰でも品質を維持しながら業務に取り組めるマニュアルを作成しましょう。
業務マニュアルがあれば、業務を教える時間を削減でき、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。
4.業務の担当者を変える
現在の担当者と業務の相性が合わないことで、生産性が向上しないケースも考えられます。
そのような場合は、従業員のスキルや強みに応じて適切な人材を再配置をするのが効果的です。
例えば、コミュニケーション能力に優れている人は営業職、サポートに長けている人は事務職のように個々の強みを活かせるように人材の配置を見直しましょう。
ただし、生産性向上のためだけに人材配置をするのではなく、従業員の要望を聞いたうえで調整することが大切です。
5.データベースを作成する
業務に関するデータがすぐに確認できない状況では、生産性は向上しにくいでしょう。
そのような状況を避けるためにも、必要なデータをすぐに確認・活用できるようにデータベース化しておくことが大切です。
くわえて、顧客対応時に過去履歴や統計データをすぐに確認できる仕組みをつくっておけば、生産性とともに顧客満足度も向上させることができます。
6.ツールを活用する
業務効率を高められるツールを導入することでも、生産性の向上が期待できます。
例えば、チャットツールを取り入れれば、メールや電話に比べて効率的にコミュニケーションを取れるようになるでしょう。
ほかにも、名刺管理ツールを活用して名刺情報を一元管理できるようにすれば、営業活動の効率化につながります。
生産性向上につながるツールは数多く存在します。自社の課題点に応じて適切なものを選びましょう。
7.業務の外注を検討する
生産性向上のために、業務の一部を外注するのも手段のひとつです。
例えば、ITを使った業務に取り組む場合、ITに詳しい人材がいなければ専門外の従業員が調べながら業務を進めなければなりません。
一方、ITに詳しい人材に外注し、自社の従業員がコア業務(収益や業績の向上に直結する業務)に注力できれば、生産性向上が期待できます。
IT業務のほかにも社内研修やコールセンター、データ入力等も外注しやすい業務です。
生産性向上における具体的な施策
生産性向上の具体的な施策には、業務フローの作成や働きやすい職場への改善等があります。
最後に生産性向上における具体的な施策を紹介します。
業務フローを作成する
業務フローを作成すると、どのような流れで業務を進めているのか可視化できます。
業務の流れが可視化されれば、「無駄な作業がないか」「より効率的な進め方にできないのか」といった改善点を発見しやすくなるでしょう。
また業務フローとして業務内容を整理することで、従業員間における業務の進め方のばらつきを抑えられます。
業務の品質が高まって生み出す価値が大きくなれば、生産性向上が期待できます。
データベースソフトを活用する
業務に関する情報をデータベースに落とし込む際は、ソフトを活用するのがお勧めです。
データベースソフトは、データベース処理に特化しており、大容量のデータも保管可能です。
くわえて、業務に活用しやすいよう検索・編集しやすい形式になっているため、資料探しにかける時間を削減できます。
プログラミングの知識を持つ人材がいない場合は、ノーコード・ローコードタイプのデータベースソフトを選びましょう。
eラーニングを導入する
従業員一人ひとりがスキルアップし、生み出す価値が大きくなれば、生産性向上につながります。
従業員のスキルアップのためには、研修の場を提供することが大切です。
研修にかける社内リソースがない企業は、eラーニングの導入を検討しましょう。
eラーニングを活用すれば、常に質の高い教育を提供できるメリットもあります。
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働きやすい職場に改善する
従業員のパフォーマンスを上げて生産性を高めるには、働きやすい職場環境を整えることも大切です。
従業員同士でコミュニケーションが取りやすかったり、上司に相談しやすかったりする環境であれば、意欲的に働く従業員が増えるでしょう。
リモートワークやフレックスタイム制等も導入することで、柔軟な働き方ができるようになると、定着率の向上も期待できます。
経験を積んだ従業員が辞めにくくなり、生産性向上につながるでしょう。
まとめ
生産性向上を実現するにはコストを減らす、もしくは成果量を増やすことが求められます。そのため、生産性向上には不要な業務をカットするといった業務効率化の施策が有効です。
くわえて、従業員のスキルを高める場を提供したり、働きやすい環境に整えたりすることも欠かせません。
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