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生産性向上と業務効率化の違い|具体的な施策や取り組みを紹介

2024.06.26

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生産性向上と業務効率化の違い|具体的な施策や取り組みを紹介

人手不足が進む昨今、企業が成長し続けるためには、生産性向上や業務効率化への取り組みが求められます。

しかし、生産性向上と業務効率化の違いや、それぞれの意味を正しく理解していなければ、適切な対応ができなくなってしまいます。

そこで今回は、生産性向上と業務効率化の違いを解説します。

生産性向上のための具体的な施策も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上とは、投入する労力や資源に対する商品やサービス等の価値の比率を高めることです。

一方、業務効率化は業務の無駄やムラを省くことです。

投入する労力を減らすことにつながる業務効率化は、生産性を高めるための取り組みの一環といえます。

生産性向上とは

そもそも生産性とは、労働力や設備等のコストに対する成果量の比率を指します。

つまり、生産性向上を実現するには成果量を変えずにコストを減らしたり、そのままのコストで成果量を増やしたりすることが求められます。

例えば、同じ製品数を少ない労力で作り出せるようになれば、生産性が向上したといえる状態です。

また、同じ労力でより多くの製品を作り出せるようになることでも、生産性が向上したといえます。

業務効率化とは

業務効率化は、業務の無駄やムラを省いて、効率的に業務を進められるように改善することです。

不要な業務をなくしたり、作業フローを見直したりすることで労働力や時間等のコストを削減できれば、生産性向上につながります。

つまり、コストを減らす業務効率化は生産性向上の一環といえます。

生産性向上が求められる背景

生産性向上が求められるのは、人材不足の備えや働き方改革の推進等が背景にあります。

ここでは、生産性向上が求められる背景を詳しく解説します。

人手不足の備え

少子高齢化が進む日本では、今後多くの企業が人手不足の問題を抱えるといわれています。

人手が足りない状況で、従来の業務の進め方を続けても、生産性は低下する一方です。

限られた人員で企業の業績を上げていくためにも、生産性向上の施策を取ることが求められるでしょう。

働き方改革の推進

日本には長時間労働が問題となっている企業や業界があり、政府は長時間労働の削減に向けて、2019年4月に働き方改革法を施行しました。

働き方改革法の施行により、残業に関するルールが強化されたものの、人手不足により労働時間の削減に難航している企業があります。

長時間労働の改善を実現するには、従業員一人ひとりが短い時間で今まで以上の成果を上げる取り組み、つまり生産性向上の施策が鍵となります。

国際競争力の向上

公益財団法人日本生産性本部の調査で、2022年における日本の国民一人当たりの労働生産性は、OECD加盟38ヵ国中30位と公表されました。

このデータから分かるように、日本の労働生産性は他国と比較して低い水準といえます。

人口減少により、国内需要の縮小が予測される日本が発展していくためには、国際競争力が必要不可欠です。

国際的競争力の向上が求められる日本は、国をあげて生産性向上をめざす必要があります。

生産性向上・業務効率化によって得られるメリット

生産性向上や業務効率化は、企業の業績や従業員のモチベーションアップにつながります。

生産性向上と業務効率化によって得られるメリットをそれぞれ詳しく解説します。

生産性向上のメリット

生産性向上によって、今までと同じコストでよりよい商品やサービスが提供できるようになれば、顧客満足度の向上につながります。

顧客満足度の向上は、サービスのリピートにもつながり、利益アップが期待できます。

より利益を上げられる体制をつくり、企業が成長していくためには、生産性向上の取り組みが必要不可欠といえるでしょう。

業務効率化のメリット

生産性向上に欠かせない業務効率化を取り入れると、従業員の働きやすさを実現できます。

業務効率化によって、業務の無駄をなくしたり、業務を自動化したりすれば残業時間のカットにつながります。

人員に余裕が生まれることで休暇が取りやすくなり、従業員のワークライフバランスが整うでしょう。

また、業務効率化によって新しい商品やサービスの開発等に時間を充てられるようになれば、他社との差別化につながり、市場での競争力が高まります。

ただし、労働力といった投入資源を抑え過ぎると、提供できる商品やサービスが減少し、生産性が低下してしまう場合があります。

生産性向上のためには、投入資源を少なくするだけでなく、生み出せる価値を増やす視点も重要です。

生産性を向上する際の流れ

生産性を向上する際は、以下の流れで業務の改善を進めるのが効果的です。

  1. 業務内容や課題点を洗い出す
  2. 不要な業務をカットする
  3. マニュアルを作成する
  4. 業務の担当者を変える
  5. データベースを作成する
  6. ツールを活用する
  7. 業務の外注を検討する

それぞれ詳しく解説します。

1.業務内容や課題点を洗い出す

生産性向上に取り組む際は、まず現状の業務内容や課題点を洗い出しましょう。

業務ごとの担当者や人数、作業工程、必要なスキル等を整理します。

その後「重複した業務がないのか」「限られた人しかできない業務なのか」等の課題点や問題点を明確にします。

実際に業務を担当したことのある人しか分からない情報もあるため、現場の意見を聞くことが大切です。

2.不要な業務をカットする

生産性向上のためには、不要な業務をカットして労力を抑えることが有効です。

例えば「ミーティングの度に資料を作っていたが、実際に資料を使って話し合ったことがない」といった意見がある場合は、資料を作る業務は不要といえるでしょう。

不要な業務をカットすれば、より重要な業務に時間を割けたり、残業時間をカットできたりします。

3.マニュアルを作成する

限られた人員のなかで生産性を高めるには、担当者による業務の質のばらつきが出ないようにすることが大切です。

なかには、ほかの人が担当できるような業務でも、特定の人だけが取り組んでいる仕事もあります。

そのような状況を改善するためにも、誰でも品質を維持しながら業務に取り組めるマニュアルを作成しましょう。

業務マニュアルがあれば、業務を教える時間を削減でき、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。

4.業務の担当者を変える

現在の担当者と業務の相性が合わないことで、生産性が向上しないケースも考えられます。

そのような場合は、従業員のスキルや強みに応じて適切な人材を再配置をするのが効果的です。

例えば、コミュニケーション能力に優れている人は営業職、サポートに長けている人は事務職のように個々の強みを活かせるように人材の配置を見直しましょう。

ただし、生産性向上のためだけに人材配置をするのではなく、従業員の要望を聞いたうえで調整することが大切です。

5.データベースを作成する

業務に関するデータがすぐに確認できない状況では、生産性は向上しにくいでしょう。

そのような状況を避けるためにも、必要なデータをすぐに確認・活用できるようにデータベース化しておくことが大切です。

くわえて、顧客対応時に過去履歴や統計データをすぐに確認できる仕組みをつくっておけば、生産性とともに顧客満足度も向上させることができます。

6.ツールを活用する

業務効率を高められるツールを導入することでも、生産性の向上が期待できます。

例えば、チャットツールを取り入れれば、メールや電話に比べて効率的にコミュニケーションを取れるようになるでしょう。

ほかにも、名刺管理ツールを活用して名刺情報を一元管理できるようにすれば、営業活動の効率化につながります。

生産性向上につながるツールは数多く存在します。自社の課題点に応じて適切なものを選びましょう。

7.業務の外注を検討する

生産性向上のために、業務の一部を外注するのも手段のひとつです。

例えば、ITを使った業務に取り組む場合、ITに詳しい人材がいなければ専門外の従業員が調べながら業務を進めなければなりません。

一方、ITに詳しい人材に外注し、自社の従業員がコア業務(収益や業績の向上に直結する業務)に注力できれば、生産性向上が期待できます。

IT業務のほかにも社内研修やコールセンター、データ入力等も外注しやすい業務です。

生産性向上における具体的な施策

生産性向上の具体的な施策には、業務フローの作成や働きやすい職場への改善等があります。

最後に生産性向上における具体的な施策を紹介します。

業務フローを作成する

業務フローを作成すると、どのような流れで業務を進めているのか可視化できます。

業務の流れが可視化されれば、「無駄な作業がないか」「より効率的な進め方にできないのか」といった改善点を発見しやすくなるでしょう。

また業務フローとして業務内容を整理することで、従業員間における業務の進め方のばらつきを抑えられます。

業務の品質が高まって生み出す価値が大きくなれば、生産性向上が期待できます。

データベースソフトを活用する

業務に関する情報をデータベースに落とし込む際は、ソフトを活用するのがお勧めです。

データベースソフトは、データベース処理に特化しており、大容量のデータも保管可能です。

くわえて、業務に活用しやすいよう検索・編集しやすい形式になっているため、資料探しにかける時間を削減できます。

プログラミングの知識を持つ人材がいない場合は、ノーコード・ローコードタイプのデータベースソフトを選びましょう。

eラーニングを導入する

従業員一人ひとりがスキルアップし、生み出す価値が大きくなれば、生産性向上につながります。

従業員のスキルアップのためには、研修の場を提供することが大切です。

研修にかける社内リソースがない企業は、eラーニングの導入を検討しましょう。

eラーニングを活用すれば、常に質の高い教育を提供できるメリットもあります。

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働きやすい職場に改善する

従業員のパフォーマンスを上げて生産性を高めるには、働きやすい職場環境を整えることも大切です。

従業員同士でコミュニケーションが取りやすかったり、上司に相談しやすかったりする環境であれば、意欲的に働く従業員が増えるでしょう。

リモートワークフレックスタイム制等も導入することで、柔軟な働き方ができるようになると、定着率の向上も期待できます。

経験を積んだ従業員が辞めにくくなり、生産性向上につながるでしょう。

まとめ

生産性向上を実現するにはコストを減らす、もしくは成果量を増やすことが求められます。そのため、生産性向上には不要な業務をカットするといった業務効率化の施策が有効です。

くわえて、従業員のスキルを高める場を提供したり、働きやすい環境に整えたりすることも欠かせません。

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企業の業績向上、社員の成長、組織の風土形成・・・・・・。管理職が担う責務は多岐にわたります。 そのような重責を担う管理職ですが、あらためて何のスキルが必要かと問われると、具体的にはよく分からないという方も多いのではないでしょうか。 研修をはじめとした人材開発施策を企画するとしても、まずは管理職に求められる基礎的なスキルを把握する必要があります。 今回の記事では、業種や職種をまたいで、どのような企業でも共通となる管理職としての必要なスキルを取り上げます。スキルの解説だけでなく、スキルの高め方や階層別研修まで紹介するので、参考にしていただければ幸いです。 1.管理職の役割とは 管理職に必要なスキルを考えるためには、まず管理職が担う役割を理解する必要があります。 ここでは一般的に管理職が企業内で果たすべき役割を3つ紹介します。 1-1.業務管理・成果の創出 管理職は自分がマネジメントする組織の業務を適切に管理し、そのうえで求められる成果を創出する役割があります。 一般社員は、自分が担当する業務を確実に遂行することが求められます。一方、管理職はメンバーが担うそれぞれの業務の進捗を把握して、組織全体の業務管理をする必要があります。 個別業務の遂行だけではなく、組織全体を見渡すことが求められているのです。 また、管理職は会社経営の視点も必要となるため、担当組織が会社に対してどのような成果を出せるかを考えることが重要です。さらには自組織だけの成果を創出するだけでなく、ときには隣の部署や上層部と調整をしながら、成果を生み出すことも必要でしょう。 このように、管理職には組織や会社全体の状況を把握したうえで、業務管理や成果創出を担う役割があります。 1-2.メンバーの育成 担当する組織メンバーの成長を支援することも、管理職の重要な役割のひとつです。 管理職として組織をまとめ、成果を出すためには、メンバー一人ひとりが持てる力を発揮することが前提となります。 そのため、管理職は自組織のメンバーの様子を常々気にかけて、把握しておかなければなりません。 仮にメンバーが能力やスキルを発揮しきれていない場合は、原因を特定し、必要な支援を行います。能力面だけでなく、メンバーが悩んでいる場合は相談に乗る等して、メンタル面のケアも求められます。 部下の強みや弱みを把握したうえで、能力が発揮できるチャンスを与えたり、キャリアアップのためのサポートをしたり、管理職はメンバーを育成していかなければなりません。 1-3.経営者層と一般社員の橋渡し 管理職は、会社内において経営者層と一般社員との間に位置するポジションです。 自分の組織のマネジメント視点に加え、常に経営側の視点からも物事を見ることが求められます。もちろん、組織メンバーの目線も忘れてはなりません。 経営側の立場やメンバーの立場を理解したうえで、経営側と一般社員側の橋渡しをするのが管理職の役割です。 社員がそれぞれ異なる方向を向いていては、会社全体の利益を最大限まで引き上げることは難しいでしょう。 管理職は会社の経営理念や方針を、一般社員が理解できるようにしっかりと伝え、組織としての目線をそろえながら働けるよう導かなければなりません。 このような橋渡しの役割を管理職がしっかりと担えれば、一般社員も目の前の仕事だけではなく、経営層と同様の広い視野を持って業務にあたることができるでしょう。 2.【カッツ教授が提唱】管理職に必要なスキル 管理職の役割を果たすためには、実に多くのスキルが求められます。 管理職といっても、会社のなかにはさまざまな階層の管理職がいるだけでなく、部門や職位により役割は異なります。しかしどの階層でも「部門目標の達成」と「部下・後輩の育成」は求められます。この役割を果たすために必要なのがマネジメント能力です。 このマネジメント能力もまた階層によって求められるスキルは異なります。 ハーバード大学のロバート・カッツ教授は、自身の論文で、管理職の階層に応じて求められるスキルを「テクニカルスキル」「ヒューマンスキル」「コンセプチュアルスキル」の3つに分けて提唱しました。これが「カッツモデル」と呼ばれる3つのスキルです。 この3つのスキルについて、ここから詳しく紹介していきます。 3. 管理職に必要な3つのスキルの具体的な内容 3つのスキルは、どれかが秀でていればマネージャーとして優れている、という訳ではありません。 自分が担う業務分野や会社の方向性によって、どのスキルがより必要になるか考えながらご一読ください。 3-1.テクニカルスキル テクニカルスキルは業務遂行能力のことで、業務を遂行するために必要となる知識や技術に関するスキルです。 例えば、自社が扱っている製品・サービスに関する知識や技術や業界の知識、業務プロセスに熟達していることがテクニカルスキルに該当します。 細かく区分していけば、情報収集力、分析力、プレゼンテーション力等も含まれます。 テクニカルスキルは、管理職のみならず若手社員でも重要視される傾向があるでしょう。 3-2.ヒューマンスキル ヒューマンスキルは対人関係能力のことで、仕事上の人間関係を構築するうえで人を観察・分析し、望ましい働きかけを選択・実行するスキルです。 管理職の場合、多くの関係者と関わりながら仕事をしていきます。 メンバーマネジメントだけでなく、メンバーの上司として顧客や取引先、あるいは会社の経営層と対峙する場面も多いものです。 人と関わりあって成果を出すためには、相手の意向を的確に把握し、適切な提案や解決策を提示する対応が求められます。また、組織間に対立や摩擦が生じたとき、折り合いを付ける調整機能も管理職の役目です。 仕事では、経営層や部下・同僚、顧客や取引先等多くの人と関わります。必ず誰かと関わって仕事を進める側面があるため、このスキルも幅広い階層に求められるでしょう。 3-3.コンセプチュアルスキル コンセプチュアルスキルは概念化能力のことで、全体感を持ち、思案作業から具体的な将来像を描き、解決策を導く能力に関係するスキルです。 例えば、伝わりやすい方針やビジョンを描いたり、現在の環境を分析して計画を立てたり、問題を解決する能力全般がコンセプチュアルスキルには含まれます。 業務上でトラブルが発生したとしても、管理職に本質的な課題をとらえる能力が備わっていれば、速やかに問題を解決に導くことができます。 変化が激しく先行きの見通しがききにくいVUCAの時代といわれる昨今では、より重要性が増しているスキルといえるでしょう。 5.管理職階層によって必要となる3つのスキルの違い 前述した3つのスキルを、階層ごとに比重分けしたのが下の図表です。 ローワーマネジメント(リーダー層)、ミドルマネジメント(幹部層)では、主としてテクニカルスキルとヒューマンスキルが求められ、トップマネジメント(経営層)に進むにつれ、コンセプチュアルスキルのウエイトが高まるとされています。 つまり、上階層になるほど総合判断や問題意識、問題解決の能力が求められるということになります。 注目すべきは、「ヒューマンスキル」は常に同比率であるという点です。管理職である以上、部下を育成しマネジメントしていくためには、人間関係を構築し、部下の働きを観察、分析できなければ部下はついてこないということでしょう。 4.管理職に必要となるスキルの高め方 管理職に必要なスキルは、実践を通じて開発できます。ここでは管理職の業務を行いながら、意識的にスキルを高めるポイントについて解説します。 人事部門主導で管理職のスキル開発する際も、このような現場の仕事とスキルを接続する観点を持つことは意味が大きいでしょう。 4-1.リーダーシップを発揮する 自組織の方針を伝える、メンバーを指導する等マネジメントの各場面で「自分がリーダーである」という自覚を持つことで、リーダーシップが発揮されやすくなります。 また、組織業績の振り返りや成功・失敗のパターン分析を理論的にまとめることで、リーダーとしての説得力が増す効果もあります。 「シェアド・リーダーシップ」「サーバントリーダーシップ」「オーセンティック・リーダーシップ」等、ビジネス環境に応じた「○○リーダーシップ」と呼ばれる理論は数多く存在します。 まずはどのようなリーダーシップを開発するかの目標を定め、意識的にスキル開発を進めるとよいでしょう。 4-2.コミュニケーション力を鍛える コミュニケーションをさらに紐解くと「対人間での情報共有や意思の疎通」のことです。 コミュニケーション能力は、それらをスムーズに行うことができる力のことです。 この力を鍛えるうえで大事な観点は「コミュニケーションは双方向のもの」ということです。 コミュニケーション能力を高めようとすると、「いかにうまく相手に伝えるか」を意識しがちです。 相手への情報伝達だけでなく、「相手からの情報をいかに上手に・的確に受け取るか」という観点も持っておきましょう。 コミュニケーション力に苦手意識がある方は、いきなり情報発信を訓練するより、相手の話を「聴く」訓練をする方がやりやすいでしょう。 また、自分が「この人はコミュニケーション力が高い」と感じる身近な人を観察するのも効果的です。 4-3.課題解決力を鍛える 課題を解決するには、何が課題なのかを把握する能力が必要です。 課題解決力は、一朝一夕には身に付きにくいスキルといえます。発生した課題に対して「なぜこうなったのか」「どうしたら解決できるか」と真摯に向き合う姿勢が重要です。真摯に課題に向き合って対応した結果、課題解決力が鍛えられていくのです。 日常的に「なぜ?」「どうして?」と問いかける習慣をつけ、物事の意味や背景を考えて分析するような思考の癖(ロジカルシンキング等)を身に付けましょう。 ただし実際の業務を通じて課題解決力を鍛えようとすると、ややもすると仕事の失敗にもつながりかねません。意図的にスキル開発をしたい場合は、研修等Off-JT(Off-The-Job Training)の場を活用することも推奨されます。 6.管理職向け階層別研修のポイント ここまで3つのスキルを紹介しましたが、具体的にこれらを育成する最適な研修内容はどのようなものでしょうか? 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2023.07.01

異業種交流を活用したグローバルマインドの育て方

ビジネススキル

人材教育

グローバル人材育成を考えるとき、最近よく叫ばれているのは「グローバルマインド」の必要性です。グローバルビジネスを成功に導くことができる人材とは、専門知識や語学力だけでなく自分の価値観や業界の垣根に縛られない広い視野と柔軟性を備えた人間であるという考え方です。その一環として、語学研修、海外短期勤務プログラム、クロスカルチャー研修などを導入している企業も多いことでしょう。今回はグローバルな視野を身につける効果的な方法のひとつとして、異業種交流に注目します。 異業種交流が打ち破る壁とは? 普段、私たちが日常業務や社内研修を通して学ぶことは、自分の働く業界にフォーカスした内容です。そこではどうしても自分の考えや価値観、知識などの“枠”に気付きにくいもの。異なるものの見方や世界に触れることで、初めて自分の立ち位置に気づき視野が広がるのです。 独立行政法人労働政策研究・研修機構による調査では、「正社員に今後求める能力・資質」という質問に対し「事業や戦略の企画・立案力」(40.5%)、「課題やリスクに対する想像力、思考力」(40.1%)、「新たな付加価値の創造力」(36.2%)という回答が寄せられました。「これまで求めてきた能力・資質」としては、同じ回答がそれぞれ32.2%、36.9%、28.0%だったことから、企業は社員が新しい発想力やより高い創造力を持つことに期待していることがわかります。 各業種の専門家同士による最新の情報や知見、知識の交換、取り組み方や考え方を知ることは、自社の課題へのヒントや新しい発想につながります。厳しい競争を迫られるグローバルビジネスでは、こうした“外を知る”ことで培われる企業の枠を超えた発想や、新規事業を起こすイノベーション力が求められているのです。 異業種交流でどのようなグローバル人材が育つのか 異業種交流は、グローバル化に対応できるマインド育成においてどのような効果をもたらすのでしょうか。以下に挙げてみましょう。 広い視野: 業界外の人と関わることで、自分の業界の常識にあるプラス面とマイナス面への気づき、異なるものの見方や解決法へのヒント、新しいビジネス動向への知識などを習得でき、視野が広がります。 柔軟な思考力: 新しい世界との接触は異なるものへの受容や理解を意味し、ものごとの多面性を理解することは「柔軟な思考力」を育てます。そして、これは個人の自律性を高めるだけでなく、自社の戦略を練るうえでも必要とされる能力です。 コミュニケーション力: 異なるバックグラウンドを持つ人との交流では、自分をどうアピールし、相手から何を引き出せるかという能力をフルに発揮する必要に迫られます。 伝える力: 自分と同じ知識や経験を持たない人に対しては、何ごとでも説明や理解を求める努力が必要となります。わかりやすく伝えるということは一見簡単そうですが実は難しいスキルです。話の通りやすい同業者との交流では培われにくい「伝える力」が鍛えられます。 人脈づくり: 異業種交流は、業種を超えたノウハウや技術、協力を得られる場です。新ビジネス進出へのヒントにもつながります。 異業種交流でグローバルなマインドセットを グローバル人材を育てるのは、語学力や海外経験だけではありません。むしろ、広い視野に裏づけられた創造力や発想力、柔軟性といったマインドセットが基礎となるのです。研修や人事育成の担当者はグローバルな視野を育てる意味で、社内に留まっていては得られない刺激をインプットできる異業種交流に取り組んでみてはいかがでしょうか。 参照サイト: 「「構造変化の中での企業経営と人材のあり方に関する調査」結果」 独立行政法人労働政策研究・研修機構 「異業種研究交流会」一般社団法人企業研究会 「アサヒビール、電通、ヤフー……エース社員研修に潜入」PRESIDENT Online  

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