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職場コミュニケーション改善5つのポイント|小さな工夫で効率化

2025.03.10

人事制度・組織づくり

キーワード
  • コミュニケーション
職場コミュニケーション改善5つのポイント|小さな工夫で効率化

社員にとって、職場のコミュニケーションの影響は少なくはありません。

職場環境の良し悪しを判断する指標として、企業では従業員満足度を調査する場合があります。満足度の高い企業ほど上司やリーダーが積極的に現場の声を汲み取り、チーム内のコミュニケーションも十分取られていると言われています。

昨今では、就職活動でも「コミュニケーション能力」が重視されるようになってきました。経団連が2018年に発表した「新卒採用(2018年4月入社対象)」に関するアンケート調査によると、選考にあたって特に重視した点に「コミュニケーション能力」を挙げる企業は82%に達しています。

その背景には、プロジェクトやチーム単位で仕事をする機会が増加したことや、メール、SNSといった伝達ツールが増えたこと等が挙げられるでしょう。

今回は「職場コミュニケーション」をテーマに取り上げ、メリットやどのような企業でも実践できるコミュニケーションのコツについてお伝えします。

高まりつつある職場コミュニケーションの重要性

「職場」は多くの社会人にとって、仕事をするうえでもっとも小さく身近な単位なのではないでしょうか。

ギスギスした職場でも構わないと思っている方は少数かと思いますが、昨今はより職場コミュニケーションの重要性が高まっています。

例えば、リモートワークに代表される多様な働き方の広がりが、背景として挙げられます。

かつてのように同じオフィスで対面の会話をしながら仕事を進めるスタイルだけではなく、メンバーの働く場所や時間の自由が広がっているのです。

そのことで、これまでと同じようなコミュニケーションのやり方では、ある種の「職場の結束感」の欠如を感じられている方も多いようです。

また、リモートワークによって職場の心理的安全性を感じられず、心身の不調を訴える人も一定数存在します。

心理的安全性とは「チーム内で対人リスクがなく、安全な場所であるとメンバー間で共有された状態」です。

このように現代では、マネジメントや人事部門が意図的に心理的安全性を確保するような工夫が、ますます求められているといえます。

職場コミュニケーションを良好にする3つメリット

具体的に職場コミュニケーションが良好になると、どのような利点があるのでしょうか。ここでは代表的な3つのメリットをお伝えします。

1. 仕事でのやり取りが円滑になる

まず部(課)内で考えてみましょう。顔を合わせる機会も多いため、部内では会話でのコミュニケーションが中心になります。

同じ目的を持ったチームの中で会話がないと、ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)が滞り、情報やノウハウの共有化が進みません。

隣の人が何をしているのか分からない状況が生まれ、チーム内の信頼関係が希薄になることで、結果的に業務が遅延・停滞してしまいます。

では他部署と協力するプロジェクトではどうでしょうか。

会議や打ち合わせで話をする機会もありますが、電話やeメールでの連絡が多くなります。

その分意識的にコミュニケーションを取らないと、溝が生まれる原因になります。

連絡を後回しにしたり、報告を怠ると意識にズレが生じ、万一プロジェクトが失敗したら責任の押し付け合いになることは必至です。

また、上層部(経営層)とのコミュニケーションも重要です。

大企業になるほど従業員数が増え、年齢層も広がります。

上層部の考えを円滑に現場に伝え、現場の状況を上層部に伝える仕組みが必要ですが、中間管理職が適切に伝達しないと、「会社の方針が分からない」「現場は何をしているのか」と、会社のあちこちがほころびます。全社一丸となるためには、タテのつながりも必要です。

つまり、コミュニケーションを図ることで、仕事のやり取りが円滑になり、効率化につながるのです。

2. 主体的な社員が増える

コミュニケーションが活発になると、社員一人ひとりの発言機会が増えるため、主体的な社員が増えます。

コミュニケーションをきっかけとして「自分はどのような考え方なのか」「どんな発言をするか」を考えるため、自分の考えをまとめる習慣が身に付きます。

このような主体性は、職場全体の生産性を向上させるうえで重要な要素です。

主体性のある社員が多い組織では、メンバー各々が自分自身で考えてアクションを起こすため、指示待ち状態が発生せず、組織全体としてのパフォーマンスが向上します。

3. アイデアが生まれやすくなる

コミュニケーションが多い職場では、創造的なアイデアが生まれやすくなります。

他者と会話を交わすことが、一人で思考するときと比較して、ひらめきや発想を得る確率を高めるからです。

特に自分にはない視点を得たときに、人は「もっとこうしたらどうなのだろう?」という新たな思考が生まれやすいものです。

さらには、職場メンバーとの会話を通じて「誰かのためになるアイデアを生み出したい」という意識も自然と芽生えるため、発想力が発揮されやすくなります。

お互いに認め合う雰囲気が整えば、創造的なアイデアが生まれやすい職場に近づくことでしょう。

職場コミュニケーションを改善する3つのコツ

職場でのコミュニケーションは、小さな工夫で驚くほど改善することも多いでしょう。ここでは、身近なコミュニケーション改善のコツをお伝えします。

①小さなコミュニケーションから始める

先ほどは部(課)内、他部署、上層部とのコミュニケーションを取り上げましたが、同期・同僚、他社、取引先等、コミュニケーションを取るべき相手は多くいます。

どこかに不信感が芽生えると、会社の業績に影響が出てしまうかもしれません。

ではどうすればコミュニケーションが取れるようになるのでしょうか。

ビジネス・コミュニケーション白書2021」によると、コミュニケーションが行われている場は、「会議・ミーティング」が6割と最も多く、次に「eメール・グループウェア等」が4割と続きます。

特に「eメール・グループウェア等」の割合は前年よりも順位を上げており、非対面のコミュニケーションは今後も一定比率で発生することが予想されます。

その反面、4割が「日常の会話」の必要性を感じており、ますます小さなコミュニケーションの重要性が増していることがうかがえます。

また、円滑なコミュニケーションに必要なこととして、「思いやり・気配り」「相手を理解しようとする意識」等が挙げられ、会話スキルの低下を危惧している企業が増えているようですます。

まずは小さなコミュニケーションとして、「あいさつ」「声かけ」を見直しましょう。

「おはよう」「お疲れさま」「調子はどう?」等、声をかけられた相手は「存在を認めてもらえた」という気持ちになり、信頼が生まれ、話しやすさを感じてくれるはずです。

返事が来たらお礼を言う。相手が話を始めたら聴く。「聴く」は意識して、相手のしぐさや表情を読み取りながら、身を入れ耳を傾けることです。

そうすることで会話のキャッチボールが進み、コミュニケーションが生まれていきます。

部(課)内ではマメにホウ・レン・ソウを行い、他部署や上層部とは意識してコミュニケーションを図りましょう。

どれも最初は小さなコミュニケーションですが、これが「始まり」です。eメールやSNSを使ったコミュニケーションでも、冒頭に一言、あいさつを入れるだけで相手の印象が変わります。そのうえで相手の話を「聴く」姿勢を大事にしましょう。

これを繰り返していけば、仕事がはかどる職場になり、ひいては全社が一丸となる会社になります。

②ツールを活用する

昨今は、コミュニケーションを活性化させたい場合には、ITツールの導入もお勧めです。手軽にテキストメッセージを使って会話ができるビジネスチャット等が、代表例でしょう。

仕事で相手に声をかけづらいと感じる理由は、相手の時間を奪ってしまうことへの罪悪感が根底にあります。

直接話しかけた場合、相手は仕事をしている手を一旦は休めなくてはいけません。

自分の事情で相手の時間を奪ってしまうことを懸念して、なかなか話しかけられない人も一定数存在します。

その点、チャットツールはeメールより手軽にコンタクトできるうえに、相手は好きな時間に返信できます。

チャットツールに限らずですが、オンラインイベントや社内の情報共有ツール等、昨今はITツールの活用も、職場コミュニケーションには欠かせない存在といえるでしょう。

③1on1ミーティングを実施する

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で30分程度話す定例ミーティングのことです。

業務の進捗状況の共有やサポートの検討等の目的のほか、ライトな日常会話や率直な意見を引き出す効果もあります。

1時間以上のきっちりとしたミーティングと比べると準備も不要なため、上司や部下といった立場を超えて、コミュニケーションが活性化しやすい場といえるでしょう。

コミュニケーションを変える2つの具体的ノウハウ

どのような施策を実施したとしても、コミュニケーションの印象は意外と身近なもので変化することが多いでしょう。
ここでは、コミュニケーション上での具体的なノウハウをお伝えします。

ノウハウ① 目を見る

会話をする際に、相手の目を見て話すことは、基本の動作といえます。

「目は口ほどに物を言う」の言葉に代表されるように、目を見て話すのは、伝わりやすいコミュニケーションの重要なコツのひとつです。

なかには、目を見て話すのが恥ずかしいと感じる方もいるかもしれません。

初めは目を直視するのではなく鼻を見て話すと、相手からも目を見られていると思われることが多いため効果的でしょう。

話すだけではなく、相手の話を聴く姿勢も重要です。

どちらかが一方的に話をしているだけでは、コミュニケーションは成立しません。

お互いの投げたボールをしっかりと受け止め、その内容を咀嚼して投げ返すという、キャッチボールのような意識が大切です。

ノウハウ② まず自分から話かける

コミュニケーションを良好にしたい場合、立場が上の人から話かけることも重要なポイントです。

コミュニケーションに限ったことではありませんが、社内改革を進めていくなら立場が上の人から積極的に取り組むことが大切です。

「上司がやらないならやらなくてもいいか」という気持ちが広がってしまうのを防ぐためです。

また、立場が上の人ほど仕事が忙しく、声をかけにくいと感じるメンバーもいます。

「周囲は自分に声をかけにくいのかもしれない」と感じる人ほど、自分から周囲に話しかける機会をもつべきでしょう。

まとめ

会社は人と人との集合体となるため、身近な職場のコミュニケーションが良好であることは、仕事を進めるうえでは軽視できないでしょう。

昨今はITツールも発達しているため、職場のコミュニケーションを円滑にする施策もさまざまなバリエーションがあります。

例えば組織の方針を期初にしかメンバーに伝達していない組織等では、ITツールを有効活用して、こまめに方針やビジョンを共有するのも有効な手段でしょう。

客観的に職場のコミュニケーションの課題を見つめなおし、手を付けられるところから着手してみてはいかがでしょうか。

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社内コミュニケーションの活性化は、業務効率の向上や組織力の強化につながるだけでなく、社員の満足度といった意識面の改善にも大きく貢献します。 頭では分かっていつつも、コミュニケーションを促進するために、何か具体的な施策を投じているかと聞かれると、頭を抱えてしまう方も多いのではないでしょうか。 今回は、社内コミュニケーションに関する企業の意識調査を確認しながら、その対策について考えていきます。 また、他社のコミュニケーション促進事例も記事の後半では紹介します。部分的にでも自社で導入できる施策は参考にしていただければ幸いです。 コミュニケーション不足が業務の障害となると考える企業は9割以上 HR総研の調査によると、コミュニケーション不足が業務の障害となると考える企業の割合は97%と非常に高く、どの企業もコミュニケーション不足による経営への弊害をよく認識していることがうかがえます。 また、約8割の企業が社内のコミュニケーションに課題があると感じています。 具体的には、「部門・事業所間」のコミュニケーションを挙げた企業が約7割ともっとも多く、次に約半数が「経営層と社員間」と回答しています。 コミュニケーションの問題は、普段対面する機会が少ないところで発生しやすいようです。 さらに、部署内であっても「部長とメンバー」「課長とメンバー」「メンバー同士」「部長と課長」等でコミュニケーションの改善の必要性が認識されています。 参考:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告|HR総研 ※職場でのコミュニケーションの大切さについては、「仕事の効率化はコミュニケーションが取りやすい職場から」も併せてお読みください。 社内のコミュニケーションを阻害する要因は「組織風土・社風」 社内のコミュニケーションを阻害している要因としては、「組織風土・社風」を挙げる企業が54%と最も多く、「対面コミュニケーションの減少」(50%)、「コミュニケーションスキルの低下」(48%)が続きます。 具体的には、以下のような原因が考えられます。 管理層が積極的にコミュニケーションをとる意識が低く、対話の必要性が風土として根付かない メールのやり取りが中心となり、対面コミュニケーションが減っている ITツールがコミュニケーションの主要手段となり、相手を気遣いながらコミュニケーションを図るスキルが低下している 効率を重視した結果、職場で雑談する機会が減少し、仕事をこなすだけの関係になっている 風土や社風は内部にいると分かりにくいものですが、コミュニケーションを阻害する原因は、できるだけ客観的に把握するようにしましょう。 企業が実施して効果があった15の施策 社内コミュニケーションを改善するための施策としては、「社内報」がもっとも多く、約3分の1の企業で実施されています。 「コミュニケーション不全の防止・抑止策」として挙げられた上位15項目は、以下の通りです。 社内報(34%) レクリエーション(31%) 従業員アンケート(30%) 自己申告制度(29%) 経営層との定期面談・ミーティング(27%) クラブ・サークル活動(24%) コミュニケーション研修(23%) 社員総会・キックオフ(21%) 社員旅行(21%) 飲み会補助(21%) コーチング研修(20%) メンター制度(17%) 運動会・スポーツ大会(13%) 社内公募制度・社内FA制度(10%) 社内ブログ・SNS(9%) 従業員の意識調査や研修、社内公募といった制度や研修を通して社内のコミュニケーションの改善に取り組んでいるほか、レクリエーション、クラブ活動、社員旅行等、仕事以外で社員同士が交流を図れる機会を設ける企業が多いようです。 また、経営層との直接対話ができるような場があると、経営側のビジョンを知る絶好の機会となり、モチベーションの向上につながるとの声も聞かれます。 昨今の傾向としては、オンラインツールが社内コミュニケーションの促進に活用されています。リモートワーク下で、オンラインツールの活用が進んだ企業も多いのではないでしょうか。 なお、コミュニケーション研修には、eラーニングも活用されています。詳しくは、「eラーニングとは?概要からメリットや最新トレンドを徹底解説」をご覧ください。 あらためて社内コミュニケーションの意義とは 社内コミュニケーションは重要と思いつつも、あらためて意義を考えてみたことがないという方も多いのではないでしょうか。 ここでは、社内コミュニケーションの意義と促進するメリットをお伝えします。 メリット①社内の活性化・生産性の向上 社内でコミュニケーションが良好であることは、社内風土の活性化につながります。 社員が自分の意見を積極的に場に出せる風土であれば、能動的に仕事に取り組みやすくなります。 仮にモチベーションが低下したときであっても、周囲に相談することで気持ちが持ち直す効果もあるでしょう。 コミュニケーションが円滑であることは、業務の生産性にも寄与します。 常に情報共有がなされた状況であれば、業務の連携ミス等が発生しにくくなるでしょう。 業務分担が適切になされて周囲に共有ができていれば、効率が上がるだけでなく、誰かが困っているときにも手を差し伸べやすくなります。 このようにコミュニケーションが雰囲気の活性化や業務の生産性に与える影響は、非常に大きいといえます。 メリット②エンゲージメント向上による離職率の低下 社内コミュニケーションが良好であれば、会社へのエンゲージメントが担保され、離職の防止にも効果があります。 仕事をしている時間は意外と長いので、職場の人間関係が悪いと、退職意向が高まりやすい傾向があります。 厚生労働省の調査「平成30年若年者雇用実態調査の概況」によると、会社を辞職した主な理由の一位は「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかった」で、30.3%でした。 注目すべきは、第二位が「人間関係がよくなかった」で、選択率は26.9%である点です。 参照:平成30年若年者雇用実態調査の概況|厚生労働省(外部リンク) 日頃から社員同士が良好なコミュニケーションをとれる環境であれば、人間関係の悩みが減ることになるため、結果的に離職率の低下が期待できます。 企業9社の社内コミュニケーション成功事例 最後に、昨今企業で多く取り入れられているオンラインツールを活用した、社内コミュニケーション活性化の成功事例を9社お伝えします。 ①ヤフー株式会社【1on1ミーティングの実施】 ポータルサイト「Yahoo!JAPAN」を展開するヤフー株式会社では、コミュニケーションの円滑化のために、1on1ミーティングを活用しています。 週に1回、30分間の1on1ミーティングを行っているのですが、実施の目的を「部下のための時間」と掲げているのが特長的です。 ヤフーは外部の専門家にアドバイスをもらいながら、1on1のカリキュラムを会社にフィットする形にブラッシュアップもしています。 ミーティングはオンラインでも行われ、今では約6,000人の社員が1on1ミーティングを実施しているそうです。 企業サイト:ヤフー株式会社 ②株式会社ディー・エヌ・エー【全社員にビジネスチャットツール導入】 ゲーム開発・配信を行う株式会社ディー・エヌ・エーでは、約3,000人の全社員にビジネスチャットツール「Slack」を導入しています。 かつては一部の部署のみの導入でしたが、全社導入によって、部署間を超えたコミュニケーションが活発になりました。 部門をまたいで気軽に相談し合える環境を構築することで、仕事で接点がない人ともコミュニケーションをとる機会となったそうです。 導入後は1日当たり、7~8万のチャットメッセージが、部門の枠を超えてやりとりされているとのことでした。 企業サイト:DeNA ③ディップ株式会社【全社員オンライン総会の実施】 「バイトル」等の求人サービスを展開するディップ株式会社では、コロナウイルス感染症の流行期以降、全社総会をオフライン実施からオンラインに切り替えています。 単にオンライン化するだけでなく、「みんなで同じケーキを食べる」や「会社のロゴ入りのドリンクを配り乾杯する」等、温もりが伝わる演出が特徴です。 2,400人の一体感の醸成は難易度が高そうですが、各種工夫によって、アンケートでは「オンラインでも参加感を感じた」や「ディップの熱を感じた」等の前向きな反応が得られたそうです。 企業サイト:ディップ株式会社 ④株式会社サイバーエージェント【全社棚卸会議の実施】 インターネット広告やゲーム事業等を行う株式会社サイバーエージェントでは、「全社棚卸会議」という名称のオリジナルの取り組みをしています。 名称の通り、全メンバーが担当している業務を可視化したうえで、やめる業務やプロセスを変える業務等、棚卸を行っているのです。 仕事のパフォーマンス向上だけではなく、他のメンバーの業務理解の促進も進み、インナーコミュニケーションの効果もありました。 業務改善と聞くと堅苦しい雰囲気もありますが、ユニークな名称で社員が参加しやすい工夫も参考になるでしょう。 企業サイト:サイバーエージェント ⑤サイボウズ株式会社【感動課の設立】 ソフトウェア開発を行うサイボウズ株式会社では、2011年に「感動課」というインパクトが大きい名称の組織を設立しています。 感動課のミッションは「社員を感動させること」とし、イベントの企画や社内報の制作等が主な業務内容です。 あえてコミュケーション促進に集中する部門を作ることで、社員でも気がつかないエピソードの発見等につながったようです。 企業サイト:サイボウズ ⑥カルビー株式会社【オープン社内報の発行】 菓子メーカーの老舗であるカルビー株式会社が行っているのは、noteを活用したオープン社内報です。 具体的には、商品の開発経緯やそこに込めた社員の想い等を発信しています。 他メンバーの業務理解促進とともに、商品や会社への愛着やエンゲージメントが芽生えやすい仕掛けです。 社内報は比較的古典的なコミュニケーション促進手法ですが、現在は利便性の高いインターネットツールも増えてきたため、導入しやすい施策といえるのではないでしょうか。 企業サイト:カルビー ⑦エン・ジャパン株式会社【バーチャルオフィスの設立】 人材サービスを展開するエン・ジャパン株式会社では、「バーチャルオフィス」を導入しています。 きっかけは、テレワークによって心身の不調を訴える社員が増加したことだそうです。 これまでもSlackやZoom等のコミュニケーションツールは導入していたものの、リアルのコミュニケーション減少が、ストレスにつながっている社員が多かったのです。 社員のコミュニケーション促進だけでなく、新入社員や中途入社者にオフィスの雰囲気を伝えることにも役立っているそうです。 企業サイト:エン・ジャパン ⑧株式会社ブイキューブ【オンラインオフィスデーの設定】 ビジュアルツールの開発や運用を行う株式会社ブイキューブでは、月に1回「オンラインオフィスデー」を設定しています。 原則テレワークを推奨しているため、希薄になりがちな社員同士の交流を促す目的があります。 自社開発のオンラインイベントプラットフォームを活用し、「雑談のフロア」や「ミーティングフロア」等、フロアごとに目的や雰囲気を分けているそうです。 孤独を感じやすいテレワークの気分転換として、気軽な息抜きや交流を促す場として効果があるでしょう。 企業サイト:ブイキューブ ⑨株式会社ビットエー【オンラインキックオフ会の開催】 Web制作を展開する株式会社ビットエーでは、全社員参加のキックオフを期末に実施しています。 事業部ごとの振り返りや来期戦略の共有、表彰等、メニュー自体はオフラインと同じです。 一方、YouTubeのライブ配信機能や、ニュースのようなテロップの演出等、臨場感が高いライブ配信となっています。 ライブ配信と同時チャットワークでキックオフ用のグループを作成し、オンラインでも盛り上がるような工夫も施しているそうです。 企業サイト:ビットエー まとめ 社員が働きたいと思う環境や働きやすい環境を整えるには、社内コミュニケーションの円滑化が不可欠です。応急処置的な施策に留まらず、継続的な取り組みがコミュニケーションを活性化する重要なカギとなるでしょう。 社員の学習管理から業務に即した内製コンテンツの作成までオールインワンのクラウド型学習システム「Cloud Campus(企業向け)」については、こちらをご覧ください。 低コストで厳選コンテンツ見放題!Cloud Campusコンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 社内のコミュニケーションを活性化させる手法を含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

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「新入社員のために業務マニュアルが必要になったが、作り方が分からない」 「今の業務マニュアルの内容が分かりにくいと指摘されたが、改善方法が思いつかない」 業務の円滑な遂行には、マニュアルや手順書の作成が必要不可欠といっても過言ではありません。 しかし作る機会がそこまで頻繁にない業務マニュアルは、作り方のステップや理解を促すコツが分からないという声も聞かれます。 この記事では、業務マニュアルを作成する手順や、内容を伝えやすくするためのポイントを解説します。はじめて業務マニュアルを作成する方や、現在お使いの業務マニュアルを改善したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。 業務マニュアルを作るメリットとは? はじめに、業務マニュアルを作成することで得られるメリットを紹介します。 1-1.業務の品質が担保できる 業務マニュアルがあれば、業務の品質維持・向上が期待できます。 業務の進め方を各個人に任せてしまうと、それぞれが行いやすい手順で進められる反面、タスクの対応もれや品質が個人に依存してしまう恐れがあります。 業務マニュアルを作成すれば、誰でも一定の品質を保ちながら業務を遂行できるのです。 さらに、基準となるマニュアルがあれば各個人の達成度を明確化できるため、指導や評価を行うマネジメント層にも役立つでしょう。 1-2.業務の効率化ができる 業務の流れをマニュアル化することは、作業工数の削減や業務効率に寄与します。 マニュアルがなく業務の流れを説明すると、伝える側にも教わる側にも工数が発生することになるでしょう。作業開始後に業務プロセスを忘れてしまった場合にも、自己流のやり方で進めてしまったり、上長に質問したりしなくてはなりません。 業務マニュアルがあれば、レクチャーの工数を減らし、業務を効率化できる可能性が高まるのです。 業務マニュアルは、引継ぎ場面でも効果を発揮します。常に業務マニュアルの内容を最新化しておけば、異動が決まってから慌てて業務マニュアルを作る必要もなくなります。 作成手順 実際に業務マニュアルを作成するときの、一般的な5つのプロセスを紹介します。 2-1.マニュアルの範囲を決める 作成の準備段階として、業務マニュアルの適用範囲を決定します。 業務マニュアルの作成範囲を決めないまま作成を始めてしまうと、必要な業務がもれていたり、必要のない範囲までマニュアル作成したりする無駄が生じます。 作り直しの手間が発生するだけでなく、運用し始めても作業担当者に必要な情報がなく、効果を発揮しない可能性もあるでしょう。 あらかじめ作成するマニュアルで業務プロセスのどこまでをカバーするのか決めることが大切です。 2-2.作成スケジュールを決める 業務マニュアルの目的や範囲が明確になったら、続けてマニュアル作成のスケジュールを決定します。 「いつまでに、どのくらいの時間をかけて作成するか」という計画がなければ、ほかの業務に追われてマニュアル作成が進まないことや、必要以上に作成に工数をかけることにもなりかねません。 スケジュールの決定時には、併せてマニュアル作成に必要な工数や人材の数も見積もっておくとよいでしょう。 2-3.マニュアルの構成を決める 次にマニュアルの構成を決めます。マニュアル全体の目次や章立てを作るイメージです。 業務によっては「最初に全体像を示したほうが良い場合」「作業プロセスを順序立てて示したほうが良い場合」等のケースが考えられます。対象業務の理解を促しやすい構成を、あらかじめ決める必要があります。 構成ができあがった段階で、上長や他の作業担当者にチェックしてもらうと、作成の手戻りが発生しにくくなるでしょう。 2-4.マニュアルを作成する 実際に構成にそって、内容を埋めていきます。 業務プロセスに応じてマニュアル作成者が異なる場合は、書き方やスケジュールを含めて依頼を行ってください。 2-5.テスト運用・改善を行う マニュアルの作成を終えても、実際に運用しなければ使い勝手は確認できません。 そのため作成後にはテスト運用を行い、問題があればその都度改善を試みることが重要です。 範囲が広い業務のマニュアルなら、一定プロセスごとにテスト運用をして、内容の改善を行う方法も有効でしょう。 分かりやすい業務マニュアルのポイント 誰にでも分かりやすい業務マニュアルにするための、作成ポイントをお伝えします。 3-1.5W1Hを意識する マニュアルの内容は具体的、かつ初めて業務にあたる人にも伝わりやすいことが大切です。 具体性を出すためには、「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hを意識して作成します。5W1Hはビジネスシーンにおける基本の考え方であり、他者に何かを共有する際には欠かせない視点です。 5W1Hを意識してマニュアルを作成することで、利用者が理解しやすいマニュアルになるでしょう。 3-2.見やすさを工夫する マニュアルはイラストや画像・動画等をうまく組み合わせることで、視覚的に分かりやすくなります。 文字だらけのマニュアルは、一目でポイントが分かりづらく、読んで理解するのに時間がかかります。もとより、読む気が起きずにマニュアルが使われないということも発生するでしょう。 昨今は、動画で業務マニュアルを作成するケースも増えています。 イラストや画像と比べると、動きを通じて内容を伝えられるため、読み手の理解を促しやすいメリットがあります。 3-3.誰でも分かるように簡潔に書く 業務マニュアルは、初めてその業務を行う人でも分かるように作ることが大切です。 業務経験のない新入社員でも、内容が理解できるようなマニュアルをめざしましょう。 専門用語や初心者が理解できない言葉はなるべく避け、誰でも分かる言葉で記載することが求められます。 仮に専門用語や業界用語を用いる場合は、注釈を入れるようにしましょう。 3-4.定期的に見直し・改善をする 業務マニュアルを作成したあとはそのまま使い続けるだけではなく、定期的に更新や見直しを行うことが大切です。 運用が変更になったにも関わらず、業務マニュアルが更新されないままだと、現場の混乱を招く原因になります。運用変更時の更新とともに、定期的な見直しの機会を設けましょう。 業務マニュアルのテンプレート例 マニュアルを作成する際に、一般的によく使用されるテンプレートを紹介します。いくつか確認をしてみて、自社の業務マニュアルにフィットしやすいテンプレートを見つけてください。 4-1.Microsoft Word・PowerPoint・Excelの開発元であるMicrosoft社が提供しているテンプレート集です。 Word版では、ビジネスレターや案内状のテンプレートが充実しており、PowerPoint版では背景のデザインが多く用意されているのが特長です。 Excel版では、業務経費報告書や請求書等、数字を扱った業務のテンプレートが多く用意されています。 Word:https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word PowerPoint:https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word Excel:https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word 4-2.bizocean bizoceanは、ビジネスパーソンを対象とした『書式の王様』をはじめ、ビジネスに関連するコンテンツを提供しています。 マニュアルのテンプレートも充実しており、Word・PowerPoint・Excel版が用意されているのが特長です。 bizocean:https://www.bizocean.jp/doc/ 4-3.SILAND.JP SILAND.JPは、Word、Excelのマニュアルテンプレートが用意されています。 操作マニュアルや運用マニュアルの作成用テンプレートが充実しており、システムの操作方法や運用オペレーション等を伝えるときに活用できるでしょう。 SILAND.JP:http://siland.jp/ 業務マニュアルの活用事例 最後に、業務に求められる動きや必要知識をマニュアル化して活用している事例をご紹介します。ぜひ自社の状況と照らし合わせながらご一読ください。 5-1.ケアパートナー株式会社 介護施設内で使われる業務マニュアルと研修関連資料のペーパーレス化を達成した事例です。 ガイドラインやマニュアルをeラーニング化したことで、全国の介護施設の現場から「業務負担が減った」という声が多く寄せられたそうです。 eラーニングの動画を活用して通所介護事業所で提供している機能訓練である「マシントレーニング」の説明や案内を動画にしたところ、「分かりやすい」「OJTの手間が省ける」と好評だったようです。 ▶▶「ケアパートナー株式会社」事例を詳しく読む 5-2.スターティア株式会社 若手営業担当の育成、社内ノウハウの共有を、DX改革としてクラウド上で展開した事例です。 ヒューマンリソースによるマネジメント裁量の若手営業教育が限界になっていた同社。モバイルで効率的に学べるシステムを検討していたそうです。 わずか2名の体制で週2本のコンテンツを公開し、現場の課題に即した企画も採り入れていきました。 初年度で受講率約85%を達成し、他部門への展開で全社的なプロジェクトになったそうです。 ▶▶「スターティア株式会社」事例を詳しく読む 5-3.セゾン自動車火災保険株式会社 リモート研修の需要に合わせ、研修理解度が把握できるeラーニングシステムを構築した事例です。 対面とオンラインで交互に学ぶ新しい研修スタイルを実施しました。研修受講者の学習を促すため、「チャレンジ問題」「リベンジ問題」と称して、同じ問題を2回解くようコースを組んでいます。 1年間で理解度をはかるテストにおける平均が80点となり、また研修時間も2,800時間削減することができ、外部機関からも表彰されたそうです。 ▶▶「セゾン自動車火災保険株式会社」事例を詳しく読む まとめ 業務マニュアルがあると、業務の属人化を防ぐことができ、効率化や品質担保に効果があります。 使う側にとって分かりやすい内容にする必要があるため、あらかじめ作成手順やコツを把握してから着手するようにしましょう。 昨今は動画で動きを取り入れた業務マニュアルも、業務担当者の理解を促しやすいと評判になっています。 自社で使いやすい業務マニュアルの作成方法を探し、現場で活用しやすいマニュアル制作を心がけてください。 eラーニングとは?概要からメリットやトレンドまで徹底解説 eラーニング導入で失敗しないための3つのポイントを解説 効果の高いeラーニング教材の作り方と3つのポイント【企業事例付き】 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

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