「最近、些細な出来事がきっかけとなり、社員の退職が続いている気がする」 「日本企業は従業員エンゲージメントが低いと聞いたことがあるが、どうしたらエンゲージメントを高められるのか分からない」 労働力不足が続く日本企業で、社員に会社に留まるのみならず、ポテンシャルを最大限に発揮してもらうためには、従業員エンゲージメントは欠かせない要素でしょう。 しかし従業員満足度と何が違うのか、あるいはエンゲージメントを高める方法が分からないという声もよく耳にします。 今回は、どのような企業にも求められる従業員エンゲージメントについて、その定義から、エンゲージメントを高めるメリットや高めるためのポイント、事例までご紹介します。 従業員エンゲージメントとは何か 従業員エンゲージメントとは、従業員が自発的に「会社や仕事に貢献したい」と感じる意欲のことです。「愛社精神」や「愛着心」とも呼ばれることがあります。 英語の「エンゲージメント（engagement）」には「契約」という意味が含まれており、従業員と企業間での強くて固い結びつきをさす言葉です。 人事管理の分野でエンゲージメントの概念を最初に導入したのは、1990年のボストン大学カーン教授の研究です。従業員の仕事への心理的な没頭度合いが、個人の成果や企業業績を左右するという見解を示しました。 その後2007年にASTD（American Society for Training & Development）で組織エンゲージメントに関するレポートが発表され、欧米を中心に従業員エンゲージメントの概念が浸透していきました。 従業員満足度との違い 従業員エンゲージメントと似た概念として、従業員満足度が挙げられます。 Employee Satisfactionを略して「ES」と呼ばれることもあります。 従業員満足度とは、労働条件や働く環境に左右される「外発的動機付け」の要素が大きい概念です。 外発的動機付けは満たされていないと不満につながってしまうものの、条件がよければよいほど社員のモチベーションにつながるわけではありません。 一方、従業員エンゲージメントは、自身の興味や好意によって内側から沸き起こる「内発的動機付け」に該当します。 給与に代表される労働条件ではなく、企業のミッション・ビジョンや仕事の意義に共鳴し、その達成のために自ら貢献したいと思っている状態が、エンゲージメントが高い状態といえます。 従業員エンゲージメントが重要視される理由 従業員エンゲージメントが重要視される理由のひとつとしては、昨今の日本の労働力不足が挙げられます。 社員がポテンシャルを最大限に発揮し、中長期にわたり自社で貢献してもらうためには、エンゲージメントが重要だからです。 単に給与等の労働条件のみで自社にいる社員ばかりであれば、他社からもっと高い給与を提示されれば、転職してしまう事態も招きかねません。 また、昨今の新型コロナウイルスの影響でリモートワークが浸透したこともあり、従業員のエンゲージメントがさらに重要視されるようになりました。 例え非対面の働き方であっても、自律的に組織に貢献しようと思うエンゲージメントの概念が、あらためて必要だと感じている企業が増えたのではないでしょうか。 日本企業の従業員エンゲージメントの状態 日本企業の従業員エンゲージメントの状態は、残念ながら決して良好とはいえません。 日本で急速に従業員エンゲージメントが注目されたきっかけは、2017年に米国の調査会社ギャラップによる従業員エンゲージメント調査です。調査結果では、日本企業の「熱意あふれる社員」の割合はわずか6％で、調査国139ヵ国中132位と最低ランクに近い順位だと判明したのです。 参照 ※4：【日本経済新聞】「熱意ある社員」6%のみ　日本132位、米ギャラップ調査 この衝撃的な調査は多くのメディアで報じられ、日本企業で「従業員エンゲージメント」という概念の認知が広がっていきました。報酬や労働環境への満足を超え、従業員自身の内側から沸き起こるエンゲージメントは、多くの日本企業では目新しい概念だったのです。 エンゲージメントを高めるメリット 従業員エンゲージメントを高めるメリットについて、数値で検証されている2点について紹介します。 業績向上が期待できる 従業員エンゲージメントの重要性が世界的に広まったのは、エンゲージメントが企業業績や生産性向上へ寄与することが、データで明らかになったからです。 米国ウイリス・タワーズワトソン社の調査では、「持続可能なエンゲージメント」が高い企業は、低いエンゲージメントの企業に比べて、一年後の営業利益率の伸びが3倍であったという結果が出ています。 さらに日本でも2018年にリンクアンドモチベーションと、慶應義塾大学ビジネス・スクールの共同研究により、従業員エンゲージメントの向上は、営業利益率および労働生産性向上に寄与することが分かりました。 参考：「エンゲージメントと企業業績」に関する研究結果を公開 このような調査結果を基にして、企業規模を問わず従業員エンゲージメントを高める動きが加速するようになったのです。 離職率の低下につながる エンゲージメントが高い状態の従業員が多いと、従業員の定着力を上げることができます。 企業によるエンゲージメント向上のための取り組みは、組織へ愛着を持ったり、この企業で働く意味を見出したりする社員を増やすための活動です。 実際にある調査では、エンゲージメントの高低によって、離職率に差が生じていることも実証されています。 参考データ：「Driving Performance and Retention Through Employee Engagement」CEB社 労働力不足に悩む企業が多い昨今の状況では、従業員の離職を防止できることは大きなメリットといえるでしょう。 従業員エンゲージメントを構成する3つの要素 従業員エンゲージメントを高めたいと考えるのであれば、まずはどのような場合にエンゲージメントが高まるかを理解する必要があります。 ここからはエンゲージメントが高まりやすい3つの要素について紹介します。 1．貢献 組織で仕事をしている以上、自分の動きが誰かの役に立っている貢献感は欠かせません。 例え「議事録を取る」「リマインドメールを送る」のような小さな動きであっても、相手から「ありがとう。助かりました」のような反応が得られると、さらに自発的な行動が加速します。 2．成長 仕事を通じて、これまでできなかったことができるようになれば、よりモチベーションは上がります。 特に若手社員は「成長」や「スキルアップ」を重視する傾向があります。 仕事を通じて自分ができる範囲が広がる環境であれば、環境に対しての感謝とともに、さらに成長を通じた貢献をしたいと感じるはずです。 3．実現 自分がめざすビジョンに対して、現状の仕事が役立っていると思うことは、エンゲージメントを高めやすいポイントといえるでしょう。 会社で過ごす時間や仕事に費やす時間は少なくありません。 その時間を「自分のキャリアプランの実現に意味のある時間だ」と感じることは、報酬等の条件では得がたい経験と思えることでしょう。 従業員エンゲージメントを高める6つのキーポイント 従業員エンゲージメントを高めたいと思った際に、参考にしていただける6つのポイントをお伝えします。 経営方針・トップの経営手腕への信頼 会社員である以上、トップの経営方針や手腕はエンゲージメントを左右する重要要素です。 企業経営は、いわば船旅と一緒です。 舵取りが信頼できないと、乗組員は安心して仕事をすることができず、仲間との結束も揺らいでしまうでしょう。 経営の状況や戦略を定期的に社員と共有し、積極的にコミュニケーションをとることが大切です。 働きがい・働く誇り 仕事を通して自分を高められる、または、社会に貢献できるといった働きがいと誇りが、自発的な仕事へのコミットメントにつながります。 同僚との良好な関係 互いを尊重し協力し合える職場の人間関係は、職場での安心感や所属意識、働く楽しみを与えてくれます。 同じ目標に向かい協働していくためには、良好な人間関係が欠かせません。 自分の意見を聞いてもらえる・評価してもらえる環境 自己肯定感を得られないと、人は不満を抱えるものです。自分の頑張りを正当に評価してもらえる環境はやる気の維持には不可欠です。 自分のキャリアの将来性 その企業で働き続けることに対する不安は、離職に直結します。 優秀な人ほど自分の将来について真剣に考えており、将来への見通しは働きがいとつながっているのです。 企業の職場環境改善への取り組み 昨今は「仕事に集中できる環境作り」「ライフプランに応じた働き方の選択」が企業に求められています。 会社が働く環境を改善するために、さまざまな施策に取り組む姿勢は、従業員の会社への愛着心とやる気を高めるでしょう。 従業員エンゲージメントを高めている好事例 最後に、従業員エンゲージメントを高めるために、参考となる事例を2つ紹介します、 スターバックス コーヒージャパン コーヒーチェーンのスターバックスは、従業員が学士号を取るための資金サポートを行うといった、ユニークな経営でも知られています。日本のスターバックスでも、自己研鑽への補助を行い、従業員が業績向上のためスキルを磨くサポート制度があるのです。 さらに、このようなサポート制度だけではなく、働き方に関する根本的な考え方も他社とはやや異なっています。チェーン展開をする飲食店としては珍しく、マニュアルがほぼ存在しないというのもその一例でしょう。 マニュアルで従業員を管理するのではなく、アルバイトやパートタイマーを含めた全スタッフを「パートナー」と呼び、理念に共感してもらうように働きかけているのです。 現実的には、数多くのスタッフの行動をマニュアルで管理・規制するのは至難の業でしょう。そこで、スターバックスでは従業員エンゲージメントを高めることで「自律的」「自発的」に、顧客や店舗のためを思った行動を促しているのです。 参考：マニュアルのないスターバックスは、なぜエンゲージメントを高められているのか（前編） 　　　マニュアルのないスターバックスは、なぜエンゲージメントを高められているのか（後編） LIXIL LIXILは、浴室やキッチン等、生活回りの住設メーカーです。 昨今は、人口減少にともなう新築工事の減少が予測されていることもあり、現在の顧客とのつながりの強化が求められていました。 そこでLIXILでは、従業員エンゲージメントと顧客ロイヤリティの関係に着目しました。 具体的な施策としては、エンゲージメントサーベイの月1回の実施です。 かつては一年ごとに従業員満足度調査を行っていましたが、より短いサイクルでタイムリーに従業員の意識をつかむ必要があると考えました。そのため、エンゲージメントサーベイを月1回の頻度で実施し、定点観測することにしたのです。 サーベイの結果を受けて、従業員エンゲージメント向上のための具体的な取り組みも展開しています。情報共有システムを活用し、社員が必要としているサポートをリアルタイムに把握する取り組み等がその一例です。 参考：LIXILが実践する従業員エンゲージメント向上と顧客志向の徹底 まとめ 従業員エンゲージメントの考え方は、従来の日本企業では馴染みが薄かった概念であるかもしれません。 しかし、ビジネス環境が複雑化・グローバル化し、日本独自の雇用形態や人事制度が企業競争力につながりにくくなった昨今、無視できない概念といえるでしょう。 いま一度、従業員の持てる力を発揮してもらうため、従業員エンゲージメントを高める取り組みに目を向けてはいかがでしょうか。

社内コミュニケーションの活性化は、業務効率の向上や組織力の強化につながるだけでなく、社員の満足度といった意識面の改善にも大きく貢献します。 頭では分かっていつつも、コミュニケーションを促進するために、何か具体的な施策を投じているかと聞かれると、頭を抱えてしまう方も多いのではないでしょうか。 今回は、社内コミュニケーションに関する企業の意識調査を確認しながら、その対策について考えていきます。 また、他社のコミュニケーション促進事例も記事の後半では紹介します。部分的にでも自社で導入できる施策は参考にしていただければ幸いです。 コミュニケーション不足が業務の障害となると考える企業は9割以上 HR総研の調査によると、コミュニケーション不足が業務の障害となると考える企業の割合は97％と非常に高く、どの企業もコミュニケーション不足による経営への弊害をよく認識していることがうかがえます。 また、約8割の企業が社内のコミュニケーションに課題があると感じています。 具体的には、「部門・事業所間」のコミュニケーションを挙げた企業が約7割ともっとも多く、次に約半数が「経営層と社員間」と回答しています。 コミュニケーションの問題は、普段対面する機会が少ないところで発生しやすいようです。 さらに、部署内であっても「部長とメンバー」「課長とメンバー」「メンバー同士」「部長と課長」等でコミュニケーションの改善の必要性が認識されています。 参考：「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告｜HR総研 ※職場でのコミュニケーションの大切さについては、「仕事の効率化はコミュニケーションが取りやすい職場から」も併せてお読みください。 社内のコミュニケーションを阻害する要因は「組織風土・社風」 社内のコミュニケーションを阻害している要因としては、「組織風土・社風」を挙げる企業が54％と最も多く、「対面コミュニケーションの減少」（50％）、「コミュニケーションスキルの低下」（48％）が続きます。 具体的には、以下のような原因が考えられます。 管理層が積極的にコミュニケーションをとる意識が低く、対話の必要性が風土として根付かない メールのやり取りが中心となり、対面コミュニケーションが減っている ITツールがコミュニケーションの主要手段となり、相手を気遣いながらコミュニケーションを図るスキルが低下している 効率を重視した結果、職場で雑談する機会が減少し、仕事をこなすだけの関係になっている 風土や社風は内部にいると分かりにくいものですが、コミュニケーションを阻害する原因は、できるだけ客観的に把握するようにしましょう。 企業が実施して効果があった15の施策 社内コミュニケーションを改善するための施策としては、「社内報」がもっとも多く、約3分の1の企業で実施されています。 「コミュニケーション不全の防止・抑止策」として挙げられた上位15項目は、以下の通りです。 社内報（34％） レクリエーション（31％） 従業員アンケート（30％） 自己申告制度（29％） 経営層との定期面談・ミーティング（27％） クラブ・サークル活動（24％） コミュニケーション研修（23％） 社員総会・キックオフ（21％） 社員旅行（21％） 飲み会補助（21％） コーチング研修（20％） メンター制度（17％） 運動会・スポーツ大会（13％） 社内公募制度・社内FA制度（10％） 社内ブログ・SNS（9％） 従業員の意識調査や研修、社内公募といった制度や研修を通して社内のコミュニケーションの改善に取り組んでいるほか、レクリエーション、クラブ活動、社員旅行等、仕事以外で社員同士が交流を図れる機会を設ける企業が多いようです。 また、経営層との直接対話ができるような場があると、経営側のビジョンを知る絶好の機会となり、モチベーションの向上につながるとの声も聞かれます。 昨今の傾向としては、オンラインツールが社内コミュニケーションの促進に活用されています。リモートワーク下で、オンラインツールの活用が進んだ企業も多いのではないでしょうか。 なお、コミュニケーション研修には、eラーニングも活用されています。詳しくは、「eラーニングとは？概要からメリットや最新トレンドを徹底解説」をご覧ください。 あらためて社内コミュニケーションの意義とは 社内コミュニケーションは重要と思いつつも、あらためて意義を考えてみたことがないという方も多いのではないでしょうか。 ここでは、社内コミュニケーションの意義と促進するメリットをお伝えします。 メリット①社内の活性化・生産性の向上 社内でコミュニケーションが良好であることは、社内風土の活性化につながります。 社員が自分の意見を積極的に場に出せる風土であれば、能動的に仕事に取り組みやすくなります。 仮にモチベーションが低下したときであっても、周囲に相談することで気持ちが持ち直す効果もあるでしょう。 コミュニケーションが円滑であることは、業務の生産性にも寄与します。 常に情報共有がなされた状況であれば、業務の連携ミス等が発生しにくくなるでしょう。 業務分担が適切になされて周囲に共有ができていれば、効率が上がるだけでなく、誰かが困っているときにも手を差し伸べやすくなります。 このようにコミュニケーションが雰囲気の活性化や業務の生産性に与える影響は、非常に大きいといえます。 メリット②エンゲージメント向上による離職率の低下 社内コミュニケーションが良好であれば、会社へのエンゲージメントが担保され、離職の防止にも効果があります。 仕事をしている時間は意外と長いので、職場の人間関係が悪いと、退職意向が高まりやすい傾向があります。 厚生労働省の調査「平成30年若年者雇用実態調査の概況」によると、会社を辞職した主な理由の一位は「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかった」で、30.3%でした。 注目すべきは、第二位が「人間関係がよくなかった」で、選択率は26.9％である点です。 参照：平成30年若年者雇用実態調査の概況｜厚生労働省（外部リンク） 日頃から社員同士が良好なコミュニケーションをとれる環境であれば、人間関係の悩みが減ることになるため、結果的に離職率の低下が期待できます。 企業9社の社内コミュニケーション成功事例 最後に、昨今企業で多く取り入れられているオンラインツールを活用した、社内コミュニケーション活性化の成功事例を9社お伝えします。 ①ヤフー株式会社【1on1ミーティングの実施】 ポータルサイト「Yahoo!JAPAN」を展開するヤフー株式会社では、コミュニケーションの円滑化のために、1on1ミーティングを活用しています。 週に1回、30分間の1on1ミーティングを行っているのですが、実施の目的を「部下のための時間」と掲げているのが特長的です。 ヤフーは外部の専門家にアドバイスをもらいながら、1on1のカリキュラムを会社にフィットする形にブラッシュアップもしています。 ミーティングはオンラインでも行われ、今では約6,000人の社員が1on1ミーティングを実施しているそうです。 企業サイト：ヤフー株式会社 ②株式会社ディー・エヌ・エー【全社員にビジネスチャットツール導入】 ゲーム開発・配信を行う株式会社ディー・エヌ・エーでは、約3,000人の全社員にビジネスチャットツール「Slack」を導入しています。 かつては一部の部署のみの導入でしたが、全社導入によって、部署間を超えたコミュニケーションが活発になりました。 部門をまたいで気軽に相談し合える環境を構築することで、仕事で接点がない人ともコミュニケーションをとる機会となったそうです。 導入後は1日当たり、7~8万のチャットメッセージが、部門の枠を超えてやりとりされているとのことでした。 企業サイト：DeNA ③ディップ株式会社【全社員オンライン総会の実施】 「バイトル」等の求人サービスを展開するディップ株式会社では、コロナウイルス感染症の流行期以降、全社総会をオフライン実施からオンラインに切り替えています。 単にオンライン化するだけでなく、「みんなで同じケーキを食べる」や「会社のロゴ入りのドリンクを配り乾杯する」等、温もりが伝わる演出が特徴です。 2,400人の一体感の醸成は難易度が高そうですが、各種工夫によって、アンケートでは「オンラインでも参加感を感じた」や「ディップの熱を感じた」等の前向きな反応が得られたそうです。 企業サイト：ディップ株式会社 ④株式会社サイバーエージェント【全社棚卸会議の実施】 インターネット広告やゲーム事業等を行う株式会社サイバーエージェントでは、「全社棚卸会議」という名称のオリジナルの取り組みをしています。 名称の通り、全メンバーが担当している業務を可視化したうえで、やめる業務やプロセスを変える業務等、棚卸を行っているのです。 仕事のパフォーマンス向上だけではなく、他のメンバーの業務理解の促進も進み、インナーコミュニケーションの効果もありました。 業務改善と聞くと堅苦しい雰囲気もありますが、ユニークな名称で社員が参加しやすい工夫も参考になるでしょう。 企業サイト：サイバーエージェント ⑤サイボウズ株式会社【感動課の設立】 ソフトウェア開発を行うサイボウズ株式会社では、2011年に「感動課」というインパクトが大きい名称の組織を設立しています。 感動課のミッションは「社員を感動させること」とし、イベントの企画や社内報の制作等が主な業務内容です。 あえてコミュケーション促進に集中する部門を作ることで、社員でも気がつかないエピソードの発見等につながったようです。 企業サイト：サイボウズ ⑥カルビー株式会社【オープン社内報の発行】 菓子メーカーの老舗であるカルビー株式会社が行っているのは、noteを活用したオープン社内報です。 具体的には、商品の開発経緯やそこに込めた社員の想い等を発信しています。 他メンバーの業務理解促進とともに、商品や会社への愛着やエンゲージメントが芽生えやすい仕掛けです。 社内報は比較的古典的なコミュニケーション促進手法ですが、現在は利便性の高いインターネットツールも増えてきたため、導入しやすい施策といえるのではないでしょうか。 企業サイト：カルビー ⑦エン・ジャパン株式会社【バーチャルオフィスの設立】 人材サービスを展開するエン・ジャパン株式会社では、「バーチャルオフィス」を導入しています。 きっかけは、テレワークによって心身の不調を訴える社員が増加したことだそうです。 これまでもSlackやZoom等のコミュニケーションツールは導入していたものの、リアルのコミュニケーション減少が、ストレスにつながっている社員が多かったのです。 社員のコミュニケーション促進だけでなく、新入社員や中途入社者にオフィスの雰囲気を伝えることにも役立っているそうです。 企業サイト：エン・ジャパン ⑧株式会社ブイキューブ【オンラインオフィスデーの設定】 ビジュアルツールの開発や運用を行う株式会社ブイキューブでは、月に1回「オンラインオフィスデー」を設定しています。 原則テレワークを推奨しているため、希薄になりがちな社員同士の交流を促す目的があります。 自社開発のオンラインイベントプラットフォームを活用し、「雑談のフロア」や「ミーティングフロア」等、フロアごとに目的や雰囲気を分けているそうです。 孤独を感じやすいテレワークの気分転換として、気軽な息抜きや交流を促す場として効果があるでしょう。 企業サイト：ブイキューブ ⑨株式会社ビットエー【オンラインキックオフ会の開催】 Web制作を展開する株式会社ビットエーでは、全社員参加のキックオフを期末に実施しています。 事業部ごとの振り返りや来期戦略の共有、表彰等、メニュー自体はオフラインと同じです。 一方、YouTubeのライブ配信機能や、ニュースのようなテロップの演出等、臨場感が高いライブ配信となっています。 ライブ配信と同時チャットワークでキックオフ用のグループを作成し、オンラインでも盛り上がるような工夫も施しているそうです。 企業サイト：ビットエー まとめ 社員が働きたいと思う環境や働きやすい環境を整えるには、社内コミュニケーションの円滑化が不可欠です。応急処置的な施策に留まらず、継続的な取り組みがコミュニケーションを活性化する重要なカギとなるでしょう。 社員の学習管理から業務に即した内製コンテンツの作成までオールインワンのクラウド型学習システム「Cloud Campus（企業向け）」については、こちらをご覧ください。 低コストで厳選コンテンツ見放題！Cloud Campusコンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円（税抜）の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 社内のコミュニケーションを活性化させる手法を含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 ＞＞Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

「新入社員のために業務マニュアルが必要になったが、作り方が分からない」 「今の業務マニュアルの内容が分かりにくいと指摘されたが、改善方法が思いつかない」 業務の円滑な遂行には、マニュアルや手順書の作成が必要不可欠といっても過言ではありません。 しかし作る機会がそこまで頻繁にない業務マニュアルは、作り方のステップや理解を促すコツが分からないという声も聞かれます。 この記事では、業務マニュアルを作成する手順や、内容を伝えやすくするためのポイントを解説します。はじめて業務マニュアルを作成する方や、現在お使いの業務マニュアルを改善したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。 業務マニュアルを作るメリットとは？ はじめに、業務マニュアルを作成することで得られるメリットを紹介します。 1-1．業務の品質が担保できる 業務マニュアルがあれば、業務の品質維持・向上が期待できます。 業務の進め方を各個人に任せてしまうと、それぞれが行いやすい手順で進められる反面、タスクの対応もれや品質が個人に依存してしまう恐れがあります。 業務マニュアルを作成すれば、誰でも一定の品質を保ちながら業務を遂行できるのです。 さらに、基準となるマニュアルがあれば各個人の達成度を明確化できるため、指導や評価を行うマネジメント層にも役立つでしょう。 1-2．業務の効率化ができる 業務の流れをマニュアル化することは、作業工数の削減や業務効率に寄与します。 マニュアルがなく業務の流れを説明すると、伝える側にも教わる側にも工数が発生することになるでしょう。作業開始後に業務プロセスを忘れてしまった場合にも、自己流のやり方で進めてしまったり、上長に質問したりしなくてはなりません。 業務マニュアルがあれば、レクチャーの工数を減らし、業務を効率化できる可能性が高まるのです。 業務マニュアルは、引継ぎ場面でも効果を発揮します。常に業務マニュアルの内容を最新化しておけば、異動が決まってから慌てて業務マニュアルを作る必要もなくなります。 作成手順 実際に業務マニュアルを作成するときの、一般的な5つのプロセスを紹介します。 2-1．マニュアルの範囲を決める 作成の準備段階として、業務マニュアルの適用範囲を決定します。 業務マニュアルの作成範囲を決めないまま作成を始めてしまうと、必要な業務がもれていたり、必要のない範囲までマニュアル作成したりする無駄が生じます。 作り直しの手間が発生するだけでなく、運用し始めても作業担当者に必要な情報がなく、効果を発揮しない可能性もあるでしょう。 あらかじめ作成するマニュアルで業務プロセスのどこまでをカバーするのか決めることが大切です。 2-2．作成スケジュールを決める 業務マニュアルの目的や範囲が明確になったら、続けてマニュアル作成のスケジュールを決定します。 「いつまでに、どのくらいの時間をかけて作成するか」という計画がなければ、ほかの業務に追われてマニュアル作成が進まないことや、必要以上に作成に工数をかけることにもなりかねません。 スケジュールの決定時には、併せてマニュアル作成に必要な工数や人材の数も見積もっておくとよいでしょう。 2-3．マニュアルの構成を決める 次にマニュアルの構成を決めます。マニュアル全体の目次や章立てを作るイメージです。 業務によっては「最初に全体像を示したほうが良い場合」「作業プロセスを順序立てて示したほうが良い場合」等のケースが考えられます。対象業務の理解を促しやすい構成を、あらかじめ決める必要があります。 構成ができあがった段階で、上長や他の作業担当者にチェックしてもらうと、作成の手戻りが発生しにくくなるでしょう。 2-4．マニュアルを作成する 実際に構成にそって、内容を埋めていきます。 業務プロセスに応じてマニュアル作成者が異なる場合は、書き方やスケジュールを含めて依頼を行ってください。 2-5．テスト運用・改善を行う マニュアルの作成を終えても、実際に運用しなければ使い勝手は確認できません。 そのため作成後にはテスト運用を行い、問題があればその都度改善を試みることが重要です。 範囲が広い業務のマニュアルなら、一定プロセスごとにテスト運用をして、内容の改善を行う方法も有効でしょう。 分かりやすい業務マニュアルのポイント 誰にでも分かりやすい業務マニュアルにするための、作成ポイントをお伝えします。 3-1．5W1Hを意識する マニュアルの内容は具体的、かつ初めて業務にあたる人にも伝わりやすいことが大切です。 具体性を出すためには、「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hを意識して作成します。5W1Hはビジネスシーンにおける基本の考え方であり、他者に何かを共有する際には欠かせない視点です。 5W1Hを意識してマニュアルを作成することで、利用者が理解しやすいマニュアルになるでしょう。 3-2．見やすさを工夫する マニュアルはイラストや画像・動画等をうまく組み合わせることで、視覚的に分かりやすくなります。 文字だらけのマニュアルは、一目でポイントが分かりづらく、読んで理解するのに時間がかかります。もとより、読む気が起きずにマニュアルが使われないということも発生するでしょう。 昨今は、動画で業務マニュアルを作成するケースも増えています。 イラストや画像と比べると、動きを通じて内容を伝えられるため、読み手の理解を促しやすいメリットがあります。 3-3．誰でも分かるように簡潔に書く 業務マニュアルは、初めてその業務を行う人でも分かるように作ることが大切です。 業務経験のない新入社員でも、内容が理解できるようなマニュアルをめざしましょう。 専門用語や初心者が理解できない言葉はなるべく避け、誰でも分かる言葉で記載することが求められます。 仮に専門用語や業界用語を用いる場合は、注釈を入れるようにしましょう。 3-4．定期的に見直し・改善をする 業務マニュアルを作成したあとはそのまま使い続けるだけではなく、定期的に更新や見直しを行うことが大切です。 運用が変更になったにも関わらず、業務マニュアルが更新されないままだと、現場の混乱を招く原因になります。運用変更時の更新とともに、定期的な見直しの機会を設けましょう。 業務マニュアルのテンプレート例 マニュアルを作成する際に、一般的によく使用されるテンプレートを紹介します。いくつか確認をしてみて、自社の業務マニュアルにフィットしやすいテンプレートを見つけてください。 4-1．Microsoft Word・PowerPoint・Excelの開発元であるMicrosoft社が提供しているテンプレート集です。 Word版では、ビジネスレターや案内状のテンプレートが充実しており、PowerPoint版では背景のデザインが多く用意されているのが特長です。 Excel版では、業務経費報告書や請求書等、数字を扱った業務のテンプレートが多く用意されています。 Word：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word PowerPoint：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word Excel：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word 4-2．bizocean bizoceanは、ビジネスパーソンを対象とした『書式の王様』をはじめ、ビジネスに関連するコンテンツを提供しています。 マニュアルのテンプレートも充実しており、Word・PowerPoint・Excel版が用意されているのが特長です。 bizocean：https://www.bizocean.jp/doc/ 4-3．SILAND.JP SILAND.JPは、Word、Excelのマニュアルテンプレートが用意されています。 操作マニュアルや運用マニュアルの作成用テンプレートが充実しており、システムの操作方法や運用オペレーション等を伝えるときに活用できるでしょう。 SILAND.JP：http://siland.jp/ 業務マニュアルの活用事例 最後に、業務に求められる動きや必要知識をマニュアル化して活用している事例をご紹介します。ぜひ自社の状況と照らし合わせながらご一読ください。 5-1．ケアパートナー株式会社 介護施設内で使われる業務マニュアルと研修関連資料のペーパーレス化を達成した事例です。 ガイドラインやマニュアルをeラーニング化したことで、全国の介護施設の現場から「業務負担が減った」という声が多く寄せられたそうです。 eラーニングの動画を活用して通所介護事業所で提供している機能訓練である「マシントレーニング」の説明や案内を動画にしたところ、「分かりやすい」「OJTの手間が省ける」と好評だったようです。 ▶▶「ケアパートナー株式会社」事例を詳しく読む 5-2．スターティア株式会社 若手営業担当の育成、社内ノウハウの共有を、DX改革としてクラウド上で展開した事例です。 ヒューマンリソースによるマネジメント裁量の若手営業教育が限界になっていた同社。モバイルで効率的に学べるシステムを検討していたそうです。 わずか2名の体制で週2本のコンテンツを公開し、現場の課題に即した企画も採り入れていきました。 初年度で受講率約85％を達成し、他部門への展開で全社的なプロジェクトになったそうです。 ▶▶「スターティア株式会社」事例を詳しく読む 5-3．セゾン自動車火災保険株式会社 リモート研修の需要に合わせ、研修理解度が把握できるeラーニングシステムを構築した事例です。 対面とオンラインで交互に学ぶ新しい研修スタイルを実施しました。研修受講者の学習を促すため、「チャレンジ問題」「リベンジ問題」と称して、同じ問題を2回解くようコースを組んでいます。 1年間で理解度をはかるテストにおける平均が80点となり、また研修時間も2,800時間削減することができ、外部機関からも表彰されたそうです。 ▶▶「セゾン自動車火災保険株式会社」事例を詳しく読む まとめ 業務マニュアルがあると、業務の属人化を防ぐことができ、効率化や品質担保に効果があります。 使う側にとって分かりやすい内容にする必要があるため、あらかじめ作成手順やコツを把握してから着手するようにしましょう。 昨今は動画で動きを取り入れた業務マニュアルも、業務担当者の理解を促しやすいと評判になっています。 自社で使いやすい業務マニュアルの作成方法を探し、現場で活用しやすいマニュアル制作を心がけてください。 eラーニングとは？概要からメリットやトレンドまで徹底解説 eラーニング導入で失敗しないための3つのポイントを解説 効果の高いeラーニング教材の作り方と3つのポイント【企業事例付き】 低コストで厳選コンテンツ見放題！コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円（税抜）の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 ＞＞Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする