ひとくちに「集中力」といっても、さまざまな種類があります。集中力に欠けて仕事がはかどらなかったり、ひとつの仕事に集中しすぎて周りが見えなったりする人は、集中力を正しく使い分けることができていないのかもしれません。 集中力がないのではなく状況に合わない集中力を使っている？ スポーツ心理学によると、集中力には4つの種類があります。元ニューヨーク・ロチェスター大学準教授で、米国のオリンピック陸上競技選手のメンタルトレーニングも担当していたロバート・M・ナイデファー氏は、それを集中力のおよぶ範囲と向きによって分類しています。それぞれの集中力が、スポーツと仕事の両面においてどのような使われ方をするのか見てみましょう。 1. 狭く内向きの集中 細かい作業や瞬間の動作に集中している状態です。 ・スポーツの場合：フィギアスケートでジャンプをする瞬間 ・仕事の場合：企画書の作成や細かいデータ入力 2. 狭く外向きの集中 特定の相手やものごとに集中している状態です。 ・スポーツの場合：ゴルファーがショットを打つ瞬間やサッカーのPK戦 ・仕事の場合：上司の話を聞くときや商談をするとき 3. 広く内向きの集中 自分以外のものを広く分析して、その結果から決断をする際に必要とされる集中力です。 ・スポーツの場合：試合の戦略や練習の計画を立てるとき ・仕事の場合：戦略や事業計画を立てるとき 4. 広く外向きの集中 外部の広い範囲で起きている変化を敏感に察知し、対応するために必要な集中力です。 ・スポーツの場合：サッカーのような団体競技で試合を有利に展開させるとき ・仕事の場合：観客の様子を把握しながらイベントを進行するとき スポーツで秀でた成績を残せるかどうかは、状況に応じてうまく集中力を使い分けることができるかどうかにかかっています。それはビジネスでも同様で、仕事のできる人は、集中力の使い分けがうまいのです。逆に、一生懸命やっているのに仕事がはかどらないというときは、状況に合わない集中力を使っている可能性があります。 なお、仕事の効率化については、「仕事の効率化はコミュニケーションが取りやすい職場から」「モチベーションも仕事効率もアップできる！ユニークな企業制度」なども参考にしてください。 自分の得意な集中と苦手な集中を知ろう 誰にでも得手不得手があるものです。仕事の内容や状況が変わると、うまく成果を出せないこともあるでしょう。ここでは、リーダーとしてプロジェクトを任された途端に、仕事をうまく進められなくなった例を挙げてみます。 今までは、チームの一員として報告書をまとめたり、企画書を作ったりする業務を担当していたため、「狭い」集中力を使えば仕事をこなすことができました。しかし、部下の様子に気を配ったり、チーム全体の動きを把握したりといったリーダーの仕事に必要なのは、「広い」集中力です。このように、必要な集中力の違いに気がつかないと、新しい仕事に対応することができないかもしれません。 ビジネスシーンでは、自分の得意とする集中と苦手とする集中を知ることが重要です。そのうえで、自分の業務にはどの集中力が必要で、どのような使い分けをしていくべきか対策を練るようにしましょう。 集中力を使い分けて効率アップ！ 4つの集中力の違いを知り、業務内容に合わせた使い分けをマスターすることで、仕事の効率アップが期待できます。それに加えて、「eラーニングで職場のメンタルヘルスをマネジメントしよう」「部下の主体性を引き出すリーダーの資質「サーバントリーダーシップ」とは」も参考にして、ビジネスにおけるセルフマネジメントや意識改革についてもチェックしましょう。 こちらの記事も読まれています： 頑張る人が報われる！身になる通勤時間の活用法 参考： 第6回 効率的に仕事が進む 集中力コントロール術｜日立ソリューションズ  Sports: Understanding Focus in Sports｜Psychology Today   

修の効果を測定することは、教育の費用対効果を確認し、より効率的な人材育成を実現するために非常に重要です。 しかし、多くの企業が効果の検証に取り組んでいる一方で、抱えている課題も大きいようです。 今回は、研修の効果測定に関する実態調査の結果から、企業の状況や今後の対応へのヒントを探ります。 企業の80％以上が「研修満足度」と「学習到達度」を測定 リクルートマネジメントソリューションズの調査結果によると、研修の効果検証を「すべての研修で実施している」企業は8.9％、「多くの研修で実施している」企業は35.9％と、半数近くの企業が積極的に効果の測定を行っていることがわかります。「どちらかというと多くの研修で実施している」（36.4％）と合わせると、実に約8割の企業が何らかの形で研修の効果を検証しています。 また、43.6％の経営層が研修の成果や投資対効果について報告や説明を求めており、この傾向はここ数年で増加しています。さらに、経営層の社員教育への関心が高い企業ほど、研修の効果をしっかりと測定している傾向も確認できます。 効果の検証内容は、特に「研修満足度」（61.6％）と「学習到達度」（53.9％）が多くなっています。「職場での行動変化・態度変化」（45.5％）「成果創出や業務推進の程度」（44.1％）についても、半数近い企業が測定を行なっています。 測定方法で最も多いのは「受講者へのアンケート」 研修の効果測定の方法で最も多いのは「受講者本人へのアンケート」で、約7割の企業が実施しています。ほかには、以下のような効果測定が行われています。 受講者以外（上司・部下・同僚・顧客）へのアンケート 受講者本人へのインタビューや面談 受講者以外（上司・部下・同僚・顧客）へのインタビュー 人事評価 試験・テスト 360度サーベイ 組織サーベイ 最近では、受講者の履修状況や理解度などを自動集計する機能を持つeラーニングへの需要が高まっています。 なお、eラーニングの詳細については、「eラーニングの導入で失敗しないためにチェックしたい3つのポイント」も併せてご覧ください。 最大の課題は「効果の定量化」 研修の効果を今後もっと検証すべきだと考える企業は、85.5％と9割近くになります。しかし、研修担当者が抱える最大の課題は、どのように効果を見える化するのかという点にあるようです。 比較的数値化しやすいクローズドスキルを扱う研修に対し、オープンスキルを扱う研修では個人の意識の変化や長期的なパフォーマンスの向上などを扱うため、効果の定量化が難しいといえるでしょう。 今後の効果検証に前向きな企業では、人材育成は長期的なスパンで評価する必要があるという考え方がある一方で、効果を指標化・数値化して社内の理解を得なければならないとの意見もありました。何を指標にしてどのような方法で測定すればいいのかわからない、検証に費用や時間を掛けるのがもったいない、余力がないなどの問題も浮き彫りになっています。 研修計画にもPDCAを組み込もう 研修の成果を指標化・数値化することは、会社に研修の重要性を理解してもらうために、また、職場での実践や業績の向上につながっているか確認して次の研修に生かすために有効な手段となります。近年では研修をやりっぱなしにするのではなく、人材育成戦略の一環と捉えてPDCAを回す企業が増えているようです。費用対効果のバランスに目を向けつつ、目的や需要に応じてその都度改良を加えていく必要が高まっています。 社員の学習管理から業務に即した内製コンテンツの作成までオールインワンのクラウド型学習システム「Cloud Campus（企業向け）」については、こちらをご覧ください。 こちらの記事も読まれています： 参加者の主体性が成功へのカギ！成果につながる研修のつくり方 参考： 研修効果検証に関する実態調査｜リクルートマネジメントソリューションズ  RMS Message vol.43（PDF）｜リクルートマネジメントソリューションズ    eラーニングとは？概要からメリットやトレンドまで徹底解説 eラーニング導入で失敗しないための3つのポイントを解説 効果の高いeラーニング教材の作り方と3つのポイント【企業事例付き】

「新入社員のために業務マニュアルが必要になったが、作り方が分からない」 「今の業務マニュアルの内容が分かりにくいと指摘されたが、改善方法が思いつかない」 業務の円滑な遂行には、マニュアルや手順書の作成が必要不可欠といっても過言ではありません。 しかし作る機会がそこまで頻繁にない業務マニュアルは、作り方のステップや理解を促すコツが分からないという声も聞かれます。 この記事では、業務マニュアルを作成する手順や、内容を伝えやすくするためのポイントを解説します。はじめて業務マニュアルを作成する方や、現在お使いの業務マニュアルを改善したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。 業務マニュアルを作るメリットとは？ はじめに、業務マニュアルを作成することで得られるメリットを紹介します。 1-1．業務の品質が担保できる 業務マニュアルがあれば、業務の品質維持・向上が期待できます。 業務の進め方を各個人に任せてしまうと、それぞれが行いやすい手順で進められる反面、タスクの対応もれや品質が個人に依存してしまう恐れがあります。 業務マニュアルを作成すれば、誰でも一定の品質を保ちながら業務を遂行できるのです。 さらに、基準となるマニュアルがあれば各個人の達成度を明確化できるため、指導や評価を行うマネジメント層にも役立つでしょう。 1-2．業務の効率化ができる 業務の流れをマニュアル化することは、作業工数の削減や業務効率に寄与します。 マニュアルがなく業務の流れを説明すると、伝える側にも教わる側にも工数が発生することになるでしょう。作業開始後に業務プロセスを忘れてしまった場合にも、自己流のやり方で進めてしまったり、上長に質問したりしなくてはなりません。 業務マニュアルがあれば、レクチャーの工数を減らし、業務を効率化できる可能性が高まるのです。 業務マニュアルは、引継ぎ場面でも効果を発揮します。常に業務マニュアルの内容を最新化しておけば、異動が決まってから慌てて業務マニュアルを作る必要もなくなります。 作成手順 実際に業務マニュアルを作成するときの、一般的な5つのプロセスを紹介します。 2-1．マニュアルの範囲を決める 作成の準備段階として、業務マニュアルの適用範囲を決定します。 業務マニュアルの作成範囲を決めないまま作成を始めてしまうと、必要な業務がもれていたり、必要のない範囲までマニュアル作成したりする無駄が生じます。 作り直しの手間が発生するだけでなく、運用し始めても作業担当者に必要な情報がなく、効果を発揮しない可能性もあるでしょう。 あらかじめ作成するマニュアルで業務プロセスのどこまでをカバーするのか決めることが大切です。 2-2．作成スケジュールを決める 業務マニュアルの目的や範囲が明確になったら、続けてマニュアル作成のスケジュールを決定します。 「いつまでに、どのくらいの時間をかけて作成するか」という計画がなければ、ほかの業務に追われてマニュアル作成が進まないことや、必要以上に作成に工数をかけることにもなりかねません。 スケジュールの決定時には、併せてマニュアル作成に必要な工数や人材の数も見積もっておくとよいでしょう。 2-3．マニュアルの構成を決める 次にマニュアルの構成を決めます。マニュアル全体の目次や章立てを作るイメージです。 業務によっては「最初に全体像を示したほうが良い場合」「作業プロセスを順序立てて示したほうが良い場合」等のケースが考えられます。対象業務の理解を促しやすい構成を、あらかじめ決める必要があります。 構成ができあがった段階で、上長や他の作業担当者にチェックしてもらうと、作成の手戻りが発生しにくくなるでしょう。 2-4．マニュアルを作成する 実際に構成にそって、内容を埋めていきます。 業務プロセスに応じてマニュアル作成者が異なる場合は、書き方やスケジュールを含めて依頼を行ってください。 2-5．テスト運用・改善を行う マニュアルの作成を終えても、実際に運用しなければ使い勝手は確認できません。 そのため作成後にはテスト運用を行い、問題があればその都度改善を試みることが重要です。 範囲が広い業務のマニュアルなら、一定プロセスごとにテスト運用をして、内容の改善を行う方法も有効でしょう。 分かりやすい業務マニュアルのポイント 誰にでも分かりやすい業務マニュアルにするための、作成ポイントをお伝えします。 3-1．5W1Hを意識する マニュアルの内容は具体的、かつ初めて業務にあたる人にも伝わりやすいことが大切です。 具体性を出すためには、「いつ」「誰が」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」の5W1Hを意識して作成します。5W1Hはビジネスシーンにおける基本の考え方であり、他者に何かを共有する際には欠かせない視点です。 5W1Hを意識してマニュアルを作成することで、利用者が理解しやすいマニュアルになるでしょう。 3-2．見やすさを工夫する マニュアルはイラストや画像・動画等をうまく組み合わせることで、視覚的に分かりやすくなります。 文字だらけのマニュアルは、一目でポイントが分かりづらく、読んで理解するのに時間がかかります。もとより、読む気が起きずにマニュアルが使われないということも発生するでしょう。 昨今は、動画で業務マニュアルを作成するケースも増えています。 イラストや画像と比べると、動きを通じて内容を伝えられるため、読み手の理解を促しやすいメリットがあります。 3-3．誰でも分かるように簡潔に書く 業務マニュアルは、初めてその業務を行う人でも分かるように作ることが大切です。 業務経験のない新入社員でも、内容が理解できるようなマニュアルをめざしましょう。 専門用語や初心者が理解できない言葉はなるべく避け、誰でも分かる言葉で記載することが求められます。 仮に専門用語や業界用語を用いる場合は、注釈を入れるようにしましょう。 3-4．定期的に見直し・改善をする 業務マニュアルを作成したあとはそのまま使い続けるだけではなく、定期的に更新や見直しを行うことが大切です。 運用が変更になったにも関わらず、業務マニュアルが更新されないままだと、現場の混乱を招く原因になります。運用変更時の更新とともに、定期的な見直しの機会を設けましょう。 業務マニュアルのテンプレート例 マニュアルを作成する際に、一般的によく使用されるテンプレートを紹介します。いくつか確認をしてみて、自社の業務マニュアルにフィットしやすいテンプレートを見つけてください。 4-1．Microsoft Word・PowerPoint・Excelの開発元であるMicrosoft社が提供しているテンプレート集です。 Word版では、ビジネスレターや案内状のテンプレートが充実しており、PowerPoint版では背景のデザインが多く用意されているのが特長です。 Excel版では、業務経費報告書や請求書等、数字を扱った業務のテンプレートが多く用意されています。 Word：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word PowerPoint：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word Excel：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Word 4-2．bizocean bizoceanは、ビジネスパーソンを対象とした『書式の王様』をはじめ、ビジネスに関連するコンテンツを提供しています。 マニュアルのテンプレートも充実しており、Word・PowerPoint・Excel版が用意されているのが特長です。 bizocean：https://www.bizocean.jp/doc/ 4-3．SILAND.JP SILAND.JPは、Word、Excelのマニュアルテンプレートが用意されています。 操作マニュアルや運用マニュアルの作成用テンプレートが充実しており、システムの操作方法や運用オペレーション等を伝えるときに活用できるでしょう。 SILAND.JP：http://siland.jp/ 業務マニュアルの活用事例 最後に、業務に求められる動きや必要知識をマニュアル化して活用している事例をご紹介します。ぜひ自社の状況と照らし合わせながらご一読ください。 5-1．ケアパートナー株式会社 介護施設内で使われる業務マニュアルと研修関連資料のペーパーレス化を達成した事例です。 ガイドラインやマニュアルをeラーニング化したことで、全国の介護施設の現場から「業務負担が減った」という声が多く寄せられたそうです。 eラーニングの動画を活用して通所介護事業所で提供している機能訓練である「マシントレーニング」の説明や案内を動画にしたところ、「分かりやすい」「OJTの手間が省ける」と好評だったようです。 ▶▶「ケアパートナー株式会社」事例を詳しく読む 5-2．スターティア株式会社 若手営業担当の育成、社内ノウハウの共有を、DX改革としてクラウド上で展開した事例です。 ヒューマンリソースによるマネジメント裁量の若手営業教育が限界になっていた同社。モバイルで効率的に学べるシステムを検討していたそうです。 わずか2名の体制で週2本のコンテンツを公開し、現場の課題に即した企画も採り入れていきました。 初年度で受講率約85％を達成し、他部門への展開で全社的なプロジェクトになったそうです。 ▶▶「スターティア株式会社」事例を詳しく読む 5-3．セゾン自動車火災保険株式会社 リモート研修の需要に合わせ、研修理解度が把握できるeラーニングシステムを構築した事例です。 対面とオンラインで交互に学ぶ新しい研修スタイルを実施しました。研修受講者の学習を促すため、「チャレンジ問題」「リベンジ問題」と称して、同じ問題を2回解くようコースを組んでいます。 1年間で理解度をはかるテストにおける平均が80点となり、また研修時間も2,800時間削減することができ、外部機関からも表彰されたそうです。 ▶▶「セゾン自動車火災保険株式会社」事例を詳しく読む まとめ 業務マニュアルがあると、業務の属人化を防ぐことができ、効率化や品質担保に効果があります。 使う側にとって分かりやすい内容にする必要があるため、あらかじめ作成手順やコツを把握してから着手するようにしましょう。 昨今は動画で動きを取り入れた業務マニュアルも、業務担当者の理解を促しやすいと評判になっています。 自社で使いやすい業務マニュアルの作成方法を探し、現場で活用しやすいマニュアル制作を心がけてください。 eラーニングとは？概要からメリットやトレンドまで徹底解説 eラーニング導入で失敗しないための3つのポイントを解説 効果の高いeラーニング教材の作り方と3つのポイント【企業事例付き】 低コストで厳選コンテンツ見放題！コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円（税抜）の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 ＞＞Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする