【例文あり】報連相とは?正しい意味や重要性、気を付けることを紹介

2024.06.26

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【例文あり】報連相とは?正しい意味や重要性、気を付けることを紹介

効率的かつ正確に業務を進めるために、ビジネスパーソンとして身に付けておきたいのが報連相です。

しかし、報連相の意味や重要性を知らない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は報連相の意味や重要性を紹介します。

例文を交えて報連相の具体的な方法も紹介しているので、報連相に苦手意識のある人もぜひ参考にしてみてください。

報連相(ほうれんそう)とは

報連相(ほうれんそう)は、報告、連絡、相談の頭文字をとったビジネス用語です。

報連相は、効率的かつ正確に業務を進めるために重視されています。

まずは、報告、連絡、相談では具体的にどのようなことを伝えるのかを解説します。

報告

報告とは、自分の仕事の状況や結果を伝えることです。

部下は仕事の進み具合や結果を随時上司に伝える必要があります。

上司は報告内容をもとに「サポートが必要なのか」「ほかの業務に影響は出ないか」等、今後の業務の進め方を判断します。

報告がなければ、上司の業務上の判断を遅らせることになり、そのほかの業務が滞る原因になるため注意が必要です。

連絡

連絡とは、会議のスケジュールといった業務情報を関係者に共有することを指します。

報告は部下から上司へ行うのが一般的ですが、連絡は上司だけでなく同僚や取引先に対しても行います。

連絡をする際は、重要な情報に要点を絞って的確に伝えることが大切です。

相談

相談とは、何かを判断するときに上司や先輩に意見を求めることです。

判断に迷っているにも関わらず、誰にも相談せずに進めてしまうとトラブルにつながる可能性があります。

特に未経験の事態に直面したときは、豊富な知識と経験をもつ上司や先輩に相談することで、適切な対処法を見つけやすくなります。

報連相の重要性

報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。

ここからは、報連相の重要性を詳しく紹介します。

業務をスムーズに進めやすくなる

適切な報告や相談ができると、上司からアドバイスやサポートを受けられ、業務をスムーズに進めやすくなります。

部下が積極的に報告や相談をすれば、上司から業務の進捗を確認する手間が省けるようになります。

また、チーム内で各メンバーが何の業務を担当し、どのくらいの進捗具合なのかを把握し合えば、協力しながら業務の効率化を図れるでしょう。

トラブルの予防になる

対応に困ったときに自己判断せず、上司に相談して適切な対処法を教えてもらえば、トラブルの発生を抑えやすくなります。

仮にトラブルが発生しても、早い段階で報告や相談をすれば、問題が大きくなる前に対処できます。

職場の信頼関係が構築しやすくなる

適切なタイミングで報告や相談をできる人には、安心して仕事を任せやすくなります。

くわえて、報連相を徹底することは従業員同士のコミュニケーションが増えるきっかけになります。

コミュニケーションが増えると、お互いの理解を深めることにつながるため、信頼関係を構築しやすくなるでしょう。

報連相をしないことで起こりうること

報連相を徹底しなければ、業務効率が下がったり、大きなトラブルが発生したりする可能性があります。

ここでは、報連相をしないことで起こりうることを紹介します。

業務効率・品質が下がる

適切に報告や連絡をしないと、他の業務の進捗に影響が出る可能性があります。

誤った方法で仕事を進めて報告が遅れると、一からやり直しになってしまう等、無駄な時間が発生してしまいます。

判断に迷ったときに相談できず、上司や先輩社員からアドバイスやサポートを受けられないまま仕事を進めてしまった結果、業務の品質が下がることも考えられるでしょう。

大きなトラブルが発生する

ミスをしたにも関わらず、報告せずに見過ごすと、大きなトラブルが発生する可能性があります。

トラブルが大きくなってからの対応は、取引先や会社全体に迷惑をかけることになるため、ミスに気付いた段階で早めに報告をすることが大切です。

信頼されなくなる

社会人の基礎である報連相ができないと、一緒に仕事をする人に不安を与えることになります。

また上司や同僚とのコミュニケーションが不足することで、信頼関係を築くのが難しくなるでしょう。

周囲からの信頼を獲得するためにも、報連相を徹底することが大切です。

【例文】報連相の具体的な方法

適切な報連相をすることで、業務の効率化やミスの予防に効果を発揮します。

ここでは、例文を交えて報連相の具体的な方法を紹介します。

報告

報告は上司から聞かれる前に自ら行うことが大切です。

指示された業務が完了したときはもちろん、状況にあわせて中間報告をすることで業務効率を高められます。

また、仕事の進め方に変更が出たときやミスをしたときも報告すべきタイミングです。

口頭で伝えるときは、最初に「〇〇の案件の進捗をご報告してもよろしいでしょうか」と伝えるとよいでしょう。

何について報告するのかが事前に分かると、上司は今すぐ聞くべきか、後で時間の余裕があるときに聞くべきかの判断がしやすくなります。

報告をするときの例文は、以下の通りです。

〇〇プロジェクトの進捗をご報告いたします。

現在スケジュール通り、〇〇の業務を進めており、

〇〇日までに完了予定です。

連絡

連絡は相手に応じて必要な情報、不要な情報を洗い出し、正確な内容を端的に伝えるのがポイントです。

例えば、会議の日程変更の連絡をする際は、変更があった事実と変更後の日時を伝えることを優先します。

会議の日程が変更された経緯は優先順位が低い情報のため、必要に応じて伝えるべきかを判断しましょう。

また、複数人に連絡をする場合は、メールを活用することもあります。

メールで連絡をする際は、読み手に負担を与えないように箇条書きにしたり、表や図等を使ったりと、簡潔で読みやすい内容にすることが大切です。

以下は、連絡をするときの例文です。

〇〇の会議の件でご連絡です。

会議の日時と開催場所が以下のように変更になりましたのでご留意ください。

【変更前】

・日時:6月18日(火)

・場所:第一会議室

【変更後】

・日時:6月25日(火)

・場所:第二会議室

相談

相談をしたときに的確なアドバイスをもらうには、相談内容をしっかり整理したうえで意見を求めることが大切です。

まずは「自分がつまずいているところ」「アドバイスをもらいたいところ」を明確に伝えましょう。

くわえて、結果的にめざしたいところ、現在まで自分が取り組んだこと等を伝えると、上司や先輩社員はより的確な指示を出しやすくなります。

また、丸投げせず自分なりの課題解決方法を伝えると、責任をもって仕事をしている姿勢が示せるため、親身に対応してもらいやすくなります。

相談をするときは、以下の例文を参考にしてみましょう。

お客様から〇〇の件でお問い合わせがあり、対応方法についてご相談したいことがあります。

〇〇分ほどお時間いただきたいのですが、ご都合のよいタイミングはありますか?

報連相のときに気を付けること

報連相をするときは、以下に注意しましょう。

  • 適切なタイミングで実施する
  • 相手の状況を確認する
  • 結論から伝える
  • 事実ベースで話す
  • メモを持参する

ひとつずつ詳しく解説します。

適切なタイミングで実施する

報連相のタイミングが遅れると、会社や取引先に迷惑をかけたり、トラブルが大きくなったりする可能性があります。

例えば、会議のスケジュールが変更になったときは、変更が決まったタイミングで連絡するのが適切です。

業務でミスをしたときも、問題がより大きくなる前にすぐ報告すべきです。

相手の状況を確認する

上司が忙しいタイミングに報告や相談をすると、上司の仕事を止めてしまうことになります。

そのため、自分の都合だけでなく、相手の状況を確認したうえで報連相をすることが大切です。

判断が難しいときは「〇〇の件でご相談(ご報告)があるのですが、今お時間よろしいでしょうか」と伝えてみましょう。

事前に何についての相談・報告なのかを伝えることで、上司が今聞くべきなのか、あとから時間を使ってゆっくり聞くべきかを判断しやすくなります。

結論から伝える

報連相のときは「〇〇の件で、ご相談があります」「〇〇の件ですが、日程調整があったため、連絡いたしました」と結論から伝えるようにしましょう。

口頭で伝えるときもメールで共有するときも、結論を伝えてから詳細を補足することが大切です。

報連相をする際は、必要以上に相手の時間を奪わないように、話す順番を意識しましょう。

ビジネス文書は簡潔かつ的確なメッセージが好まれます。ビジネス文書の書き方とポイントも別記事にまとめているので宜しければご確認ください。

事実ベースで話す

報連相では、事実を伝えることに徹しましょう。

自分の感情や感想を交えて伝えると、相手は何が事実なのかが判断しにくくなります。

また、個人の予想が入ると、情報の信ぴょう性が低くなってしまいます。

特にトラブルやミスを報告する際は弁解をするのではなく、事実だけを伝えるようにしましょう。

メモを持参する

報告や相談をする際は、メモを持参するのがお勧めです。

上司や先輩社員から助言をもらえることもあるので、忘れないようにメモを取りましょう。

また、報告・相談するときに、焦って言葉が出てこないことも考えられます。

伝えるべき内容をメモに残して、可能であればメモを見ながら話すと、スムーズに報告・相談しやすくなります。

報連相に関連する用語

報連相に関連する用語に「おひたし」「かくれんぼう」があります。

それぞれの用語の意味を詳しく紹介します。

おひたし

おひたしとは、怒らない、否定しない、助ける、指示するの頭文字をとったビジネス用語です。

報連相に対する上司から部下への姿勢で心がけることを表します。

上司がおひたしを意識することで、部下の適切な報連相を促せます。

かくれんぼう

かくれんぼうとは、確認、連絡、報告の頭文字をとったビジネス用語です。

部下から上司に仕事の進捗を伝える際に意識すべきことを表します。報連相との違いは、相談ではなく確認の重要性を示している点です。

確認は相談と異なり、まずは自身で問題解決方法を考えたうえで、その解決方法について上司に確認を仰ぎます。

判断を上司に任せず、自主性を育てるために「かくれんぼう」を重視している企業もあります。

まとめ

報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。

報連相をする際は、相手の状況を確認したうえで結論から伝えることが大切です。

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大卒新入社員の3年目までの離職率は、ここ10年来30%台で推移しています。 約3人に1人は、一人前になる前に離職してしまうことを意味します。 時間と費用をかけたのに新卒社員が離職する要因は何なのか、どうしたら意欲をもって働く環境を作れるのかを本記事ではまとめます。 新入社員はやる気がない? 新卒社員に限ったことではなく、若い世代の特徴として「教えらたれたことをこなす能力は高い」、「真面目で理解力が高い」、「向上心がある」などなどが挙げられています。 一方で、「自主解決能力に欠ける」、「高望みせず、ほどほどで満足する」、「状況に適応する自律性がない」など、複雑でかつスピーディーなビジネスの現場環境で判断力を発揮し、新しい発想をチャンスへとつなげる実践力には乏しいようです。 このような話題になると、「最近の若者は根性が足りない」という諸先輩方の声が聞こえてきそうですが、時代にあわせた新人育成方法を考えることも、人事部にとっては大切な仕事です。 新入社員を育てる環境づくりの現状 産業能率大学が企業の教育担当者を対象にして行なった調査によれば、「中堅社員に求める役割」で第1位に挙げられたのは、「後輩の育成」(72.5%)でした。 しかし、「後輩育成を遂行していますか?」という問いに対し「遂行している」と回答したのはわずか2.9%と極端に実現率が低く、半数以上が「あまり遂行していない」と回答しています。 また、労働政策研究・研修機構による「人材マネジメントのあり方に関する調査」(2014年)では、若手層の人材育成上の課題として「業務が多忙で、育成の時間的余裕がない」「上長等の育成能力や指導意識が不足している」といった回答が多くなっています。 これらの調査結果から考えると、「若手が育たない」と嘆く裏には、「育てられない職場環境」が隠れているということがわかります。 OJTやoff-JTという研修方法を考えるだけでなく、実際に新入社員が配属される現場の指導体制はどうなっているか、指導係は誰なのか、受け入れ体制はできているかも考えていく必要がありそうです。 新入社員の意欲を高める3つのコツ ①職場の一員として認める 新入社員は仕事のことも会社のこともあまり把握できていないため、常に不安を感じています。 まずは、上司や先輩のほうから彼らを仲間として認め、信頼を得るために1on1などのコミュニケーションの場を設けることが重要です。 また、パワハラなどの問題にも上司が気を配らなければなりません。 新人を「新人」として一括りに考えるのではなく、一人ひとりの個人として向き合っていく意識を持つことも重要な要素です。 新入社員に対して高圧的にならず、成長を見守り導くというスタンスを持つべきでしょう。 ②社会人マナーや会社ルールを積極的に共有する 新入社員は不安を抱えながらも、社会人としてのマナーや会社のルールを早く身につけて、会社の戦力として成果を挙げたいと思っています。 既存の社員はその気持ちを理解したうえで指導し、不足している点を補い、成長へと導く姿勢が求められるでしょう。 また、新入社員は既存の社員とは気質が異なるケースがあります。 それを「最近の若者は……」のひとことで片付けてしまうのではなく、いまどきの新入社員に見られる傾向についても理解しておきましょう。 コミュニケーションを密にして世代間のギャップを埋めることが重要です。 ③新入社員のビジネススキル向上を図る 「あいさつ」「言葉づかい」「身だしなみ」「電話対応」など基本的なビジネスマナー研修だけでなく、OJTに対しても現場をサポートしていく必要があります。 教育担当である中堅層に「新人を育てる意識」を持ってもらうよう働きかける、メンター制など「相談できる先輩」がいる環境を整えるなど、自社に適した仕組みを探し、積極的に試していくことが求められています。 また、新入社員教育に適した方法としてeラーニングを実践する企業も多いです。 一体感を持って学習してもらうことでモチベーションを維持し、自発的に目標を設定することや、目標の達成に向けた実践について身につけることが可能です。 新入社員向け研修で検討すべきプログラム まず新入社員に知ってほしいことは「社会人としての常識」や「仕事の基本」と言われるものです。 会社は学校とは違い、仕事をすることで報酬を得る場所なので、社会人・組織人としてふさわしい常識やマナー、コンプライアンス(法令遵守)を最初に身に付けてもらうことが必要です。 1. ビジネスマナー 身だしなみ、挨拶、電話応対、名刺交換などで、身についていて当たり前のマナーです。配属が決まり業務がスタートすると、なかなか研修の機会はありません。取引先への訪問などでは、新入社員であっても会社の顔となるので、まずマナー研修を行いましょう。 2. ホウレンソウ 「ホウレンソウ」と呼ばれる報告・連絡・相談は、社会人の義務として徹底させましょう。とくに「報告」は重要で、慣れないうちは初めからすべて話そうとして、要点がつかめない報告となります。「結論」から話し始めて経過、理由を報告させるよう徹底させることが必要です。 3. コンプライアンス(法令順守) コンプライアンスとは、企業が法律や規制、内部ルール、倫理的な基準に従って適切な行動をとることを指します。 コンプライアンスを学ぶ最大の理由は「やってはいけないことを学ばせるため」です。 <主なコンプライアンス項目> ・法律と規制(労働法、環境法、消費者保護法、競争法、税法など) ・企業内ポリシーと手順 ・個人情報の取り扱い ・情報セキュリティ ・賄賂や贈収賄の禁止 ・インサイダー取引の禁止 すべて覚えることは難しくても、コンプライアンスに関する禁止事項があることを理解し、日々の業務において意識することで、企業の信頼性向上と長期的な成功に繋がります。 4. ITスキル ビジネスシーンではExcel、Word、PowerPointといったオフィスツールが使えることは必須です。 部署によってはExcel、Wordを多用するでしょうし、営業部ではPowerPointを使ったプレゼンテーションができなくては話になりません。 また、メールにもビジネス文書としてのマナーはあります。 件名や文面の書式も大切ですが、最も気にかけなくてはならないことは、「その用件はメールでよいのか」ということと、「宛先は間違えていないか」です。例えば、謝罪をメールで済ませることは社会人としては許されませんし、toとcc、bccの使い分けを知らなければ、インシデント発生の原因にもなります。 基本的なITスキルについては若い世代のほうが慣れていることもありますが、ビジネスにおける使い方は改めて学ぶほうが良いでしょう。 新入社員研修の効果を高める2つのポイント ①現場のニーズを優先する 多くの研修は座学形式で行われますが、配属先で実践しながら学ぶOJTを取り入れるのもよいでしょう。 部署により要求されるスキルは異なりますし、少しでも早く部署に慣れ、チームワークやコミュニケーションの取り方を学んだほうが早く成長することもあります。 現場で学べることには、仕事の指示の受け方、メモの取り方、タイムマネジメント、コスト意識、1日の業務の流れなどがあります。 しかし最も学ばなくてはならないのは、これから働く職場の雰囲気であったり、先輩や上司の仕事ぶりなどの自社の文化です。 帰属意識が高まり組織の一員であることを自覚させ、組織に貢献することで報酬を得ているという認識が強まります。 社会人・組織人としての基本的な常識やマナーを身につけながら、実践で業務を学ぶ。自社に必要・不要な新入社員研修のプログラムを調整することが重要です。 新入社員向けの研修を検討する際は社会人基礎力について理解しておくと参考になります。 ②全社員の意識にも気を配る 新入社員研修=新入社員に対してどのような研修を行うかにフォーカスしてしまいがちですが、全社員が持つ社風も非常に大切です。 「自分の意見が自由に言えない」「社員同士の挨拶や会話がない」「部門長クラスの人間が人材育成に興味がない」という環境では、新入社員のやる気も低下していってしまいます。 社風そのものに問題があると判断した場合は、研修という枠を飛び越えて、全社員の意識を変えるために必要な施策を模索しなければなりません。 新人教育をしっかりと機能させていくためには、会社全体を見渡したうえで本質的な課題を見つけ、解決していくことが大切です。 まとめ|新入社員が育てば会社も成長する 企業にとって、将来を担う人材の確保は、最優先事項の一つです。 人事部には、新入社員を育成できる職場環境づくりのために、地道な継続と積極的推進が求められています。 「新人が育たない」といわれる現代でも、定着率の高い企業はいくつもあります。 そういった企業は何が成功しているのか、自社に足りないものは何なのかを常に考え、一人でも多くの新人を育てることができる環境を作っていきましょう。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 新人教育にも使える厳選コンテンツが1ID 年額999円で見放題になるCloud Campusコンテンツパック100。 ビジネスマナーだけでなく、社会人に必須のビジネス・ITの基礎知識を学べる充実のeラーニングコンテンツが魅力です。 Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コンテンツ以上の厳選コンテンツラインナップは資料請求からご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする   参考サイト: 新人若手育成のアタリマエを変えよう|人材育成・社員研修のリクルートマネジメントソリューションズ  平成26年版 労働経済の分析 -人材力の最大発揮に向けて-|厚生労働省  第27回(最終回) OJTにおける「課題」とは何か?~新人の成長課題とトレーナーの育成課題<後編>~ | ヒューマンキャピタル Online  新人がイキイキと働くために、人事ができること~誰しもが経験するつまずきを乗り越える方法とは?~ – 『日本の人事部』 恒例の新入社員の特長。2015年は「消せるボールペン型」。その心は?|ブラック企業|【瓦版】  「新入社員意識調査・特徴とタイプ」公益財団法人日本生産性本部) 「新人と中途採用者の研修、教育の方法」ビジネス・ソリューション  

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