2024.06.26
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![【例文あり】報連相とは?正しい意味や重要性、気を付けることを紹介](https://dsjynhobgrxko.cloudfront.net/wp/wp-content/uploads/2024/06/26105841/bfa5a1340523490e2401fd0b6bddae41.jpg)
効率的かつ正確に業務を進めるために、ビジネスパーソンとして身に付けておきたいのが報連相です。
しかし、報連相の意味や重要性を知らない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は報連相の意味や重要性を紹介します。
例文を交えて報連相の具体的な方法も紹介しているので、報連相に苦手意識のある人もぜひ参考にしてみてください。
報連相(ほうれんそう)とは
報連相(ほうれんそう)は、報告、連絡、相談の頭文字をとったビジネス用語です。
報連相は、効率的かつ正確に業務を進めるために重視されています。
まずは、報告、連絡、相談では具体的にどのようなことを伝えるのかを解説します。
報告
報告とは、自分の仕事の状況や結果を伝えることです。
部下は仕事の進み具合や結果を随時上司に伝える必要があります。
上司は報告内容をもとに「サポートが必要なのか」「ほかの業務に影響は出ないか」等、今後の業務の進め方を判断します。
報告がなければ、上司の業務上の判断を遅らせることになり、そのほかの業務が滞る原因になるため注意が必要です。
連絡
連絡とは、会議のスケジュールといった業務情報を関係者に共有することを指します。
報告は部下から上司へ行うのが一般的ですが、連絡は上司だけでなく同僚や取引先に対しても行います。
連絡をする際は、重要な情報に要点を絞って的確に伝えることが大切です。
相談
相談とは、何かを判断するときに上司や先輩に意見を求めることです。
判断に迷っているにも関わらず、誰にも相談せずに進めてしまうとトラブルにつながる可能性があります。
特に未経験の事態に直面したときは、豊富な知識と経験をもつ上司や先輩に相談することで、適切な対処法を見つけやすくなります。
報連相の重要性
報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。
ここからは、報連相の重要性を詳しく紹介します。
業務をスムーズに進めやすくなる
適切な報告や相談ができると、上司からアドバイスやサポートを受けられ、業務をスムーズに進めやすくなります。
部下が積極的に報告や相談をすれば、上司から業務の進捗を確認する手間が省けるようになります。
また、チーム内で各メンバーが何の業務を担当し、どのくらいの進捗具合なのかを把握し合えば、協力しながら業務の効率化を図れるでしょう。
トラブルの予防になる
対応に困ったときに自己判断せず、上司に相談して適切な対処法を教えてもらえば、トラブルの発生を抑えやすくなります。
仮にトラブルが発生しても、早い段階で報告や相談をすれば、問題が大きくなる前に対処できます。
職場の信頼関係が構築しやすくなる
適切なタイミングで報告や相談をできる人には、安心して仕事を任せやすくなります。
くわえて、報連相を徹底することは従業員同士のコミュニケーションが増えるきっかけになります。
コミュニケーションが増えると、お互いの理解を深めることにつながるため、信頼関係を構築しやすくなるでしょう。
報連相をしないことで起こりうること
報連相を徹底しなければ、業務効率が下がったり、大きなトラブルが発生したりする可能性があります。
ここでは、報連相をしないことで起こりうることを紹介します。
業務効率・品質が下がる
適切に報告や連絡をしないと、他の業務の進捗に影響が出る可能性があります。
誤った方法で仕事を進めて報告が遅れると、一からやり直しになってしまう等、無駄な時間が発生してしまいます。
判断に迷ったときに相談できず、上司や先輩社員からアドバイスやサポートを受けられないまま仕事を進めてしまった結果、業務の品質が下がることも考えられるでしょう。
大きなトラブルが発生する
ミスをしたにも関わらず、報告せずに見過ごすと、大きなトラブルが発生する可能性があります。
トラブルが大きくなってからの対応は、取引先や会社全体に迷惑をかけることになるため、ミスに気付いた段階で早めに報告をすることが大切です。
信頼されなくなる
社会人の基礎である報連相ができないと、一緒に仕事をする人に不安を与えることになります。
また上司や同僚とのコミュニケーションが不足することで、信頼関係を築くのが難しくなるでしょう。
周囲からの信頼を獲得するためにも、報連相を徹底することが大切です。
【例文】報連相の具体的な方法
適切な報連相をすることで、業務の効率化やミスの予防に効果を発揮します。
ここでは、例文を交えて報連相の具体的な方法を紹介します。
報告
報告は上司から聞かれる前に自ら行うことが大切です。
指示された業務が完了したときはもちろん、状況にあわせて中間報告をすることで業務効率を高められます。
また、仕事の進め方に変更が出たときやミスをしたときも報告すべきタイミングです。
口頭で伝えるときは、最初に「〇〇の案件の進捗をご報告してもよろしいでしょうか」と伝えるとよいでしょう。
何について報告するのかが事前に分かると、上司は今すぐ聞くべきか、後で時間の余裕があるときに聞くべきかの判断がしやすくなります。
報告をするときの例文は、以下の通りです。
〇〇プロジェクトの進捗をご報告いたします。
現在スケジュール通り、〇〇の業務を進めており、 〇〇日までに完了予定です。 |
連絡
連絡は相手に応じて必要な情報、不要な情報を洗い出し、正確な内容を端的に伝えるのがポイントです。
例えば、会議の日程変更の連絡をする際は、変更があった事実と変更後の日時を伝えることを優先します。
会議の日程が変更された経緯は優先順位が低い情報のため、必要に応じて伝えるべきかを判断しましょう。
また、複数人に連絡をする場合は、メールを活用することもあります。
メールで連絡をする際は、読み手に負担を与えないように箇条書きにしたり、表や図等を使ったりと、簡潔で読みやすい内容にすることが大切です。
以下は、連絡をするときの例文です。
〇〇の会議の件でご連絡です。
会議の日時と開催場所が以下のように変更になりましたのでご留意ください。 【変更前】 ・日時:6月18日(火) ・場所:第一会議室 【変更後】 ・日時:6月25日(火) ・場所:第二会議室 |
相談
相談をしたときに的確なアドバイスをもらうには、相談内容をしっかり整理したうえで意見を求めることが大切です。
まずは「自分がつまずいているところ」「アドバイスをもらいたいところ」を明確に伝えましょう。
くわえて、結果的にめざしたいところ、現在まで自分が取り組んだこと等を伝えると、上司や先輩社員はより的確な指示を出しやすくなります。
また、丸投げせず自分なりの課題解決方法を伝えると、責任をもって仕事をしている姿勢が示せるため、親身に対応してもらいやすくなります。
相談をするときは、以下の例文を参考にしてみましょう。
お客様から〇〇の件でお問い合わせがあり、対応方法についてご相談したいことがあります。
〇〇分ほどお時間いただきたいのですが、ご都合のよいタイミングはありますか? |
報連相のときに気を付けること
報連相をするときは、以下に注意しましょう。
- 適切なタイミングで実施する
- 相手の状況を確認する
- 結論から伝える
- 事実ベースで話す
- メモを持参する
ひとつずつ詳しく解説します。
適切なタイミングで実施する
報連相のタイミングが遅れると、会社や取引先に迷惑をかけたり、トラブルが大きくなったりする可能性があります。
例えば、会議のスケジュールが変更になったときは、変更が決まったタイミングで連絡するのが適切です。
業務でミスをしたときも、問題がより大きくなる前にすぐ報告すべきです。
相手の状況を確認する
上司が忙しいタイミングに報告や相談をすると、上司の仕事を止めてしまうことになります。
そのため、自分の都合だけでなく、相手の状況を確認したうえで報連相をすることが大切です。
判断が難しいときは「〇〇の件でご相談(ご報告)があるのですが、今お時間よろしいでしょうか」と伝えてみましょう。
事前に何についての相談・報告なのかを伝えることで、上司が今聞くべきなのか、あとから時間を使ってゆっくり聞くべきかを判断しやすくなります。
結論から伝える
報連相のときは「〇〇の件で、ご相談があります」「〇〇の件ですが、日程調整があったため、連絡いたしました」と結論から伝えるようにしましょう。
口頭で伝えるときもメールで共有するときも、結論を伝えてから詳細を補足することが大切です。
報連相をする際は、必要以上に相手の時間を奪わないように、話す順番を意識しましょう。
ビジネス文書は簡潔かつ的確なメッセージが好まれます。ビジネス文書の書き方とポイントも別記事にまとめているので宜しければご確認ください。
事実ベースで話す
報連相では、事実を伝えることに徹しましょう。
自分の感情や感想を交えて伝えると、相手は何が事実なのかが判断しにくくなります。
また、個人の予想が入ると、情報の信ぴょう性が低くなってしまいます。
特にトラブルやミスを報告する際は弁解をするのではなく、事実だけを伝えるようにしましょう。
メモを持参する
報告や相談をする際は、メモを持参するのがお勧めです。
上司や先輩社員から助言をもらえることもあるので、忘れないようにメモを取りましょう。
また、報告・相談するときに、焦って言葉が出てこないことも考えられます。
伝えるべき内容をメモに残して、可能であればメモを見ながら話すと、スムーズに報告・相談しやすくなります。
報連相に関連する用語
報連相に関連する用語に「おひたし」や「かくれんぼう」があります。
それぞれの用語の意味を詳しく紹介します。
おひたし
おひたしとは、怒らない、否定しない、助ける、指示するの頭文字をとったビジネス用語です。
報連相に対する上司から部下への姿勢で心がけることを表します。
上司がおひたしを意識することで、部下の適切な報連相を促せます。
かくれんぼう
かくれんぼうとは、確認、連絡、報告の頭文字をとったビジネス用語です。
部下から上司に仕事の進捗を伝える際に意識すべきことを表します。報連相との違いは、相談ではなく確認の重要性を示している点です。
確認は相談と異なり、まずは自身で問題解決方法を考えたうえで、その解決方法について上司に確認を仰ぎます。
判断を上司に任せず、自主性を育てるために「かくれんぼう」を重視している企業もあります。
まとめ
報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。
報連相をする際は、相手の状況を確認したうえで結論から伝えることが大切です。
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