ビジネスで人を動かす「伝える力」を磨く5つの方法

2024.02.16

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ビジネスで人を動かす「伝える力」を磨く5つの方法

優秀なビジネスパーソンとなるためには、専門知識や実務スキルだけでなく、人を動かす「伝える力」が必要です。

人を指導する立場になるほど、「伝える力」の必要性は高まります。それは経験により伝える力が鍛えられており、その能力を周囲から期待されているためです。

一方、新入社員や若手社員は、これまで「自分の伝える力で人を動かす」経験をそれほど積んでいないため、人への伝え方で苦労している方が多いかもしれません。

今回は、人と関わりながら仕事を推進していく際に重要となる「伝える力」を取り上げます。

具体的な訓練方法もお伝えするので、伝え方を磨きたい人だけでなく、自社社員や自部門のメンバーの伝え方を鍛えたい人事部門・マネジメント層の方でも参考にしていただける内容となっています。ぜひご一読ください。

ビジネスのさまざまな場面で求められる「伝える力」

ビジネスでは、社内メンバーや顧客等、多くの他者と関わって仕事を進めます。

つまり、他者に「動いてもらう」必要があり、そのために「伝える力」が求められるのです。

「企画の重要性を理解してもらう」
「商品力をアピールして案件獲得のために交渉する」
「指示に従って動いてもらう」

このような場面は、業種や職種を問わず、日常的に発生するでしょう。

また、チームの中堅メンバーやリーダーとなって責任が増すほどに、その機会は増えていきます。組織やチームをまとめ、競争力として機能させるには、こうしたコミュニケーション能力が欠かせません。

自分が思い描いたように相手を説得できなかったり、言いたいことを理解してもらえなかったりしたときは、まず「自分の伝え方」に問題がないか考えてみることが大切です。

「伝える力」を磨く5つのポイント

伝える前にまずは相手を知ることから、は基本中の基本です。

相手に伝わらない要因として、自分が伝えたいことばかりに集中して、伝える相手を意識していないことが挙げられます。

まずは、相手の仕事スタイル(効率重視派か慎重派か等)や、人柄・性格(野心家・批判的・周囲の評価を気にする等)を普段から観察し、話のポイントの絞り方や、どうすれば相手が理解しやすいか、動いてくれるかを見極めます。

また、自分では効率よく指示を出したつもりでも、部下の経験や知識の不足により伝わらない場合があります。相手のポジションや立ち位置、影響力等の社会的立場を事前に分析しておくことも大切です。

相手を理解するにあたって前提となるのは、「伝えたい相手には、相手の世界がある」ということです。

自分と相手の基本となる考え方は、必ずしも一致していない可能性があると認識しておきましょう。

具体的に伝える力を磨く訓練を紹介する前に、まずは相手を知るための5つの観点をお伝えします。

①相手を知る観点「情報」

人に情報を伝える際には、相手と自分が持っている「情報の量と質の違い」を考える必要があります。

コミュニケーションを取る双方の間に、どの程度の情報格差があるかを把握しておかないと、健全なやり取りが成立しにくくなるからです。

例えば人事部門が「最近多くの企業で話題となっている、リスキリング施策に自社でも取り組みたい」と現場マネジメントに伝えるとしましょう。

日常的にHRトレンドや文献に目を通している人事部門の方が、そのままリスキリングのことを知らない現場マネジメントと話をしても、話がかみ合わないことが予想されます。

相手の情報量をあらかじめ想像しつつ、受け入れられやすい伝え方を心がけてください。また、一方的に伝えるのではなく、コミュニケーションの合間に、相手の理解度や興味・関心度合いを確認しながら会話を進めることも効果的です。

②相手を知る観点「解釈力」

前章に続き、リスキリングの例で「解釈力」という観点を説明していきます。

「リスキリングに取り組んだ他社の労働生産性指標が50万円向上した」と伝えたとしても、その数値のインパクトや重要度が理解できるのは、聞く相手の解釈力に依存するのです。

この例では、「労働生産性の算出式」や「自業界の平均値」の解釈力によって、理解度に違いが生じることが予想されます。

コミュニケーションの際には、取り上げる話題について相手がどのくらいのリテラシーを持っているかを把握し、言葉を選ぶようにしましょう。

③相手を知る観点「価値観」

「価値観」が異なることによって、自分が伝えたメッセージが異なる受け取り方をされた経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

例えば「リスキリングは会社主導で行うべきだ」と考えている人と、「リスキリングは社員自らが取り組むものだ」と考えている人では、そもそもリスキリングへの課題意識が異なっています。

価値観はビジネスシーンのみならず、プライベートを含めてコミュニケーションのすれ違いを生みやすい概念です。

完全に価値観を他者と一致させるのは難しいとしても、該当テーマについての相手の考え方は、なるべく会話の早い段階で確認するとよいでしょう。

④伝える場面をシミュレートする

いきなり相手に伝えるのではなく、伝える場面を豊かにシミュレートすることは重要です。

相手の性格や社会的立場を考慮したうえで、どのような反応が予想されるか、それに対してどのような答えを返すか、最終的な目的等、伝える場面を具体的にシミュレートして対策を練ります。

相手が明らかに自分と相反する立場にいる場合は、すぐに結果を求めず長期的なアプローチが必要になります。

⑤次につながる信頼関係を構築する

ビジネスの基本は、信頼関係に裏付けされた人間関係にあります。

例えば、社外とのプロジェクトを遂行する際に、強引な交渉をしたり自分や自社のエゴを押し出しすぎたりしていては、そのプロジェクトを成功に導いたとしても、次につながるパートナー関係を構築できない可能性があります。

相手の言い分に耳を傾ける、結論を急がずに粘り強く交渉を続けるといった、相手を尊重する姿勢こそが良好な人間関係を築き、こちらが伝えたい内容への理解を深めてもらえるのです。

伝える力を磨くための訓練方法5選

最後に、実際に伝える力を磨くための訓練方法を5つお伝えします。

日常的に取り組めるものから、集中的に鍛えたいものまで紹介しますので、フィット感が高い訓練方法を見つける参考にしてください。

①伝える順番に注意する

伝わりにくい話は、往々にして話す順番が整理できていないケースが多い傾向にあります。

話す順番を整理できないという方は、ライティングやプレゼンテーションで使われるフレームワークを活用しましょう。

おすすめは「PREP法」という、構成の型に沿って話を進めることです。
伝えたい内容を、以下の4点で整理をしてみてください。

Point:結論・要点を伝える

Reason:理由・根拠を伝える

Example:事例・具体例を伝える

Point:あらためて結論・要点を伝える

このようなフレームワークは、いわば「的確に情報を伝える型」です。

伝え方の訓練だけでなく、情報の論理的一貫性のチェックにもなります。どこかのポイントが思い浮かばなかったら、その情報を補強するだけで、伝える話の説得力が増すでしょう。

②数字やストーリーで具体的に話す

相手の記憶に残りやすい内容にするためには、「数字」と「ストーリー」の2つが有効です。

前章のPREP法で結論や根拠を整理したとしても、具体性に欠けていると相手に忘れられてしまう可能性があります。

具体的には、以下のような例を参考にしてください。

【数字】
「このマーケットは拡大傾向にあります」と伝えるよりも、「このマーケットは過去3年、毎年5%の成長を遂げています」と伝える方が、インパクトが強まります。
数値が入ることで、相手の記憶にも留まりやすくなるでしょう。

【ストーリー】
情景がイメージできるようなストーリーを意識すると、伝えたいメッセージについて相手が興味を抱く可能性が高まります。

例えば採用の会社説明会で、創業からの沿革を年表で説明するより、創業ストーリーとして、創業者の当時の想いや市場開拓の工夫点を話した方が、興味を抱く人が多いのではないでしょうか。

うまくストーリーテリングができれば、相手がこの先の話も受け入れてくれる下地を作る効果が期待できます。

③例え話や分かりやすい表現を使う

伝え上手の人は、会話に例え話や比喩表現を効果的に差し込んでいる傾向があります。

この訓練のためには、日常的に「分かりやすい言葉に言い換えてみる」習慣を付けておきましょう。
例えば普段自分が仕事で使っている言葉を、小学生でも分かるように言い換えてみる方法もお勧めです。

例え話や比喩表現は、ある程度語彙力や表現方法の引き出しも必要です。
最初はうまくいかなかったとしても、このような言い換えの習慣を意識して繰り返すことで、伝える力が自然と身に付いていくでしょう。

④業務日誌を書く

伝える力を磨くためには、できるだけ日常的・身近なトレーニングが効果的です。

例えば、業務日誌や日報等、日々取り組みやすいことで伝える力の訓練をすることがお勧めです。

業務日誌であれば毎日の習慣になりやすいだけでなく、端的に文章を書くことや論理を組み立てる訓練にもなります。

⑤伝え方に関する講座を受講する

日々のトレーニングと並行し、集中して伝え方を磨きたい方は、伝え方に関する講座や研修を受講するとよいでしょう。

ポイントを押さえたナレッジが得られるうえに、ロールプレイング形式の講座であれば、実践的に伝える練習もできます。

最近はeラーニングでも伝える力を磨けるプログラムがあります。集合型研修への参加が難しい方は、自分のペースで進められるオンライン講座もお勧めです。

まとめ

人を動かす「伝える力」は、一朝一夕に身に付く能力ではありません。日頃から周囲の人を観察し、人間関係を分析する癖をつけることが、「伝える力」を高める近道となります。

他者とのコミュニケーションは、役職や業種を問わず誰しも遭遇する場面でしょう。

一度身に付けてしまえば、この先のビジネスシーンでのパフォーマンス向上の一助となる力です。意識的に取り組んでみてください。

また、仕事がうまくいかないというときは、まずは「自分の伝え方」に問題がないかと見直してみることが大切です。

なお、コミュニケーションと仕事の効率については、「職場コミュニケーション改善5つのポイント|小さな工夫で効率化」にて解説しています。併せてご覧ください。

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人材アセスメントという言葉をご存知でしょうか? 人材アセスメントとは複数のシミュレーション(演習)や心理テスト、面接などを通して、受講者の行動、言動、態度などを観察し、事前に設定した「管理者としてのあるべき姿」に適した人物であるかを評価する技法です。つまり、企業の中で人材を配置するにあたり、その人物の潜在的な性格や適正を事前に評価するものです。 その起源はCIAの前身である米軍OSS(戦略対策部)において、スパイ養成のための人材選抜を目的に開発されたプログラムで、アメリカでは産業界を中心に広まり、日本ではバブル崩壊後に導入が急速に進んでいると言われています。 人材アセスメントのメリット では人材アセスメントを導入するメリットは何でしょうか? 一般に企業の中での評価は業務の成果だけではなく、評価者から見た人間としての好き嫌いも多かれ少なかれ入ってきます。また、数字が見えない部署はなかなか評価されづらい傾向にあります。好き嫌いというところでは、自分の思うような行動、同じような行動をするタイプの部下を良く評価したり、反対の行動をする者は悪く評価したりすることがあります。極端な場合、上司に好まれない部下は、ほとんど日の目を見ることがなく毎日が過ぎていきます。 こうした中、外部の第三者である特別なトレーニングを受けた講師が評価する人材アセスメントは、人材評価の一定の判断材料として信頼性が高く、評価を受ける社員からも、第三者ということでより納得性が高まる可能性があるのです。 実施方法 人材アセスメントの具体的な内容は、まず研修施設やホテルなどに2、3日の合宿型研修で行われます。 そして、受講者はグループディスカッションやインタビューシミュレーション、インバスケットなど、いくつかのシミュレーション(演習)を行います。これらのシミュレーションを通じて、 受講者の行動や言動、態度を講師が観察・評価し、「この人は管理職になれる人材か?」といった管理職適性を判定します。 主として管理職選抜のための評価に用いられますが、近年では、若手層から優秀者を早期に見極めるためにも活用されているようです。 成功させる3つのポイント ここで人材アセスメントを成功させる3つのポイントがあります。 「正確な評価ができる講師を用意すること」、「その企業にあった評価項目を用意すること」、「評価する行動を引きだすシミュレーション設計」の3つです。 1.正確な評価ができる講師 人材アセスメントの要である講師が正確な評価をすることができる講師なのかが非常に大切な条件です。 講師は、シミュレーションを通じて発揮された言動や文書の内容、表情や声のトーン、文字の量や書き方の特徴をはじめ、身だしなみや、くせ、ふと目にした仕草など、さまざまな情報をつなぎ合わせて、その人の仕事の傾向性やマネジメントスタイルを仮説・検証していきます。 また、人材の評価は一人の評価者だけだと、偏りが出てしまい正確な評価が出にくいので、講師は通常は複数の講師が担当します。 この講師らが、各参加者のシミュレーションでの行動から、どれだけ正確にデータを拾うことができ、それを分類整理し、いかに正確に評価に落とし込むことができるかが、人材アセスメントの精度を決める大きな要素となります。 2.その企業にあった評価項目 これはその企業での職務に適した評価項目の設定ができているかです。 職務における受講者へ求める能力や行動にラベリングをしたもので、例えば積極性、自主独立性、分析力、決断力、感受性などがあげられます。 当然、この内容は企業によっても違いますし、役職によっても違います。これがズレてしまうと、いくら人材アセスメントで評価しても、全く役に立たないという状況が出てきますので、この評価項目の設定も重要な前提条件となります。 3.評価する行動を引きだすシミュレーション設計 人材アセスメントでは、何種類かのシミュレーションを受講者に行ってもらい、その行動を講師が観察することで、人材の評価を評価項目に従って行ないます。 人材の正確な評価をするためには、参加者に何らかの行動を起こしてもらうことが必要になります。しかも、評価項目を評価できるような行動を参加者が行なうことが求められます。 そのためには、その評価項目を踏まえ、心理学的に設計されたシミュレーションの状況設定や内容が必要になります。 このような良質なシミュレーション設計があって、初めて正確な評価ができるのです。 その他の注意点 ここで人材アセスメントを実施する意図と受講者側の姿勢にも注意しなければいけない点があります。 あくまで人材アセスメントは研修であって試験ではないということです。 いくつかの会社では昇進昇格の「試験」と位置づけている会社もあるようですが、これでは受講者は意気込んで受講してしまい、本来の自分の行動ではなく、パフォーマンスとしてシミュレーションを受講してしまいます。そもそも講師はそのようなパフォーマンスをしたとしても数あるシミュレーションをしていく中で受講者の本質を見抜いてしまいます。 なので、受講者はできるだけ自然体で研修に臨む方が結果としては良いものとなります。 なにより、受講者は管理職になることをゴールとして挑むのではなく、管理職になって何をしたいかを明確に望む方が自分自身のためにもなります。 会社は管理職に何を期待しているのか、受講者はそれに対してどう応えるのかを理解して受講することが大切です。   参考サイト: セミナー&研修net オフィスジャストアイ  

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米国の企業文化コンサルタントが、世界各国で2万人以上の社員を対象にアンケート調査を行い、50社におよぶ企業の分析、数々の研究、文献を精査したところ、「社員のパフォーマンスのよしあしは、その仕事をするモチベーションにより決まる」との結果にいたりました。しかし、モチベーションにもさまざまな種類があります。どのようなモチベーションが、社員のパフォーマンスを向上させるのでしょうか。 人が動く6つの動機とは? 人が仕事のために動くとき、そこには何らかのモチベーションが存在します。「仕事が楽しくてしかたがない」「出世したい」「経済的安定がほしい」「上司からのプレッシャー」など、さまざまな動機づけがあるのです。 「内発的動機づけ」の研究において第一人者であるロチェスター大学のエドワード・L.デシ氏とリチャード・フラスト氏(著書『人を伸ばす力-内発と自律のすすめ』)は、1980年代に人が動く動機を6つのカテゴリーに大別しました。そして、冒頭で触れた企業文化コンサルタントのリンジー・マクレガー氏とニール・ドシ氏は、それらを現代の職場環境に置き換え、人が働く動機には次の6種類があるとしました。 1.楽しみ(Play) 仕事自体が楽しいから働く。楽しみとは、新しいことへの好奇心。楽しみが大きいと、たとえ仕事で難題にぶつかってもチャレンジ精神が刺激される。 2.意義(Purpose) 仕事が生み出す価値に意義を感じる。仕事のアウトプットが社会的貢献につながることに働きがいを感じる。 3.可能性 (Potential) 仕事を頑張ることが自身の向上につながる。仕事で成果を上げることが自らの能力を高めるとの信念に基づく。 4.感情的圧力 (Emotional pressure) 恐怖、同調圧力、恥など、仕事内容とは関係のない外部からの感情的な圧力によって、自分自身が脅かされているために働く。 5.経済的圧力(Economic pressure) 報酬を得るため、または、処罰を逃れるために働く。仕事内容や自己実現とは関係ない外的圧力によるものとなる。 6.惰性 (Inertia) 働く理由がわからず、仕事内容や自発的要素とは無関係な「昨日も働いていたから、今日も働く」という動機づけ。 「楽しみ」「意義」「可能性」を感じないと人は動かない 上記の6つの動機のうち、1~3は仕事に対する個人の自発的な意志や、行動を変えようという意欲が原動力となる内発的モチベーションです。残る4~6は、仕事内容と結びつかない外的圧力による間接的モチベーションであるため、かえってパフォーマンスを低下させる可能性があります。 なお、新しいリーダーの資質として注目を集める「サーバントリーダシップ」では、部下の主体性を引き出し成長させることでモチベーションを高め、働きがいへとつなげていきます。 内発的モチベーションが高いパフォーマンスをもたらす ハーバード・ビジネススクールのテレサ・アマビール氏による最近の研究では、内発的モチベーションがより高いパフォーマンスをもたらすことを証明しています。 その研究では文章の創作が好きな被験者を集め、ひとつのグループには創作する理由として「自己表現の場」「言葉で遊ぶのが好き」といった「楽しみ」を示すモチベーションを与えました。そして、もうひとつのグループには「自分の文才で誰かを感心させたい」「ベストセラー作家になって経済的安定が得たい」といった「感情的・経済的圧力」に該当するモチベーションを与えました。 すると、後者の外発的「圧力」によって書いたグループの創造性よりも、前者の「楽しみ」という内発的動機によって書いたグループの創造性のほうが26%高いという結果になりました。 また、別の研究では、ある分析作業を任せた2つのグループのうち、一方に「がんの医療研究に役立つ」との「意義」を与えたところ、もう一方のグループ(「意義」を与えられず、分析結果は破棄されると知らされていた)より報酬額が少なかったにも関わらず、分析により長い時間をかけ、質も後者のグループより高いという結果になりました。 このように、自発的モチベーションがパフォーマンスに好影響を及ぼすことが証明されているのです。 社員のモチベーションが低いときは会社の組織づくりの見直しを 社員のパフォーマンス向上に成功している企業は、「楽しみ」「意義」「可能性」の3つのモチベーションを最大化することに成功しています。逆に、社員のパフォーマンス向上に失敗している企業は、「感情的圧力」「経済的圧力」「惰性」で社員が動いているのかもしれません。しかし、社員が自発的に働きたくなる職場づくりは、特定の部署だけでは成し得ません。企業文化の形成として捉え、人事からの積極的な働きかけが欠かせないでしょう。 なお、モチベーションアップや人材評価については、「知っておきたい!初めての後輩指導で使える「コーチングスキル」」や「今さら聞けない「人材アセスメント」を成功させる3つのポイント」もあわせてご覧ください。 こちらの記事も読まれています: 仕事の効率化はコミュニケーションが取りやすい職場から 仕事に集中できる環境作り 参考: How Company Culture Shapes Employee Motivation|Harvard Business Review Record Display|APA PsycNET Breaking Monotony with Meaning:Motivation in Crowdsourcing Markets (PDF) |Cornell University Library  低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

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