2024.04.10
人材教育
ビジネススキル
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優秀なビジネスパーソンとなるためには、専門知識や実務スキルだけでなく、人を動かす「伝える力」が必要です。
人を指導する立場になるほど、「伝える力」の必要性は高まります。
今回は、人と関わりながら仕事を推進していく際に重要となる「伝える力」を取り上げます。
具体的な訓練方法もお伝えするので、伝え方を磨きたい人だけでなく、自社社員や自部門のメンバーの伝え方を鍛えたい人事部門・マネジメント層の方でも参考にしていただける内容となっています。ぜひご一読ください。
ビジネスのさまざまな場面で求められる「伝える力」
新入社員や若手社員は、これまで「自分の伝える力で人を動かす」経験をそれほど積んでいないため、人への伝え方で苦労している方が多いかもしれません。
ビジネスでは、社内メンバーや顧客等、多くの他者と関わって仕事を進めていく必要があります。
つまり、他者に「動いてもらう」必要があり、そのために「伝える力」が求められます。
「企画の重要性を理解してもらう」
「商品力をアピールして案件獲得のために交渉する」
「指示に従って動いてもらう」
このような場面は、業種や職種を問わず、日常的に発生するでしょう。
また、チームの中堅メンバーやリーダーとなって責任が増すほどに、その機会は増えていきます。組織やチームをまとめ、競争力として機能させるには、こうしたコミュニケーション能力が欠かせません。
自分が思い描いたように相手を説得できなかったり、言いたいことを理解してもらえなかったりしたときは、まず「自分の伝え方」に問題がないか考えてみることが大切です。
「伝える力」を磨く5つのポイント
伝える前にまずは相手を知ることから、は基本中の基本です。
相手に伝わらない要因として、自分が伝えたいことばかりに集中して、伝える相手を意識していないことが挙げられます。
まずは、相手の仕事スタイル(効率重視派か慎重派か等)や、人柄・性格(野心家・批判的・周囲の評価を気にする等)を普段から観察し、話のポイントの絞り方や、どうすれば相手が理解しやすいか、動いてくれるかを見極めます。
また、自分では効率よく指示を出したつもりでも、部下の経験や知識の不足により伝わらない場合があります。相手のポジションや立ち位置、影響力等の社会的立場を事前に分析しておくことも大切です。
相手を理解するにあたって前提となるのは、「伝えたい相手には、相手の世界がある」ということです。
自分と相手の基本となる考え方は、必ずしも一致していない可能性があると認識しておきましょう。
具体的に伝える力を磨く訓練を紹介する前に、まずは相手を知るための5つの観点をお伝えします。
①相手を知る観点「情報」
人に情報を伝える際には、相手と自分が持っている「情報の量と質の違い」を考える必要があります。
コミュニケーションを取る双方の間に、どの程度の情報格差があるかを把握しておかないと、健全なやり取りが成立しにくくなるからです。
例えば人事部門が「最近多くの企業で話題となっている、リスキリング施策に自社でも取り組みたい」と現場マネジメントに伝えるとしましょう。
日常的にHRトレンドや文献に目を通している人事部門の方が、そのままリスキリングのことを知らない現場マネジメントと話をしても、話がかみ合わないことが予想されます。
相手の情報量をあらかじめ想像しつつ、受け入れられやすい伝え方を心がけてください。
また、一方的に伝えるのではなく、コミュニケーションの合間に、相手の理解度や興味・関心度合いを確認しながら会話を進めることも効果的です。
②相手を知る観点「解釈力」
前章に続き、リスキリングの例で「解釈力」という観点を説明していきます。
「リスキリングに取り組んだ他社の労働生産性指標が50万円向上した」と伝えたとしても、その数値のインパクトや重要度が理解できるのは、聞く相手の解釈力に依存するのです。
この例では、「労働生産性の算出式」や「自業界の平均値」の解釈力によって、理解度に違いが生じることが予想されます。
コミュニケーションの際には、取り上げる話題について相手がどのくらいのリテラシーを持っているかを把握し、言葉を選ぶようにしましょう。
③相手を知る観点「価値観」
「価値観」が異なることによって、自分が伝えたメッセージが異なる受け取り方をされた経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
例えば「リスキリングは会社主導で行うべきだ」と考えている人と、「リスキリングは社員自らが取り組むものだ」と考えている人では、そもそもリスキリングへの課題意識が異なっています。
価値観はビジネスシーンのみならず、プライベートを含めてコミュニケーションのすれ違いを生みやすい概念です。
完全に価値観を他者と一致させるのは難しいとしても、該当テーマについての相手の考え方は、なるべく会話の早い段階で確認するとよいでしょう。
④伝える場面をシミュレートする
いきなり相手に伝えるのではなく、伝える場面を豊かにシミュレートすることは重要です。
相手の性格や社会的立場を考慮したうえで、どのような反応が予想されるか、それに対してどのような答えを返すか、最終的な目的等、伝える場面を具体的にシミュレートして対策を練ります。
相手が明らかに自分と相反する立場にいる場合は、すぐに結果を求めず長期的なアプローチが必要になります。
⑤次につながる信頼関係を構築する
ビジネスの基本は、信頼関係に裏付けされた人間関係にあります。
例えば、社外とのプロジェクトを遂行する際に、強引な交渉をしたり自分や自社のエゴを押し出しすぎたりしていては、そのプロジェクトを成功に導いたとしても、次につながるパートナー関係を構築できない可能性があります。
相手の言い分に耳を傾ける、結論を急がずに粘り強く交渉を続けるといった、相手を尊重する姿勢こそが良好な人間関係を築き、こちらが伝えたい内容への理解を深めてもらえるのです。
伝える力を磨くための訓練方法5選
最後に、実際に伝える力を磨くための訓練方法を5つお伝えします。
日常的に取り組めるものから、集中的に鍛えたいものまで紹介しますので、フィット感が高い訓練方法を見つける参考にしてください。
①伝える順番に注意する
伝わりにくい話は、往々にして話す順番が整理できていないケースが多い傾向にあります。
話す順番を整理できないという方は、ライティングやプレゼンテーションで使われるフレームワークを活用しましょう。
おすすめは「PREP法」という、構成の型に沿って話を進めることです。
伝えたい内容を、以下の4点で整理をしてみてください。
Point:結論・要点を伝える
Reason:理由・根拠を伝える
Example:事例・具体例を伝える
Point:あらためて結論・要点を伝える
このようなフレームワークは、いわば「的確に情報を伝える型」です。
伝え方の訓練だけでなく、情報の論理的一貫性のチェックにもなります。どこかのポイントが思い浮かばなかったら、その情報を補強するだけで、伝える話の説得力が増すでしょう。
②数字やストーリーで具体的に話す
相手の記憶に残りやすい内容にするためには、「数字」と「ストーリー」の2つが有効です。
前章のPREP法で結論や根拠を整理したとしても、具体性に欠けていると相手に忘れられてしまう可能性があります。
具体的には、以下のような例を参考にしてください。
【数字】
「このマーケットは拡大傾向にあります」と伝えるよりも、「このマーケットは過去3年、毎年5%の成長を遂げています」と伝える方が、インパクトが強まります。
数値が入ることで、相手の記憶にも留まりやすくなるでしょう。【ストーリー】
情景がイメージできるようなストーリーを意識すると、伝えたいメッセージについて相手が興味を抱く可能性が高まります。
例えば採用の会社説明会で、創業からの沿革を年表で説明するより、創業ストーリーとして、創業者の当時の想いや市場開拓の工夫点を話した方が、興味を抱く人が多いのではないでしょうか。
うまくストーリーテリングができれば、相手がこの先の話も受け入れてくれる下地を作る効果が期待できます。
③例え話や分かりやすい表現を使う
伝え上手の人は、会話に例え話や比喩表現を効果的に差し込んでいる傾向があります。
この訓練のためには、日常的に「分かりやすい言葉に言い換えてみる」習慣を付けておきましょう。
例えば普段自分が仕事で使っている言葉を、小学生でも分かるように言い換えてみる方法もお勧めです。
例え話や比喩表現は、ある程度語彙力や表現方法の引き出しも必要です。
最初はうまくいかなかったとしても、このような言い換えの習慣を意識して繰り返すことで、伝える力が自然と身に付いていくでしょう。
④業務日誌を書く
伝える力を磨くためには、できるだけ日常的・身近なトレーニングが効果的です。
例えば、業務日誌や日報等、日々取り組みやすいことで伝える力の訓練をすることがお勧めです。
業務日誌であれば毎日の習慣になりやすいだけでなく、端的に文章を書くことや論理を組み立てる訓練にもなります。
⑤伝え方に関する講座を受講する
日々のトレーニングと並行し、集中して伝え方を磨きたい方は、伝え方に関する講座や研修を受講するとよいでしょう。
ポイントを押さえたナレッジが得られるうえに、ロールプレイング形式の講座であれば、実践的に伝える練習もできます。
最近はeラーニングでも伝える力を磨けるプログラムがあります。集合型研修への参加が難しい方は、自分のペースで進められるオンライン講座もお勧めです。
まとめ
人を動かす「伝える力」は、一朝一夕に身に付く能力ではありません。日頃から周囲の人を観察し、人間関係を分析する癖をつけることが、「伝える力」を高める近道となります。
他者とのコミュニケーションは、役職や業種を問わず誰しも遭遇する場面でしょう。
一度身に付けてしまえば、この先のビジネスシーンでのパフォーマンス向上の一助となる力です。意識的に取り組んでみてください。
また、仕事がうまくいかないというときは、まずは「自分の伝え方」に問題がないかと見直してみることが大切です。
なお、コミュニケーションと仕事の効率については、「職場コミュニケーション改善5つのポイント|小さな工夫で効率化」にて解説しています。併せてご覧ください。
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