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オンライン研修とは?メリットや注意点を実践的に解説

2024.02.14

人材教育

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オンライン研修とは?メリットや注意点を実践的に解説

「オンライン研修を導入する企業が増えているようだが、自社でも効果があるのか」

「オンライン研修を成功させるにはどうすればいいのか」

このようにお悩みの人事担当者の方も多いのではないでしょうか?

コロナ禍をきっかけに、企業で大幅に普及が広がったオンライン研修。働き方改革の潮流も後押しとなり、新しい研修のあり方として注目されています。

しかしこれまでオンライン研修を実施したことがない企業では、具体的な効果や進め方が分からないという声もあるようです。

今回は、オンライン研修のメリット・デメリット、効果を上げるためのノウハウについてお伝えします。

オンライン研修を検討中の方は、自社の状況を思い浮かべながらご一読ください。

オンライン研修とは

オンライン研修とは、講師や受講者が同じ場所に集まることなく、オンライン上で開催される研修です。Web会議システムを用い、パソコンやスマートフォンを通じて実施されるのが一般的です。

具体的には、講師のいる会場と各拠点をインターネット回線でつなぎ、受講者は手元のテキストやパソコン画面を確認しながら、講師の音声をヘッドホンで聞いて学びます。

オンライン研修のほか、実施形態に応じて「Web研修」、「ウェビナー(WebとSeminarを組み合わせた造語)」とも呼ばれています。

かつてのオンライン研修は、IT企業のデモに代表される特定場面で活用されていましたが、昨今は企業規模や業種を問わず広がってきており、スタンダードになりつつあるといえるでしょう。

オンライン研修が注目される背景

オンライン研修は、新型コロナウイルス感染症拡大防止の動きを受け、一気に需要が高まりました。

インターネットを通じた非接触での研修が可能なため、密集・密接を防ぐことができるためです。

Withコロナを掲げるニューノーマルの時代になっても、オンライン研修の普及は広がりを続けています。

働き方改革が進み、時差出勤やテレワークを導入するなど、一人ひとりの働き方そのものを見直す組織が増えているからです。

すべての対面・集合型研修をオンライン研修に置き換える企業も一定数はでてきています。しかし、今後は対面・集合型とオンライン双方の特徴を踏まえて、ハイブリッドで研修を行う企業が増えることが予想されます。

従来型eラーニングとの違い

従来型のeラーニングとは、パソコンやモバイル端末、DVDなどの情報技術を利用して行う学習方法のことを指します。

サーバー(学習管理システム)に保存した教材を配信し、パソコンやスマートフォンなどを用いて受講する形式です。

近年はeラーニングもインターネット回線を介することが当たり前になったため、eラーニングは、オンライン研修のひとつとする考え方もあります。

例えば企業によっては、以下の使い分けをしていることもあります。

eラーニング……録画された講義を受講する「一方向型」

オンライン研修……受講中にリアルタイムで講師や受講生同士のやりとりを行う「双方向型」

いずれにしても厳密な定義ではないため、自社なりに言葉の使い方を区別するようにしましょう。

オンライン研修のメリット

多くの企業で導入が進んだ理由となった、オンライン研修のメリットをお伝えします。

コストや手間が削減できる

対面・集合型研修と比較すると、コストや準備の手間が削減できるのがオンライン研修のメリットです。

交通機関の利用や宿泊などが発生しないため、研修参加時の交通費や宿泊費が発生しません。また、全員が集合できる会場を用意する必要もありません。

受講者側も、研修前後の移動時間を確保する必要がなくなるため、業務時間の調整がしやすいでしょう。短時間の研修であれば、業務の合間に研修を受講でき、自分のペースで学習することが可能になります。

時間や場所がほとんど制限されない

オンライン研修は、対面・集合型研修と比較して幅広い受講層に対応することが可能になります。

全員が一か所に集まる必要がないため、インターネットに接続できる環境と機器がそろっていればどこにいても受講可能です。
例えば地方拠点の受講者も、出張の負担なしに研修に参加することができます。

また、研修を録画して共有しておけば、視聴する時間も受講者の自由です。
これまでは時間や場所の制約で参加できなかった人もオンライン研修の対象となることから、社員間の研修格差の改善ができます。

インタラクティブなやり取りができる

講師と受講生とインタラクティブ(双方向)なやり取りができるのも、オンライン研修の魅力です。

Web会議システムを利用したオンライン研修は、複数の受講者をグループ分けすることも可能です。

全体での講義のあと、それぞれのグループに分かれてディスカッションをしたり、講師がフィードバックを与えたりなど、相互のコミュニケーションをとることができます。

さらにオンライン研修では、チャット機能を使って参加者の声を集めることができる特長もあります。例えば、講師への質問をチャットで行い、それに対してのフィードバックを講師がライブで行う、といったインタラクティブな講義も可能です。

オンライン研修のデメリット

次に、オンライン研修を実施した企業から、デメリットとしてよく聞かれる点についてもお伝えします。

横のつながりができにくい

対面・集合型研修と比べて横のネットワークが生まれにくい点は、オンライン研修のデメリットとしてよく聞かれます。

オンライン研修は、他の受講者から受ける刺激や受講者間の交流が、集合型研修と比べると少ない傾向にあります。受講者間の関係性構築を研修の目的としている企業からすれば、やや物足りなさを感じるでしょう。

ただしオンライン研修であっても、グループディスカッションや交流の時間を設けることで、デメリットの解消が期待できます。

内容に向き不向きがある

オンライン研修は、実習型や技術の習得を目的とした講習には不向きとされています。

実務に必要な手技や細かい接客技能などを習得する目的の場合、オンライン研修では対応が難しいでしょう。ワークショップや実習をともなった研修をオンラインで行う際は、実施に相応の工夫が必要となる可能性があります。

オンラインでの研修を強行してしまうと、参加者の不満・不評にもつながるため、内容に応じて対面での研修も検討するようにしましょう。

オンライン研修実施のコツ(事前準備)

オンライン研修をスムーズに行うための、事前準備のコツについて紹介します。

テクニカルトレーニングを行う

オンライン研修を行う場合は、事前にパソコン操作のテクニカルトレーニングを行いましょう。

受講者の職種や業界、あるいは世代によって、オンラインでの研修の操作に不慣れな方もいます。操作方法が分からないと、ワークショップに参加できない、質問ができないなど、研修効果が半減してしまいます。

必要な機材、ログイン方法などの操作マニュアルを用意するのはもちろん、参加者にテクニカルトレーニングを行うよう実施する側に依頼しましょう。

【テクニカルトレーニングの例】

マイクのオン・オフの切り替え方(ミュート操作)

カメラのオン・オフの切り替え方

質問やチャットの操作方法

簡単な操作であれば、研修の冒頭にアイスブレイクのひとつとしてテクニカルトレーニングを行うのもお勧めです。

オペレーターを用意する

研修講師とは別に、機材を操作するオペレーター担当者を用意すると、当日の運営がスムーズに進められます。

Web会議システムの操作に慣れた方や、機材トラブルに対応できる方をオペレーターにアサインするといいでしょう。即座に対応できる人がいるだけで、講師や受講者が安心して研修に取り組むことができます。

飽きさせない工夫をする

当日の進行や資料は、なるべくコンパクトにして、受講生を飽きさせない工夫をしましょう。

オンライン研修を長時間行うと、受講者の集中力が切れてしまうことが考えられます。
受講者が集中して研修に参加できるよう、タイムスケジュールはコンパクトにすることが望ましいです。30~60分程度講義を行ったら10分休憩を挟むなど、集中力を保てるようにスケジュールを組みます。

オンライン研修実施のコツ(当日~実施後)

次に、当日およびオンライン研修実施後にやるべき工夫点を紹介します。

カメラオンを推奨する

受講者に対して、カメラをオンにするように促しましょう。

受講者は「顔出し」で研修に参加することで、集中力が高まります。
研修内容によっては、顔が見えることでグループディスカッションも行いやすいでしょう。

講師の観点でも、受講者の反応を確認しながら研修を進行できるメリットがあります。
映り込んでしまう背景が気になるといった意見があったり、プライベートを保護したい場合は、バーチャル背景の活用を案内したりしてください。

内容を録画する

オンライン研修の実施映像は、当日に録画しておくことをお勧めします。

受講者の状況によって、研修の開催日程とのスケジュール調整ができず、参加できないこともあるでしょう。業務都合で、当日欠席や途中退席となってしまうケースもあります。
前述したとおり、録画内容を共有すれば、不参加者や途中退席者であっても、後日の受講が可能です。

受講済みの従業員にとっても、録画映像で復習し、理解を深めることができます。
ただし録画の際はそのことを参加者全員へ事前に共有し、トラブルがないよう注意しましょう。

実施後のフォローを行う

受講後は、忘れずにしっかりフォローする必要があります。
フィードバックをしたり、レポート提出を設けたりするなどしてフォローしましょう。

使用するWebツールによっては、オンラインで受講後のアンケートまでできるものもあります。

次の研修企画のための情報収集を行うとともに、気になる受講者は個別にフォローしてください。

まとめ

今回は、企業ではスタンダードになりつつあるオンライン研修について取り上げました。

企業にとってはコストや手間の削減ができ、受講者は自分の時間を確保しながら学べる、メリットが大きい研修形式といえます。

オンライン研修を実施したことがないという企業は、まずは社内の小規模の勉強会からオンライン研修を試してみてはいかがでしょうか。

eラーニングは社員教育との親和性が高く、学習者にとっても企業にとってもメリットの要素が多い学習方法です。自社の研修内容に合わせてより効率的・効果的な提供方法をぜひ検討してみてください。

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マニュアルは紙やPDFファイルがこれまで主流でしたが、IT技術の発達や新型コロナウイルスの流行等によって、動画で制作する企業が増加しました。 「紙でマニュアルを作成しようとすると、制作にパワーや時間がかかりすぎる」 「若手社員から、テキストのマニュアルでは動きのイメージがつかないと指摘された……」 こうした企業の悩みを解決するには動画でマニュアル制作がおすすめです。本記事では動画マニュアルのメリットや注意点、制作プロセスを紹介します。 動画マニュアルとは 動画マニュアルとは業務手順や社内の教育講座等、企業にとって必要な情報を動画形式で説明したものです。 マニュアルといえば、今までは紙に印刷した冊子やパンフレットか、パンフレット形式のPDFファイルが一般的でした。 しかし最近では、映像に音声やテロップを加えた動画マニュアルが、広く普及しはじめています。スマートフォンやタブレットを通して、テレビを閲覧するような感覚で見られるようになりました。 従来の紙冊子マニュアルに比べ、短時間で効率よく多くの情報を伝えられるため、多くの企業や学校から動画マニュアルは注目を集めています。 動画マニュアルの種類 これまで紙冊子のマニュアルを利用されていた方からは、動画マニュアルがどのような場面で効果を発揮するか分からないとの声も聞かれます。 ここでは、動画マニュアルの代表的な種類を紹介します。 2-1.デモ・操作マニュアル デモ・操作手順マニュアルは、機器の操作や使用手順を説明する動画です。 主にメーカーや工場、機器を使用するオフィス業務で、機器の取扱書として動画マニュアルの導入が進んでいます。機器を操作するタイミングや具体的な動作等、動画で直感的に伝えるためです。 実際の様子を映像で見ながら学べるため、初めて行う作業でも具体的にイメージがしやすくなります。 もちろん社内向けだけではなく、自社製品を購入した顧客に対し、操作方法を動画マニュアルで伝えることも可能です。 2-2.業務手順マニュアル 業務手順マニュアルは、ある業務のプロセスや、進行にあたってのノウハウをまとめた動画です。 営業部門から、人事や経理部門のバックヤード部門まで、業務手順マニュアルは幅広く使われています。単なる業務プロセスの説明だけでなく、動画を活用することで動き方のノウハウを伝えやすくなります。そのため、業務の効率化だけでなく、業務成果につなげることも可能でしょう。 業務手順マニュアルは、新入社員や異動社員等人の出入りが激しい部門で、導入が進む傾向があります。 2-3.研修・教育マニュアル 動画内容は幅広く、部門にもとめられるスキル開発や、新入社員研修に代表される階層別教育等が、マニュアルの対象となります。 特に研修・教育マニュアルで多いのが、接客や営業等の動きがともなう業務です。 例えば、ハイパフォーマーの営業ロールプレイングやプレゼンテーションを、動画でマニュアル化するケースです。 接客や営業部門は、対面・集合型研修に参加する時間を捻出しにくいため、短時間で学べる動画マニュアルのメリットを感じやすい部門といえるでしょう。 2-4. 社内向けメッセージ 企業の戦略ビジョンの紹介、働く意識の共有などについてのイメージ映像を社内向けにまとめた動画です。 たとえば、米フランチャイズの「Dunkin’ Donuts(ダンキンドーナツ)」では、新従業員向けにウエルカムプレゼンテーションを作成し、働くにあたっての3つの心得を動画にまとめています。 動画には社長が登場し、「Friendliness」(スマイルの大切さ)、「Service with Speed」(お客さまの時間を尊重する)、「Serving Great Products」(素晴らしい商品を提供しているという誇り)について映像と共に説明しています。そして最後に、「No Dunkin without You」という文句で新しい仲間を歓迎し、やる気を促すという内容になっています。 文書だとなかなか伝わらないことも、動画であれば経営者が伝えたいメッセージへの理解度が高まるのです。 動画マニュアルのメリット 動画マニュアルを導入した企業から、メリットとしてよく聞かれる点についてお伝えします。 3-1.テキストよりも理解度が高まりやすい 動画のメリットの一つは、テキスト情報よりも相手に伝わりやすいという点です。 特に、体の動きをともなう操作や手順が複雑な業務では、テキストや画像だけのマニュアルより、視覚や聴覚で情報を伝える動画の効果は感じやすいでしょう。 これまで紙冊子マニュアルで理解しにくかった内容も、動画を見たらすんなり理解できたという現象も多く見られます。 さらに動画では、細かい動きのニュアンスやタイミングについて、テキストと画像の組み合わせに比べて、はるかに多くの情報を凝縮できるのが利点です。 理解度が高まりやすいことに加え、多くの情報を効率的に伝えられるのが、動画マニュアルのメリットといえます。 3-2.繰り返し学習できる 動画マニュアルは繰り返し再生して何度も見直せるため、納得ができるまで学習できるのもメリットです。 複雑な作業工程や操作方法等は、一度見ただけでは理解しにくいこともあります。動画を何度も反復して見ることで、習熟度を効率よく上げられます。 もちろん、すでに理解している部分は早送りもできるため、学ぶ側の理解度に応じた閲覧ができるのも動画マニュアルの利点でしょう。 3-3.制作のコスト・手間の削減になる 動画マニュアルは、初回の制作にはコスト・手間は発生するものの、中長期的な目線では、紙冊子のマニュアルよりは、コストや手間の削減効果があるといえます。 紙冊子マニュアルであれば、使用者が増えるたびに印刷コストが発生するでしょう。一方、動画マニュアルは一度制作してしまえば、何度でも利用可能です。さらに、マニュアルを使った勉強会や研修の開催場所も必要ありません。 制作側だけでなく、学ぶ側も自分の都合がよい時間に動画を閲覧できるため、双方の効率を上げる効果があるでしょう。 3-4. 研修の質を標準化できる 研修担当者の力量などにより、教育レベルに差が出ることも問題です。同じ動画マニュアルを活用することで、本社、支社に関わらず研修の質を標準化することができます。 特に全国に何百店舗も展開している企業であれば、最も売上の高い店舗の運営を動画マニュアル化することで全店舗のレベルを一気に高めることができます。 3-5. 映像化しにくい「価値観」や「理念」を伝えやすくなる 価値観やビジョンなどはスピーチや文章だけでは伝わりにくく、受け取り方の差も大きくなります。 映像化することで、抽象的な概念が伝わりやすくなるだけでなく、同一の内容をすべての拠点で提供することもできます。 社長からのメッセージを動画にすることで、言葉の奥にあるニュアンス、想い、力強さなど五感で感じることで理解度がさらに増していきます。 検討にあたっての注意点 動画マニュアルを活用するには、あらかじめ注意すべき点もあります。代表的なものを紹介しましょう。 4-1.閲覧用の端末が必要になる 動画マニュアルを閲覧するためには、パソコン・スマートフォン等の端末が必要になります。 また、インターネット上に動画を保存する場合には、閲覧するためにインターネット環境を整備しなければいけません。 社内や社員の環境次第では、動画マニュアルを閲覧するために事前準備の必要があることを覚えておきましょう。 4-2.動画の撮影や編集には専門知識が必要となる 動画の撮影と編集には、それなりの専門知識が必要です。 ナレーションや効果音を入れる、撮影した動画に効果エフェクトを入れる等凝った動画の制作は、社内だけでは難しい場合もあるでしょう。 どのような動画マニュアルを制作したいかに応じて、社外の動画プラットフォームや動画制作会社の活用を検討することも必要となります。 制作手順 実際に動画マニュアルを制作する3つのステップを紹介します。 5-1.構成を考え、台本にする はじめに、動画の構成を台本にまとめましょう。 動画マニュアルで「何を伝えたいのか?」の目的を明確にし、動画の方向性や内容を決めていきます。 「何を」「どんな順序で」「どんな映像で」を考えていくイメージです。 既存の紙冊子マニュアルからの切り替えであれば、紙では「何を伝えきれなかったか」を明確にし、課題となった部分を動画に盛り込みましょう。 台本は文章で書くほかに、イラストを中心にした絵コンテのようなものでも構いません。台本で撮影全体の流れを把握してから撮影することで、無駄な撮り直しが防げます。 伝えたい内容を過不足なく盛り込むために、あらかじめセリフや動作等を台本に書き出しておくことが大切です。 5-2.動画を撮影する 台本を元に、必要な動画を撮影します。 撮影する秒数やアングルを台本でしっかり決めておくと、撮影時に悩むことが少なくなり、スムーズに撮影が進むでしょう。 撮影時に関係者に立ち会ってもらい、撮影した映像を一緒にチェックするのもお勧めです。分かりやすく映像が撮れているかを随時チェックすることで、あとから撮り直しをする事態を防げます。 5-3.動画の編集を行う 動画の撮影が終わったら、効果を高めるための編集を加えましょう。 例えば、編集では以下のような作業が考えられます。 字幕・テロップの挿入 BGMや効果音の挿入 ナレーション用の音声データの録音・挿入 不要なシーンのカット 特に字幕があると、音声が出せない状況の閲覧者に対しても、情報を伝えることができます。 近年は電車内や外出先等、音を出せない場所で閲覧する人も多いため、字幕を用意するのが親切でしょう。 企業の動画マニュアル活用事例 最後に、動画マニュアルを活用している事例を紹介します。ぜひ自社の状況と照らし合わせながらご一読ください。 6-1.ジェイアール東日本都市開発株式会社 商業施設のスタッフ1万人以上に向けた接客マニュアルをeラーニング化した事例です。 きっかけは、コロナ禍で集合研修が開催できなくなり、代替策としてeラーニング導入を検討したことでした。 これまで集合研修は各店舗の店長にしか実施できておらず、スタッフに対する教育の有無が店舗によってバラつきがありました。 接客マニュアルをeラーニング化し、全店舗一律でオンラインで閲覧できるような環境を整えました。 eラーニング化によってスタッフに直接研修を届けられるようになり、研修効率が非常に高まったそうです。 動画マニュアルによる接客スキル向上だけでなく、スタッフのモチベーションアップにもつながった成功事例です。 ▶▶「ジェイアール東日本都市開発」事例を詳しく読む 6-2.三井住友建設株式会社 同社は、コロナ禍で集合教育の実施が難しくなってからは、Zoomを使ったリモート教育を行っていました。しかし、その大半は講義形式であるため、リアルタイムで行う必要は特になかったそうです。 そこで、あらかじめ講義を動画に撮っておき、それぞれのタイミングで見られる「自立型の学習コンテンツ」を作ることを思い立ち、eラーニングシステムを導入しました。 マニュアルだけでなく、社長からの全社メッセージなども動画化することで企業文化の浸透にも役立てています。 社員は週1~2回程動画コンテンツを閲覧しており、受講率100%の動画もあるそうです。 ▶▶「三井住友建設」事例を詳しく読む まとめ 動画マニュアルは、紙冊子やテキストでは伝えきれないような大量の情報や、細かいニュアンスを的確に伝えられる画期的な方法です。 もちろん、動画マニュアルを最大限に活用するには、導入後も継続的に見直しながら運用していくことが大切です。 動画マニュアルの効果を社員の習熟度で確認しながら見直しを行い、定期的に更新していくことで、運用効果をさらに上げていきましょう。 eラーニングとは?概要からメリットやトレンドまで徹底解説 eラーニング導入で失敗しないための3つのポイントを解説 効果の高いeラーニング教材の作り方と3つのポイント【企業事例付き】 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コンテンツ以上の厳選コンテンツラインナップは資料請求からご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

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