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回答率の高いアンケートの作り方|例文と項目サンプルを紹介

2025.06.12

ビジネススキル

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回答率の高いアンケートの作り方|例文と項目サンプルを紹介

アンケートは商品やサービス、職場環境の改善に役立つデータを収集できる有効な手段です。しかし、目的と活用方法が不明確であったり、質問内容が分かりにくかったりすると効果的なアンケートを実施できない可能性があります。アンケートで役立つデータを収集するためには、商品やアンケート対象に応じた形式にすることが大切です。

本記事では、アンケートの作成方法や回答率を高めるコツを紹介します。アンケートの例文や設問サンプルも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

アンケート作成前に押さえたい3つのポイント

効果的なアンケートを作るには、作成前に以下のポイントを押さえておきましょう。

  1. 目的を明確にする
  2. 対象者を明確にする
  3. 得たい情報と質問内容を整理する

適切な準備ができていないと、目的に合わない回答が集まり、分析や活用が難しくなります。

1. 目的を明確にする

アンケートの目的が不明確であると質問内容がずれて、得られる情報が不十分になります。例えば、商品に対する満足度を知りたいケースと、サービス改善のヒントを集めたいケースでは、設問の内容が大きく変わります。

目的に沿った回答を集めるためにも、アンケートの実施目的を明確にしておきましょう。

2. 対象者を明確にする

アンケートの回答率を高めるには、回答者にとって読みやすく、回答しやすい形式にすることが大切です。そのためには、作成前にアンケートの対象者を明確にしておく必要があります。

設問内容や表現方法、アンケートの実施方法は、どのような人が対象になるかによって異なります。若年層を対象とする場合は、難しい表現を避け、スマートフォン等で手軽に回答できるアンケートが理想的です。

対象者を明確にしておけば、アンケートの回答率を高めやすくなるでしょう。

3. 得たい情報と質問内容を整理する

アンケート作成前に得たい情報と質問内容を整理しておくことは、調査の精度を高めるうえで欠かせません。アンケートの作成に取り掛かってから考え始めると、不要な設問が増えたり質問の一貫性が失われたりする可能性があります。

アンケートの目的からどのような情報が必要なのかを明確にしておけば、不要な質問が減り、関連性を意識した構成にすることができます。

アンケート作成の5ステップ

実際にアンケートを作成する際は、以下のステップで進めましょう。

  1. 回答形式を選ぶ
  2. 質問文と選択肢を作成する
  3. 実施方法を決める
  4. アンケートフォームを作成する
  5. テスト・最終確認を行う

順番に詳しく解説します。

1.回答形式を選ぶ

アンケートの回答形式には、以下のような種類があります。

回答形式 特徴 向いているシーン
シングルアンサー 複数の選択肢から一つだけを選ぶ 最も当てはまる選択肢を選ばせたいとき

例:性別、年代、利用サービス等

マルチアンサー 選択肢から複数の回答を選べる 該当するものすべてを選ばせたいとき

例:使っているSNS、購入理由等

フリーアンサー 回答者の言葉で自由に記載できる 詳細な意見や理由を知りたいとき

例:改善点、感想、要望等

順位回答 複数の選択肢に順位を付ける 優先順位や好みの順序を知りたいとき

例:サービスを利用するうえで重視するポイントの順位等

数値配分法 限られた数値を分配する 各項目の重要度や影響度の割合を具体的に知りたいとき

例:100点を複数の選択肢に分配する

スケール 評価の段階を数字や尺度で答える 満足度や評価を数値で把握したいとき

例:使いやすさの評価、再購入意向等

マトリクス 縦軸・横軸それぞれに項目を設置し、該当する回答を選べる 複数項目をまとめて比較したいとき

例:各機能の満足度、サービスごとの評価等

アンケートの回答形式を決めるときは、実施目的に応じて、どの回答形式を採用するかを検討しましょう。

2.質問文と選択肢を作成する

アンケートの回答形式が決まったら、質問文と選択肢を作成します。質問文を作成するときは、誰が読んでも理解できる簡潔な表現を意識しましょう。

「弊社サービスの利用頻度を教えてください」といった曖昧な表現ではなく「直近3か月以内にサービスを何回利用しましたか?」のように具体的にすることが大切です。くわえて「価格と品質に満足しましたか?」といった、一つの質問で複数の内容を聞く「ダブルバーレル質問」を入れるのは避けましょう。

選択式の回答形式に設定した場合は、選択肢を決める必要があります。

選択肢は、偏りなく網羅的に用意することを意識しましょう。例えば、満足度を聞く場合は「とても満足~全く満足していない」のように段階的に設定し「分からない」といった選択肢も入れると無理な回答を防げます。

「分からない」や「その他」といった項目を作成したときは、その理由や感情を記入する欄を作成するのがお勧めです。

3.実施方法を決める

アンケートの回答率を高めるには、対象者に合った実施方法を決めることが大切です。

アンケートの実施方法には「紙」「Web」「電話」「対面」等があります。それぞれの向いているシーンは、以下の通りです。

実施方法 向いているシーン
・高齢者や子どもといったインターネット環境が使えない可能性がある層へ調査したい場合

・イベントや店舗で現地配布したい場合

Web ・幅広い層に短期間かつ低コストで実施したい場合

・若年層やビジネスパーソンといったインターネット利用層を対象としている場合

電話 ・回答率を高めたい場合

・高齢者やビジネス対象者に丁寧に聞きたい場合

対面 ・意見の背景や感情を知りたい場合

・商品テストといった信頼性が求められる調査の場合

匿名性や回答環境に配慮しながら、対象者にとって回答しやすく、より質の高いデータを得られる方法を選択しましょう。

4.アンケートフォームを作成する

質問文や選択肢、回答方式を決めたら、Googleフォーム等のツールを利用してアンケートフォームを作成しましょう。

アンケートを作成する際は、質問の並べ方に注意が必要です。

アンケートでは一般的に下に行くほど、回答率が下がります。そのため優先度の高い項目をアンケートの上部に配置しましょう。くわえて、関連性のある質問を近くに配置すると、回答者の負担を軽くできます。

5.テスト・最終確認を行う

アンケートが完成したら、誤字脱字や意味の分かりにくい表現がないかを確認します。

時間的な余裕があるときは、第三者にテスト回答してもらい、質問の分かりやすさや所要時間等もチェックしてもらいましょう。最終確認を怠ると、回答者に誤解を与えたり、本番でトラブルに発展したりする可能性があります。

信頼性の高いアンケートに仕上げるためにも、丁寧に見直しましょう。

回答率の高いアンケートを作る6つのコツ

回答率の高いアンケートを作るには、以下のコツを押さえておきましょう。

  1. 読みやすさを意識する
  2. 答えやすい質問文にする
  3. 回答を誘導するような質問文にしない
  4. 回答数を増やしすぎない
  5. 選択肢をシンプルにする
  6. プライバシーに配慮する

それぞれ詳しく解説します。

コツ1. 読みやすさを意識する

アンケートの回答率を高めるには、回答者にとって読みやすく、ストレスを感じにくい構成にすることが大切です。

具体的には、以下のようなことを取り入れるのが効果的です。

  • 行間を適度に空ける
  • 重要な語句を太字にする
  • 専門用語を使わない
  • 長文を避ける

Web形式のアンケートでは、スマートフォンからの回答も想定し、小さい画面でもストレスなく読める文章であるかをチェックしましょう。

コツ2. 答えやすい質問文にする

質問文は、回答者がスムーズに答えられる表現にすることが大切です。

抽象的な表現は避け「いつ」「どこで」「どのくらい」等の具体的な情報を盛り込みましょう。例えば「当サービスの印象を教えてください」より「初めてサービスを利用したときの感想を教えてください」のほうが回答の精度が高まりやすくなります。

誰でも答えやすい質問文にするためにも、アンケート作成に関わっていない他部署や外部の人に最終確認をしてもらうようにしましょう。

コツ3. 回答を誘導するような質問文にしない

質問文は中立的かつ客観的に表現し、回答者が自分の意見を素直に答えられるようにしましょう。

「〇〇が良いと思いませんか?」のような誘導的な表現は、回答の自由を奪い、正確なデータ収集を妨げます。設問を作成したら、誘導しているように感じる表現がないかを第三者にチェックしてもらいましょう。

コツ4. 回答数を増やしすぎない

回答数が多過ぎると、途中で離脱されて、回答率が下がりやすくなります。そのような事態を避けるためには、回答時間が5~10分以内(設問数20~30問前後)になるように作成することが大切です。

設問数を必要最低限に絞ることで、回答の質と回収率の両方を高めやすくなります。くわえて、回答に時間がかかるフリーアンサー形式の項目が多過ぎないかも確認しておきましょう。

コツ5. 選択肢をシンプルにする

選択肢が多過ぎたり、複雑な表現が含まれていたりすると、回答を選ぶときに迷いやすくなります。例えば「極めて良い・とても良い・良い・やや良い」のように微妙な違いがある項目を並べると、回答者が悩んでしまいます。

アンケートを作成するときは、回答者が選択肢の違いを明確に区別できる項目になるように意識しましょう。

コツ6. プライバシーに配慮する

アンケートで個人情報を取得する場合は、プライバシー保護に配慮しましょう。

アンケート冒頭で収集目的や保管方法、第三者提供の有無等を明記し、必要以上の情報を求めないことが大切です。匿名での回答を可能にすれば、回答者の安心感につながり、正直な回答を引き出しやすくなる効果も期待できます。

回答率を高めるアンケートの例文

回答率を高めるためには、アンケートの冒頭に以下の情報を盛り込むのが効果的です。

  • 挨拶文
  • アンケートの目的
  • 所要時間
  • プライバシーへの配慮

例文は、以下の通りです。

いつも〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。

このたび、より良いサービス提供のために、お客様のご意見をお聞かせいただきたく、簡単なアンケートを実施しております。

いただいたご回答は、今後のサービス改善や商品開発に活用させていただきます。

皆さまの率直なご意見をお聞かせいただければ幸いです。

所要時間は3分程度です。

本アンケートは匿名での回答が可能です。

ご回答内容は厳重に管理のうえ、他の目的には一切使用いたしません。

アンケートの目的やプライバシーへの配慮を伝えることで、回答者は安心してアンケートに協力しやすくなるでしょう。

【目的別】アンケート項目のサンプル

最後にアンケート項目のサンプルを目的別に紹介します。

サンプルを参考に、集計したいデータや活用方法に応じて調整しましょう。

商品アンケート

商品に対するユーザの評価を知るためのアンケートでは、以下のような項目を盛り込むことが多いです。

質問文 回答形式
ご購入いただいた商品をどのように知りましたか? SNS/Web広告/知人の紹介
商品のデザイン・見た目について、どの程度満足していますか? とても良い/良い/普通/悪い/とても悪い
実際に使用してみて、使いやすさはいかがでしたか? とても良い/良い/普通/悪い/とても悪い
商品の価格に対して、価値があると感じましたか? はい/いいえ/分からない
改善してほしい点やご意見があればご自由にお書きください。 自由記述

お客様アンケート

お客様アンケートでは、以下のような項目を入れるのが一般的です。

質問文 回答形式
当社のサービスをどこで知りましたか? Web検索/広告/紹介/その他
サービスを利用した目的を教えてください。 キャンペーンがあったため/口コミや評判を見て興味をもったため/家族・友人に勧められたため/元々興味があったため
スタッフの対応はいかがでしたか? 大変満足/満足/どちらでもない/不満/大変不満
今後、当社のサービスをまた利用したいと思いますか? はい/いいえ/分からない
当社に対するご意見・ご要望があればご自由にお書きください。 自由記述

従業員満足度アンケート

従業員の満足度を測るアンケートでは、以下のような設問を入れるのが効果的です。

質問文 回答形式
現在の職場環境(物理的・心理的)に満足していますか? はい/どちらともいえない/いいえ
ご自身の業務量について、どう感じていますか? 適切/多過ぎる/少な過ぎる
上司や同僚と円滑にコミュニケーションが取れていますか? はい/どちらともいえない/いいえ
キャリアアップに関するサポート体制は整っていると感じますか? はい/どちらともいえない/いいえ
働くうえで改善してほしい点があればご記入ください。 自由記述

まとめ

効果的なアンケートを作成するには、事前に目的や対象者を明確にし、集めたい情報を整理することが大切です。アンケートの回答率を高めるためにも、設問の順番や読みやすさを意識するようにしましょう。

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ビジネスパーソンであれば誰しも、業種や職種を問わずプレゼンテーション(プレゼン)をする機会は頻繁にあると思います。 ただ、「緊張しやすい」「人前で話すと固くなる」等、プレゼンに苦手意識がある方も多いのではないでしょうか。 プレゼンを効果的に行うためには、一定のセオリーや必要なスキルがあります。苦手意識がある方こそ、プレゼンの基本的なスキルを習得することが、プレゼン上手になる近道です。 今回は、プレゼンに不可欠なスキルや、プレゼンスキルを鍛えるためのポイントを解説します。 プレゼンスキルが必要な理由 プレゼンが得意でない方は、プレゼンスキルを高めることを諦めてしまうケースも多いかもしれません。 ある調査によると、プレゼンが得意だと答えたビジネスパーソンはわずか18.5%で、約60%の方はプレゼンに苦手意識を感じているようです。 出典:「プレゼンテーション」「プレゼン資料」に関する調査2023 だからこそ、プレゼンスキルの重要性を認識し、高める必然性をあらためて考えることで、スキル向上のモチベーションが湧くのではないでしょうか。 本章では、プレゼンスキルがなぜ必要かについてまとめました。 ビジネスや交渉で不可欠なため どのようなビジネスにおいても、自社製品・サービスを他社にアピールする際、プレゼンは避けて通れません。 競合他社と提案で競う場面でも、プレゼンによって結果が左右されてしまいます。 プレゼンの品質が悪い場合、例え自社の製品・サービスが競合企業より勝っていたとしても、その価値がうまく伝わっていないために、商談で負ける可能性も否定できません。 このようにビジネスで重要なシーンではプレゼンは避けられないため、ビジネスを成功させるためにも不可欠なスキルといえます。 自社や製品・サービスの魅力を伝えるため 自社の製品・サービスの魅力や導入メリットを顧客に伝えるためには、プレゼンスキルが必要です。 プレゼンでは、製品・サービスの概要を平坦に伝えるだけでは足りません。プレゼンを通じて、製品・サービスが顧客にとってどのような価値があるのかを明確にイメージしてもらえなければ、購入や取引に至ることはないでしょう。 顧客の立場に立って、どのような課題や問題を解決できるのかを想像してもらうために、プレゼンでは伝える相手の目線で製品・サービスの魅力を伝える必要があるのです。 自分の成果や能力を適切に伝えるため プレゼンは顧客だけでなく、社内の人に対しても実施されるため、自身の成果や能力を伝える効果もあります。 具体的には、部門の定期報告や自身のナレッジ発表等、成果を報告する場面でもプレゼンは行われます。 効果的なプレゼンができなかった場合には、当然ながら聞き手には報告・提案内容が正しく伝わりません。その結果、自分の成果や能力が正当に認識してもらえない可能性が高くなります。 社内において、自身の出した結果や、結果に至る工夫が正当な評価を受けるためにも、プレゼンスキルは重要といえます。 よいプレゼンの特長 一般的に「よいプレゼン」には共通点があります。本章では評価が高まりやすいプレゼンの特長を3つお伝えします。 1. 内容が簡潔で分かりやすい よいプレゼンは、誰にとっても分かりやすい簡潔な内容である点が特長です。 プレゼンに工夫を施そうとして、内容や装飾を盛り込み過ぎるケースも多く見かけます。 しかし印象に残りやすいプレゼンには、聞き手がどのような内容だったか、すぐに思い出せるようなシンプルさが求められます。 具体的なイメージとして中学生が聞いてもわかるような内容にするのがベターです。 そのため、分かりにくい表現を避け、誰にでも理解できる内容へと表現をそぎ落とすことが重要なポイントです。 特に専門用語や業界用語を多用するプレゼンを行うには、聞き手側の立場を考慮して、表現の調整が必要となります。 2. 主張やメッセージが明確 プレゼンで伝えたいメッセージが明確であることも、よいプレゼンの重要な要素です。 基本的には、一度のプレゼンで伝えるメインのメッセージは1つです。メッセージを入れ込み過ぎると、結果的に何も伝わらないこともあり得ます。 例えば、顧客に自社の製品・サービスをプレゼンするときは、多くのメリットを訴求したくなるものです。ただし、一度のプレゼンでさまざまなメッセージを伝えると、結局何がサービスの魅力なのか記憶に残りにくくなってしまいます。 聞き手の印象に残るためには、プレゼンのイントロ・ボディ・クロージング等、構成ごとに主張・メッセージを繰り返すのも有効です。 3. 聞き手の興味・関心を捉えている 自分が伝えたいことではなく、聞き手の興味や関心に沿わせていることも、よいプレゼンの特長です。 どれほど凝ったプレゼン資料を作り、堂々としたスピーチを行っても、聞き手が興味を持たなければ意味がありません。 例えば、決裁権を持たない担当者の方に対して値引き特典について延々とプレゼンしても、効果は期待できません。 その他、プレゼン対象となる顧客に豊富な知識がある場合、基本情報を熱く説明をしたとしても、すでに知っている内容であるため、興味を持たれない可能性が高いでしょう。 相手がどのような状況や立場にあり、プレゼンに何を求めているのかを事前にしっかりと理解しておくことは、よいプレゼンの必須条件といえます。 プレゼン上手になるために大切なスキル ここからは、プレゼンが上手といわれるために必須となる3つのスキルをお伝えします。 3つのスキルを満遍なく高められることが望ましいですが、まずはどのスキルを高めるべきかの優先順位を考える参考にしてください。 1. 論理的思考力 相手の理解を促すプレゼンを行ううえで、論理的思考力は欠かせません。 プレゼンは、ビジネスの交渉の場で実施される傾向があります。交渉場面では、相手を説得するために、論理的に物事を説明する必要があるからです。 自社の製品・サービスを顧客が取り入れるメリットは何なのか、なぜそういえるのかの根拠、他社では実現できない理由は何か等、説得力を持たせて伝えるためにも論理的思考力は不可欠でしょう。 ロジカルシンキングを身に付けることで論理的思考力を鍛えることも有効です。 共感力 プレゼン場面では、聞き手の心情に寄り添う共感力が必要です。 プレゼンの効果を高めるためには、相手にプレゼンの内容を「自分ごと化」してもらう必要があります。 そのため、プレゼンは顧客の課題に沿って展開し、相手の関心事に合った内容にする必要があります。 共感を促すための方法として、話し方のペースを相手に合わせることや、相手の言葉をそのまま繰り返すテクニックも有効です。 対応力 プレゼン場面では、臨機応変な対応力が非常に重要です。 スピーチや演説であれば、自分が用意した内容を伝えるだけでよいため、極端にいえば原稿を読み上げるだけでも効果が上がるかもしれません。 しかし、プレゼンでは相手を説得させるというコミュニケーションを含めた目的があります。 そのため、相手の反応によってはプレゼン途中で内容や話し方を変えたり、ときには質問を投げかけたりしながら進める必要があります。 想定外の流れになった場合には、臨機応変に対応できないと、めざした成果を得られない可能性があるでしょう。 プレゼンスキルを鍛えるためのポイント 最後に、実際にプレゼンをするときに注意したいポイントをお伝えします。 すべてのポイントをすぐに取り入れることは難しいかもしれませんが、ご自身の苦手分野や状況に応じて、取り入れやすい部分からスタートしてください。 伝わりやすい話し方を意識する プレゼンの効果を高めるために、発表時の話し方は意識したいポイントとなります。 事前に入念に資料を作り上げていたとしても、当日の話し方で聞き手の心に届かなければ、プレゼンの効果は十分に発揮されません。 例えば、ほどよく聞き手と目線を合わせる、声量や話すスピード・抑揚に注意する等、相手が心地よいと感じる話し方を意識しておきましょう。 話す内容に応じて、身振り手振り等のジェスチャーを入れると、より聞き手の印象に残りやすくなるでしょう。 疑似プレゼンを入念に行う 練習せずにプレゼン本番を迎えることは避けて、事前に何度も練習してから臨むようにしてください。 具体的には、本番と同じ持ち時間でシミュレーションする疑似プレゼンを行うことが望ましいでしょう。 本番を想定して話すことで、自分がつまずきやすい箇所や、スライドと話の内容の整合性が取れていない箇所も発見できます。 疑似プレゼンは、同僚や上司等の第三者に聞いてもらえるのがベストです。難しい場合は、疑似プレゼンの様子を動画で撮影し、客観的に分析するとよいでしょう。 プレゼンの目的・結論を明確にする プレゼンの目的や結論を明確にし、それに対応したシンプルで分かりやすいスライドを作るようにしましょう。 プレゼンは、基本的に事前に用意したスライドに沿って行います。 目的やメインメッセージはなるべく冒頭に盛り込み、シンプルに発表するようにしてください。 スライド全体を通じても、プレゼンの目的に沿ってストーリーが展開できれば、聞き手にとってのイメージを高めやすくなります。 フレームワークを活用する プレゼンに不慣れな方は、フレームワークを活用することで、聞き手の理解を促進しやすくなります。 具体的には、PREP法(「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(例)」「Point(結論)」という4つの要素で構成される思考方法)や、DESC法(「Describe(描写)」「Express(表現)」「Suggest(提案)」「Consequence(結果)」から構成される方法)等が一般的でしょう。 フレームワークを活用するメリットは、論点の抜け漏れをなくし、ロジカルなプレゼンが行いやすくなることです。 目的によって使い分ける必要があるので、プレゼン内容に適したフレームワークを選びましょう。 ビジネスにおいて相手に伝える力は非常に重要です。ビジネスで人を動かす「伝える力」を磨く5つの方法でもポイントを紹介しているのでぜひ参考にしてみてください。 まとめ 今回は、ビジネスパーソンに欠かせないプレゼンスキルを上げるためのポイントについて解説しました。 一般的に日本人は主張することに不慣れといわれており、プレゼンに苦手意識がある方も少なくはありません。 ただし、基礎をおさえてしまえば、一定水準のプレゼンスキルには到達できる可能性があります。 昨今では、大がかりな研修だけではなく、オンラインで手軽にプレゼンスキルが向上できるコンテンツも充実しています。プレゼンスキルに自信を付けたい方や、さらなるスキル向上をめざしている方は、オンラインのコンテンツを活用してみてはいかがでしょうか。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 プレゼンスキルを鍛えるコンテンツを含む、100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料で以下よりご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

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効率的かつ正確に業務を進めるために、ビジネスパーソンとして身に付けておきたいのが報連相です。 しかし、報連相の意味や重要性を知らない方も多いのではないでしょうか。 そこで今回は報連相の意味や重要性を紹介します。 例文を交えて報連相の具体的な方法も紹介しているので、報連相に苦手意識のある人もぜひ参考にしてみてください。 報連相(ほうれんそう)とは 報連相(ほうれんそう)は、報告、連絡、相談の頭文字をとったビジネス用語です。 報連相は、効率的かつ正確に業務を進めるために重視されています。 まずは、報告、連絡、相談では具体的にどのようなことを伝えるのかを解説します。 報告 報告とは、自分の仕事の状況や結果を伝えることです。 部下は仕事の進み具合や結果を随時上司に伝える必要があります。 上司は報告内容をもとに「サポートが必要なのか」「ほかの業務に影響は出ないか」等、今後の業務の進め方を判断します。 報告がなければ、上司の業務上の判断を遅らせることになり、そのほかの業務が滞る原因になるため注意が必要です。 連絡 連絡とは、会議のスケジュールといった業務情報を関係者に共有することを指します。 報告は部下から上司へ行うのが一般的ですが、連絡は上司だけでなく同僚や取引先に対しても行います。 連絡をする際は、重要な情報に要点を絞って的確に伝えることが大切です。 相談 相談とは、何かを判断するときに上司や先輩に意見を求めることです。 判断に迷っているにも関わらず、誰にも相談せずに進めてしまうとトラブルにつながる可能性があります。 特に未経験の事態に直面したときは、豊富な知識と経験をもつ上司や先輩に相談することで、適切な対処法を見つけやすくなります。 報連相の重要性 報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。 ここからは、報連相の重要性を詳しく紹介します。 業務をスムーズに進めやすくなる 適切な報告や相談ができると、上司からアドバイスやサポートを受けられ、業務をスムーズに進めやすくなります。 部下が積極的に報告や相談をすれば、上司から業務の進捗を確認する手間が省けるようになります。 また、チーム内で各メンバーが何の業務を担当し、どのくらいの進捗具合なのかを把握し合えば、協力しながら業務の効率化を図れるでしょう。 トラブルの予防になる 対応に困ったときに自己判断せず、上司に相談して適切な対処法を教えてもらえば、トラブルの発生を抑えやすくなります。 仮にトラブルが発生しても、早い段階で報告や相談をすれば、問題が大きくなる前に対処できます。 職場の信頼関係が構築しやすくなる 適切なタイミングで報告や相談をできる人には、安心して仕事を任せやすくなります。 くわえて、報連相を徹底することは従業員同士のコミュニケーションが増えるきっかけになります。 コミュニケーションが増えると、お互いの理解を深めることにつながるため、信頼関係を構築しやすくなるでしょう。 報連相をしないことで起こりうること 報連相を徹底しなければ、業務効率が下がったり、大きなトラブルが発生したりする可能性があります。 ここでは、報連相をしないことで起こりうることを紹介します。 業務効率・品質が下がる 適切に報告や連絡をしないと、他の業務の進捗に影響が出る可能性があります。 誤った方法で仕事を進めて報告が遅れると、一からやり直しになってしまう等、無駄な時間が発生してしまいます。 判断に迷ったときに相談できず、上司や先輩社員からアドバイスやサポートを受けられないまま仕事を進めてしまった結果、業務の品質が下がることも考えられるでしょう。 大きなトラブルが発生する ミスをしたにも関わらず、報告せずに見過ごすと、大きなトラブルが発生する可能性があります。 トラブルが大きくなってからの対応は、取引先や会社全体に迷惑をかけることになるため、ミスに気付いた段階で早めに報告をすることが大切です。 信頼されなくなる 社会人の基礎である報連相ができないと、一緒に仕事をする人に不安を与えることになります。 また上司や同僚とのコミュニケーションが不足することで、信頼関係を築くのが難しくなるでしょう。 周囲からの信頼を獲得するためにも、報連相を徹底することが大切です。 【例文】報連相の具体的な方法 適切な報連相をすることで、業務の効率化やミスの予防に効果を発揮します。 ここでは、例文を交えて報連相の具体的な方法を紹介します。 報告 報告は上司から聞かれる前に自ら行うことが大切です。 指示された業務が完了したときはもちろん、状況にあわせて中間報告をすることで業務効率を高められます。 また、仕事の進め方に変更が出たときやミスをしたときも報告すべきタイミングです。 口頭で伝えるときは、最初に「〇〇の案件の進捗をご報告してもよろしいでしょうか」と伝えるとよいでしょう。 何について報告するのかが事前に分かると、上司は今すぐ聞くべきか、後で時間の余裕があるときに聞くべきかの判断がしやすくなります。 報告をするときの例文は、以下の通りです。 〇〇プロジェクトの進捗をご報告いたします。 現在スケジュール通り、〇〇の業務を進めており、 〇〇日までに完了予定です。 連絡 連絡は相手に応じて必要な情報、不要な情報を洗い出し、正確な内容を端的に伝えるのがポイントです。 例えば、会議の日程変更の連絡をする際は、変更があった事実と変更後の日時を伝えることを優先します。 会議の日程が変更された経緯は優先順位が低い情報のため、必要に応じて伝えるべきかを判断しましょう。 また、複数人に連絡をする場合は、メールを活用することもあります。 メールで連絡をする際は、読み手に負担を与えないように箇条書きにしたり、表や図等を使ったりと、簡潔で読みやすい内容にすることが大切です。 以下は、連絡をするときの例文です。 〇〇の会議の件でご連絡です。 会議の日時と開催場所が以下のように変更になりましたのでご留意ください。 【変更前】 ・日時:6月18日(火) ・場所:第一会議室 【変更後】 ・日時:6月25日(火) ・場所:第二会議室 相談 相談をしたときに的確なアドバイスをもらうには、相談内容をしっかり整理したうえで意見を求めることが大切です。 まずは「自分がつまずいているところ」「アドバイスをもらいたいところ」を明確に伝えましょう。 くわえて、結果的にめざしたいところ、現在まで自分が取り組んだこと等を伝えると、上司や先輩社員はより的確な指示を出しやすくなります。 また、丸投げせず自分なりの課題解決方法を伝えると、責任をもって仕事をしている姿勢が示せるため、親身に対応してもらいやすくなります。 相談をするときは、以下の例文を参考にしてみましょう。 お客様から〇〇の件でお問い合わせがあり、対応方法についてご相談したいことがあります。 〇〇分ほどお時間いただきたいのですが、ご都合のよいタイミングはありますか? 報連相のときに気を付けること 報連相をするときは、以下に注意しましょう。 適切なタイミングで実施する 相手の状況を確認する 結論から伝える 事実ベースで話す メモを持参する ひとつずつ詳しく解説します。 適切なタイミングで実施する 報連相のタイミングが遅れると、会社や取引先に迷惑をかけたり、トラブルが大きくなったりする可能性があります。 例えば、会議のスケジュールが変更になったときは、変更が決まったタイミングで連絡するのが適切です。 業務でミスをしたときも、問題がより大きくなる前にすぐ報告すべきです。 相手の状況を確認する 上司が忙しいタイミングに報告や相談をすると、上司の仕事を止めてしまうことになります。 そのため、自分の都合だけでなく、相手の状況を確認したうえで報連相をすることが大切です。 判断が難しいときは「〇〇の件でご相談(ご報告)があるのですが、今お時間よろしいでしょうか」と伝えてみましょう。 事前に何についての相談・報告なのかを伝えることで、上司が今聞くべきなのか、あとから時間を使ってゆっくり聞くべきかを判断しやすくなります。 結論から伝える 報連相のときは「〇〇の件で、ご相談があります」「〇〇の件ですが、日程調整があったため、連絡いたしました」と結論から伝えるようにしましょう。 口頭で伝えるときもメールで共有するときも、結論を伝えてから詳細を補足することが大切です。 報連相をする際は、必要以上に相手の時間を奪わないように、話す順番を意識しましょう。 ビジネス文書は簡潔かつ的確なメッセージが好まれます。ビジネス文書の書き方とポイントも別記事にまとめているので宜しければご確認ください。 事実ベースで話す 報連相では、事実を伝えることに徹しましょう。 自分の感情や感想を交えて伝えると、相手は何が事実なのかが判断しにくくなります。 また、個人の予想が入ると、情報の信ぴょう性が低くなってしまいます。 特にトラブルやミスを報告する際は弁解をするのではなく、事実だけを伝えるようにしましょう。 メモを持参する 報告や相談をする際は、メモを持参するのがお勧めです。 上司や先輩社員から助言をもらえることもあるので、忘れないようにメモを取りましょう。 また、報告・相談するときに、焦って言葉が出てこないことも考えられます。 伝えるべき内容をメモに残して、可能であればメモを見ながら話すと、スムーズに報告・相談しやすくなります。 報連相に関連する用語 報連相に関連する用語に「おひたし」や「かくれんぼう」があります。 それぞれの用語の意味を詳しく紹介します。 おひたし おひたしとは、怒らない、否定しない、助ける、指示するの頭文字をとったビジネス用語です。 報連相に対する上司から部下への姿勢で心がけることを表します。 上司がおひたしを意識することで、部下の適切な報連相を促せます。 かくれんぼう かくれんぼうとは、確認、連絡、報告の頭文字をとったビジネス用語です。 部下から上司に仕事の進捗を伝える際に意識すべきことを表します。報連相との違いは、相談ではなく確認の重要性を示している点です。 確認は相談と異なり、まずは自身で問題解決方法を考えたうえで、その解決方法について上司に確認を仰ぎます。 判断を上司に任せず、自主性を育てるために「かくれんぼう」を重視している企業もあります。 まとめ 報連相は、業務をスムーズに進めたり、トラブルを予防したりするために重視されています。 報連相をする際は、相手の状況を確認したうえで結論から伝えることが大切です。 サイバー大学では年間999円(税抜)で100教材以上のeラーニングが見放題の「コンテンツパック100」を取り扱っております。 ビジネスパーソン向けの報連相に関するコンテンツも収録しているのでぜひご活用ください。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで、1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現しました。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用が可能です。 社会人として身に付けるべきビジネスマナー等の基礎コンテンツを含む、100コース以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

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