社内SNSを導入する際の注意点!成功と失敗の分かれ道 はここだ!

仕事効率化社内SNS

活発な社内コミュニケーションや効率的な情報共有などを目的に、社内SNSを導入する企業が増加しています。しかし現場を見ると、うまく有効活用している企業もあれば、かえって混乱を招いている企業もあり、明暗が分かれているようです。その差は一体どこから生まれるのでしょうか?

社内SNSの活用例とその目的

社内SNSを導入する目的は、大きく「社員のコミュニケーションの促進」と「業務効率化」の2つに分かれます。

社員の関係を深める雑談の場

前者は、仕事に追われ薄れてしまいがちな社員同士の関係を深める雑談の場として提供されます。チームワークを育んだり、自由な企画発案の場としたりすることで、活発なコミュニケーションを促進する役割を担います。

社員同士の連絡を迅速化し、業務を効率化させる役割

後者は、情報共有プラットフォームとして活用することで、社員間の連絡の迅速化や業務の効率化を図ることを目的としています。例えば、製品の開発状況を逐一共有することで、他部門と行うミーティングの省略や情報の伝達時間を短縮できます。また、距離のある本社と支社との情報パイプラインとして使用することも可能です。

部や課の壁を越えた情報の共有が難しい、縦割りの組織体系が多い日本企業では、部署間でクライアント情報を蓄積、共有するといった使い方もできます。

失敗する3つの要因とは?

便利に見える社内SNSですが、その運用にはいくつかの注意点が必要です。失敗例に共通する要因としては、以下の「目的(ゴール)」「対象」「ルール」という3つの設定に不備があることが挙げられます。

1. 「目的(ゴール)」の設定が社員に理解されていない

社内SNSを導入する目的が社員に明確に伝えられていないと、人によって解釈が異なるため、次第に会社側の意向から脱線してしまいます。

例えば、「部署間連絡ツールのつもりが、いつの間にか社内行事の報告や個人的な情報共有をするだけの場になってしまった」「現場と経営層を結ぶ情報交換の場としてスタートしたものの、ミスの指摘や批判コメントが載り、現場からの参加者が激減した」といったケースです。

業務連絡の目的で立ち上げられた社内SNSが、メールとの使い分けが示されなかったため、メリットが理解されず廃れてしまったという場合もあります。

2. 「利用者」の絞り込みとコミュニケーションパスが不明確

社内での情報共有を進めようとしたとき、その情報が利用者にとって必要なのか、メリットがあるかどうかの検討が不十分であったため、情報が活用されずに終わってしまうこともあります。つまり、情報をどの担当者・部署へ回していくかのコミュニケーションパスが不明確だったため、かえって情報の混乱や業務の不効率化を招いたなどの失敗例が挙げられます。

3. 「ルール」設定がなく無法地化

書き込む内容へのルール設定がない場合、活発な情報交換が進むにつれ、発言へのハードルが下がり、個人や他社に対する誹謗中傷の言葉が並ぶこともあります。特に匿名となると、普段なら口にしないことも書き込んでしまう事態を招きます。

成功への道は「ブレない設定」

以上のような失敗要因を踏まえると、詳細な「ブレない設定」をすることが重要になります。つまり、「誰が」参加するのか、「どの情報」を「何のために」共有するのかという、できる限り具体的な内容とルール設定が求められるのです。

1.目的を特定し、社員に浸透させる

ノウハウ蓄積、部署間の情報共有、業務外での情報共有のためなど、目的を特定し、書き込む内容もできるだけ具体的に指定します。すでにグループウエアやメーリングリストを活用している場合、さらにSNSを加えると、社員が取り扱う情報量は膨大になるため、導入自体の慎重な検討も必要でしょう。

2.対象の絞り込みとコミュニケーションパスの設定

全社/部署別/階級別/プロジェクト別など、誰が参加するのにふさわしいか、メリットがあるかを検討し、コミュニケーションパスを明確化します。

3.ルールの徹底

個人の良識・常識に任せて炎上してしまうケースは多々あるため、個人や特定団体への誹謗中傷の禁止、個人情報・機密情報の掲載禁止、所属、実名明記などを徹底します。また、社外への機密漏洩を防ぐためにも、社員への徹底した注意喚起が必要です。

万能薬ではなく、補完・促進ツールである社内SNS

社内SNSは、導入さえすればコミュニケーション活性化や業務効率アップにつながる万能薬ではありません。しかし、現場担当者や顧客の声であったり、何気ない会話の中から生まれるアイデアや蓄積されるノウハウも多く存在します。そうした既存業務の補完役、または情報の促進剤として社内SNSを有効利用してみてはいかがでしょう。

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Cloud Campusコラム編集部

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