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【例文付き】メールのビジネスマナー|よくある失敗と効率的な教育方法も紹介

2026.06.26

人材教育

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【例文付き】メールのビジネスマナー|よくある失敗と効率的な教育方法も紹介

ビジネスメールは、企業の信頼や業務効率を左右する重要なものです。分かりにくいメールや共有漏れ・誤送信は、生産性の低下や情報漏洩につながるリスクがあります。組織全体の生産性向上やリスク回避をするためには、ビジネスメールのマナーを標準ルールとして統一し、共有することが大切です。

本記事では、ビジネスメールの基本的な書き方や意識すべきマナー、状況別のテンプレートを紹介します。ミスを防ぐためのチェックリストや効率的な教育方法も紹介するので、組織全体のメール対応スキルを底上げしたい担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールの基本的な書き方は、以下のとおりです。

 

項目 記載例
件名 【ご案内】交流会開催のお知らせ
宛名 〇〇株式会社 営業部 部長 〇〇様
冒頭の挨拶 いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
本文 この度、弊社では日頃からお世話になっている皆様をお招きし、

カジュアルな情報交換を目的とした交流会を開催することとなりました。

【開催概要】
日時:2026年〇月〇日(〇)18:00~20:00

場所:[会場名・住所]

会費:[金額または無料]

誠に恐れ入りますが、会場準備の都合上、〇月〇日までに以下のフォーム、

または本メールへのご返信にてご都合をお知らせいただけますでしょうか。
[申込フォームのURL]

結びの挨拶 当日、〇〇様とお話しできることを楽しみにしております。

よろしくお願い申し上げます。

署名 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇(フルネーム)

〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-2-3

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxx@xxxxxx

URL:https://www.xxxx.xx.xx

各項目を詳しく解説します。

宛先(TO・CC・BCC)の使い分け

ビジネスメールを送信する際は、TO・CC・BCCを適切に使い分けることが大切です。

それぞれの役割は以下のとおりです。

TO 本来の送信先(対応やアクション、返信を求める相手)
CC 情報の共有先(内容の把握や念のため共有しておきたい相手)
BCC 匿名の共有先(他の受信者に知られずに、状況を把握させたい相手)

CCは、部下が取引先に送るメールを上司に把握してもらう場合や、同じプロジェクトに関わるメンバーに進捗や連絡事項を共有する場合に使います。BCCは、複数の取引先や顧客に向けてイベントの案内や連絡事項を一斉送信する際に活用できます。

件名の付け方

件名は、受信者がメールを開かずに用件や重要度を把握できるように記載することが大切です。「何に関するメールなのか」が一目で分かるキーワード(プロジェクト名等)を含めたり、以下の例のように、【重要】【ご相談】といった隅付き括弧を活用したりすると、見落としを防ぎやすくなります。

【重要】ご契約内容の最終確認のお願い
【要回答/〇月〇日まで】お見積書ご確認のお願い

返信時は「Re:」を残し、必要に応じて件名に日付を追記すると整理しやすくなるでしょう。

宛名の書き方

メールの冒頭に記載する宛名には、誰に宛てたメールなのかを一目で分かるようにする役割があります。

社外へ送る際は、以下のように記載します。

株式会社〇〇

〇〇部 役職名

氏名 様

会社名は省略せずに正式名称を使用するのがマナーです。社名や役職名の誤りは失礼になるため、名刺や公式サイトで正確な情報を確認することが大切です。

個人宛てには「様」、会社や部署宛てには「御中」を使用します。役職名は敬称となるので「〇〇部長様」と記載すると二重敬語になります。役職を入れるときは「部長 〇〇様」または「〇〇部長」と記載するようにしましょう。

社内宛てのときは、以下のように会社名を省略するのが一般的です。

〇〇部 役職名

氏名 様

複数の相手へ同時に送る際は、皆様という意味を持つ「各位」を用います。「担当者各位様」のように後ろに「様」を重ねるのは過剰な表現となるため「担当者各位」や「関係者各位」と正しく記載しましょう。

冒頭の挨拶

本文に入る前に挨拶を記載し、続けて会社名と氏名を名乗ります。社外宛ての場合は「いつもお世話になっております」、社内宛ての場合は「お疲れ様です」等、相手に応じた簡潔な挨拶を使うのが一般的です。

状況別の挨拶には、以下のようなものがあります。

状況 挨拶の例
初めて送るとき 初めてご連絡いたします

突然のご連絡失礼いたします

しばらく連絡を取っていなかったとき ご無沙汰しております
早々に返信を送ってくれたとき 早々のご返信ありがとうございます

過度に長い挨拶は避け、本題にスムーズに入れるようにしましょう。

本文

ビジネスメールでは結論から先に伝える構成が基本です。冒頭で用件を明確にすることで、読む側の負担を軽減できます。長い文章が続くと要点が埋もれてしまうため、箇条書きを活用し、視覚的に分かりやすいレイアウトにすることが大切です。

1文は20〜30字程度に抑え、2〜3行ごとに改行しましょう。同じ内容でも、書き方によって以下のように読みやすさが変わります。

<読みにくい例>

ご相談しておりました新規プロジェクト打ち合わせ日程の件ですが、調整ができましたのでご案内いたします。日時は5月15日の14:00から15:00の1時間で、場所はオンライン(Zoom)で行いたいと考えております。当日はプロジェクトの進捗確認および今後のスケジュールについてすり合わせさせていただく予定です。URLにつきましては前日までに改めてお送りいたします。万が一、当日までにご都合の変更等がございましたらご連絡いただけますと幸いです。お忙しいところお手数をおかけいたしますが、当日はよろしくお願いいたします。

<読みやすい例>

ご相談しておりました、新規プロジェクトに関する打ち合わせの日程が確定いたしましたので、以下のとおりご案内申し上げます。

【お打ち合わせ詳細】

日時:2026年5月15日(金)14:00~15:00

場所:オンライン(Zoom)

内容:新規プロジェクトの進捗確認および今後のスケジュールについて

※オンラインのアクセス用URLは、前日までに改めてお送りいたします。

※ご都合が悪くなられた場合は、大変恐れ入りますが事前にご連絡いただけますと幸いです。

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

結びの挨拶

メールの最後には、用件に合った結びの定型句を短く記載します。メールを締めくくる挨拶文には、以下のようなものがあります。

用件 結びの挨拶
一般的な用件の場合 何卒よろしくお願いいたします

引き続きよろしくお願いいたします

検討や確認を依頼する場合 ご検討のほど、よろしくお願いいたします

ご確認よろしくお願いいたします

返信や回答を必要とする場合 ご連絡いただきますようお願い申し上げます

ご回答をお待ちしております

大変恐縮ではございますが、〇月〇日までにご一報いただけますと幸いです

謝罪をする場合 重ねてお詫び申し上げます

署名

署名は、メールの末尾に記載する送信者の情報です。

主に以下のような項目を記載します。

  • 会社名
  • 部署名
  • 氏名
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス
  • WebサイトのURL

本文と署名の区切りに罫線や記号を用いると、見やすくなります。署名の内容は、異動や電話番号の変更に合わせて最新の状態に保つようにしましょう。

ビジネスシーンでメールを送るときに意識したいマナー

ビジネスメールを送るときは、以下の点を意識しましょう。

  • 相手の営業時間内に送る
  • 24時間以内に返信する
  • 「!」や「?」の使用を控える
  • 返信時は相手の本文を全文または部分的に残す
  • 返信のたびに宛名や署名を省略せずに付ける

それぞれ詳しく解説します。

相手の営業時間内に送る

ビジネスメールは、相手の営業時間内に送信するのが基本的なマナーです。営業時間外に送ると、休息時間を奪ったり、急ぎの対応を迫ったりして負担になる可能性があります。急ぎの用件でなければ、相手の営業時間内に届くように予約送信を活用するようにしましょう。

営業時間外に送信する必要がある場合は、メールの冒頭に「営業時間外に失礼いたします」や「夜分遅く(早朝、休日)に失礼いたします」といった一言を添えることが大切です。

24時間以内に返信する

ビジネスメールを受け取ったら、原則として24時間以内に返信しましょう。迅速な対応は相手に安心感を与え、信頼関係の構築につながります。

すぐに回答を出せない内容であっても、24時間以内に「メールを受け取った旨」と「いつまでに回答するか」を連絡することが大切です。一次返信を挟むことで、相手が不安になることを防げます。

「!」や「?」の使用を控える

ビジネスメールでは「!」や「?」の使用を控えるのが一般的です。感情を強調する記号は、過度にくだけた印象や不快感を与えてしまうことがあります。記号を使わなくても、丁寧な言葉選びや表現の工夫で相手への誠意や意図を伝えることができます。

例えば、感謝の気持ちを強調したいときは「ありがとうございます!」の代わりに「迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます。」といった表現で誠意を伝えましょう。

質問をする際も「〜でしょうか?」のように疑問符を付けなくても、「ご確認いただけますと幸いです。」と表現すれば、丁寧に意図を伝えられます。

返信時は相手の本文を全文または部分的に残す

返信メールを作成する際は、相手の本文をすべて残す「全文引用」や、必要な箇所だけを抜き出す「部分引用」を適切に活用しましょう。過去のやり取りを残しておくことで、経緯や文脈を把握しやすくなり、確認の手間を減らすことができます。

複数の議題が並んでいる場合は、該当箇所を引用してすぐ下に自分の回答を記載すれば、どの問いに対する返答なのかが伝わりやすくなります。

ただし、引用文が長くなりすぎると、スクロールの手間が増えるので注意が必要です。読みやすさを保つためにも、適切な長さに調整したり、不要な部分を削除したりすることを意識しましょう。

返信のたびに宛名や署名を省略せずに付ける

ビジネスメールでは、宛名と署名を省略せずに毎回記載するのが基本的なマナーです。宛名や署名を記載しておくことで、誰に宛てたメールなのか、また差出人の所属や連絡先が分かりやすくなります。やりとりが続いて長さが気になる場合のために、返信用の署名を別途用意しておくのもよいでしょう。

【状況別】ビジネスメールのテンプレート

組織全体のメール対応スキルを底上げするには、状況に応じて活用できるテンプレートの共有が効果的です。

ここでは、5つの状況に応じたテンプレートを紹介します。

依頼メール

依頼メールでは、相手に「何を・いつまでに・どうしてほしいのか」を分かりやすく伝えることが大切です。以下のように、依頼内容・提出形式・期限等を整理して示しましょう。

件名:【ご依頼】市場調査データの作成について

〇〇株式会社

マーケティング部

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

〇〇の件では、日頃より多大なるご協力をいただき、誠にありがとうございます。

本日は新規案件の立ち上げに伴う、市場調査データ作成のご相談でご連絡いたしました。

つきましては、以下のとおり対象地域のデータ収集およびレポートの作成をお願いしたく存じます。

【ご依頼内容】

内容:対象地域のデータ収集およびレポート作成

提出形式:PDFファイル(本メールへの添付にて)

提出期日:〇月〇日(〇)17:00まで

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、上記期日までにご対応いただけますでしょうか。

ご不明な点や調整が必要な箇所がございましたら、お気軽にお申し付けください。

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇(フルネーム)

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇1-2-3

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxx@xxxxxx

URL:https://www.xxxx.xx.xx

このように、不明点がある場合等に連絡しやすくなる一文を添えると、相手も対応しやすくなります。

日程調整メール

日程調整メールでは、複数の候補日時を提示し、何度もやり取りをしなくて済むように配慮しましょう。

件名:【ご相談】新規プロジェクトに関するお打ち合わせ日程の件

〇〇株式会社

企画開発部

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

新規プロジェクトの件では、日頃より多大なるご協力をいただき、誠にありがとうございます。

本件につきまして、今後の進め方や詳細なすり合わせのため、お打ち合わせのお時間をいただきたく存じます。

以下の候補日時のなかで、ご都合の良い日時はございますでしょうか。

【お打ち合わせ候補日時】

2026年〇月〇日(〇)10:00~11:00または14:00~15:00

2026年〇月〇日(〇)11:00~12:00または15:00~16:00

2026年〇月〇日(〇)10:00~11:00または13:00~14:00

場所:オンライン(Zoomを予定)

上記の日程でご都合がつかない場合は、大変お手数ですが、〇日(〇)以降でご希望の日時を複数お知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇(フルネーム)

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇1-2-3

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxx@xxxxxx

URL:https://www.xxxx.xx.xx

候補日時で都合がつかない場合のために他の調整方法も提示すると、相手への配慮を伝えやすくなります。

お礼メール

お礼メールは、感謝を伝えるだけでなく、得られた意見を活かす姿勢を示したり、今後の気軽な問い合わせにつなげたりする役割があります。相手の記憶が鮮明なうちに誠意を伝えるためにも、面談や打ち合わせの終了後、原則として24時間以内に送るようにしましょう。

件名:【御礼】オンラインセミナー参加の件

〇〇株式会社

営業部

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

本日はお忙しいなか、弊社主催のオンラインセミナーにご参加いただき、誠にありがとうございました。

本日いただいたご質問やご意見は、今後のサービス向上に役立ててまいります。

セミナー内でお見せした資料や内容について、ご不明な点がございましたら遠慮なくご連絡ください。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇(フルネーム)

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇1-2-3

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxx@xxxxxx

URL:https://www.xxxx.xx.xx

謝罪メール

謝罪メールでは、ミスを素直に認める誠実さが求められます。ミスが発生した原因と具体的な再発防止策を伝えることを意識しましょう。

件名:【お詫び】納品内容の修正に関するご報告

〇〇株式会社

開発部

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

先日お送りした納品物につきまして、一部記載に不備がございました。

この度は多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。

対象箇所を修正した正しいデータを本メールに添付いたしましたので、お手数ですが差し替えをお願いいたします。

今後はチェック体制を強化し、再発防止に努めてまいります。

ご多忙の折、お手数をおかけしてしまい、重ねてお詫び申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇(フルネーム)

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇1-2-3

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxx@xxxxxx

URL:https://www.xxxx.xx.xx

催促メール

催促メールでは、返信が遅れている相手の事情を気遣うクッション言葉を挟みつつ、返答してほしい期限を明確に提示することが大切です。

件名:【ご確認】お見積書ご検討状況の件

〇〇株式会社

制作部

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇〇株式会社の〇〇です。

〇〇の件では、日頃より多大なるご協力をいただき、誠にありがとうございます。

〇月〇日(〇)にご送付いたしましたお見積書につきまして、その後のご検討状況はいかがでしょうか。

稟議等の手続きでお忙しいこととは存じますが、社内手続きの都合上、来週〇月〇日(〇)までにご状況をお伺いできますと幸いです。

ご不明な点や、金額・納期面でのご相談、追加資料のご要望等がございましたら、柔軟に対応いたしますのでお申し付けください。

ご多忙の折、大変恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーー

〇〇株式会社

〇〇部

〇〇(フルネーム)

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇1-2-3

TEL:03-0000-0000

E-mail:xxxx@xxxxxx

URL:https://www.xxxx.xx.xx

ビジネスメールのよくある失敗

ビジネスメールのよくある失敗には、以下のようなものがあります。

  • TO/CC/BCCの誤送信
  • 添付ファイルの誤り・付け忘れ
  • 不適切な言葉遣い

それぞれ詳しく見ていきましょう。

TO/CC/BCCの誤送信

ビジネスメールを送信する際、宛先の設定ミスは起きやすいトラブルのひとつです。一斉送信の際、本来「BCC」にすべき宛先を「CC」に設定してしまうと、全受信者のメールアドレスが他の受信者全員に開示され、情報漏洩につながるリスクがあります。

一方で、必要な関係者を「CC」から外してしまうと、指示の行き違いや進捗の遅れが生じる原因になります。

宛先の設定ミスを防ぐためには、送信ボタンを押す前に「誰に情報を共有しておくべきか」「宛先の種別(TO・CC・BCC)が正しく選択されているか」をよく確認する習慣を付けることが大切です。

添付ファイルの誤り・付け忘れ

添付ファイルに関するトラブルは、企業の信用失墜や業務効率の低下につながるリスクがあります。例えば、名称が類似している別のファイルを誤って添付してしまうと、機密情報の漏洩や対外的な信頼の低下を招く可能性があるので注意が必要です。

ファイルを付け忘れたまま送信してしまうと、再送の手間や余計なやり取りが発生し、業務の進行を遅らせることになります。

添付ファイルの誤りや付け忘れを防ぐには、送信前にファイル名や中身を再確認することが重要です。また、ファイルを正しく添付していても、容量超過やセキュリティ制限によって相手が受信できないトラブルもありえます。

近年では、セキュリティ対策の強化にともない、企業によってはパスワード付きZIPファイルとパスワードを別のメールで送る、いわゆるPPAP方式を取りやめるケースも出てきています。そのため、自社のルールにこだわらず、相手の環境に合わせた柔軟な対応を心がけましょう。

不適切な言葉遣い

ビジネスメールにおける言葉遣いの誤りは、相手に失礼な印象を与え、良好な関係構築を妨げる要因になります。丁寧な表現を意識して使っている敬語が、二重敬語であったり、相手を不快にさせる表現であったりすることも少なくありません。

よくある言葉の誤りは、以下のとおりです。

よくある誤り 適切な表現
了解しました 承知いたしました/かしこまりました
なるほどですね おっしゃる通りですね/その通りでございます
拝見させていただく 拝見します/拝見いたしました
よろしかったでしょうか よろしいでしょうか
ご覧になられますか ご覧になりますか
〇〇部長様 〇〇部長/〇〇部 部長 〇〇様

メールを作成する際は、言葉遣いに誤りがないかを見直すことが大切です。相手への敬意を正しく表現するためにも、日頃から正しい敬語を意識しましょう。

ビジネスメールのミスを防ぐチェックリスト

送信ボタンを押す前に、以下の項目を確認してミスを防ぎましょう。

チェック 確認ポイント
宛先に意思決定者が含まれているか
情報共有すべき上司や関係者が「CC」から漏れていないか
関係者以外を「CC」に入れていないか
BCCに入れるべき宛先を誤って「CC」に入力していないか
一目で用件と重要度が伝わるか
相手の社名・部署名・役職・氏名に誤りはないか
本文を結論から書いているか
日時・曜日・金額等に誤りはないか
誤字脱字や二重敬語はないか
結びの挨拶は本文の用件に適しているか
署名(会社名、部署、氏名、連絡先等)の情報に不足や古い記述はないか
ファイルを添付し忘れていないか
添付するファイルは正しいか
ファイルサイズが大きすぎないか
送り先企業が定める送付ルールに適合しているか

若手従業員にメールのビジネスマナーを効率良く習得させる方法

若手従業員にメールのビジネスマナーを効率良く習得させる方法には、以下のようなものがあります。

  • eラーニングを導入する
  • テンプレートを共有する
  • 添削する

それぞれ詳しく解説します。

eラーニングを導入する

メールのビジネスマナーを全社で均一かつ効率的に教育するには、eラーニングの導入が効果的です。eラーニングを導入すれば、受講者が場所や時間を問わず自分のペースで、メールの基本構成やマナーを学べます。

集合研修のような準備やスケジュール調整の手間が省けるため、教育担当者の負担軽減にもつながります。

テンプレートを共有する

業務でよく使われるメールは、テンプレートを全社で共有しておくのがお勧めです。あらかじめ件名や挨拶、結論ファーストの構成が用意されていれば、ゼロから文章を組み立てる必要がなくなります。

書き方に迷う心理的な負担が減るため、結果としてメール作成のスピードアップにつながります。お手本を通じてビジネスマナーや適切な表現も自然と定着させられるでしょう。

添削する

基礎知識をeラーニングやテンプレートで学んだあとは、上司や先輩従業員によるメール添削を実施するのが効果的です。添削をすることで、知識を実践的なスキルに変えられます。

若手従業員が作成した下書きを送信前にチェックし、言葉遣いやニュアンスを微調整しましょう。マニュアルでは対応しきれない個人のクセや迷いをその場で解消していくことで、状況に応じた柔軟な応用力を身に付けさせることができます。

まとめ

ビジネスメールのマナーを習得させることは、顧客からの信頼獲得や業務の効率化、トラブル防止につながります。しかし、メールのマナーを個別に教えるのは、教育担当者の大きな負担になります。全従業員に効率良くマナーを習得させるには、eラーニングの活用が効果的です。

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会社で働く時間は、誰にとっても案外長いものです。 その時間をモチベーションが高い状態で働く社員が多い企業の方が、そうではない企業よりも健全な状態なのは間違いありません。 ただ、いざ社員やメンバーのモチベーションを管理しようとしても、何をどのようにして対策すべきか分からないという声も聞かれます。 今回の記事では、モチベーションの構成要素を紐解き、モチベーションを高めるための具体的なポイントや事例を紹介します。 モチベーションとは ビジネスシーンでの社員モチベーションアップを考える際によく取り上げられているのは、アメリカの心理学者・ハーズバーグ提唱の「二要因理論」です。 ハーズバーグは、職務満足と職務不満足は、それぞれ異なる要因によって引き起こされると主張しています。 職務満足を引き起こす要因を「動機づけ要因」、職務不満足を引き起こす要因を「衛生要因」であると明らかにしました。 つまり心理学的にみると、モチベーションには、「内的モチベーション」(動機づけ要因)と「外的モチベーション」(衛生要因)の2つがあり、社員のモチベーションを高めるためには、内的モチベーションに着目することが重要となります。 ただし、内的モチベーションと外的モチベーションは反対の概念ではなく、相互に足りない部分を補い合うような関係です。 丁寧に社員のモチベーション管理をするためには、外的モチベーションにおける問題を解決したうえで、内的モチベーションを満たす必要があるでしょう。 内的モチベーション(動機づけ要因) 内的モチベーション(動機づけ要因)には、「仕事のやりがい」「達成感や効力感」「職場メンバーへの信頼」「会社のミッションやビジョンへの共鳴」等が該当します。 動機付け要因は、促進要因とも呼ばれています。つまり「ないからといって、すぐに不満が出るものではない」ものの「あればあるほど、モチベーションが高まる」要素なのです。 ハーズバーグ提唱の「二要因理論」によると、人は以下のような感情を求めて生きています。 ・自分の存在意義を感じたい(達成感) ・自分の存在意義を認められたい(達成の承認) ・成果を認められ、ほめられたい(内的報酬) これは仕事場でも同じことがいえます。その仕事によって達成感が抱ける、周りがそれを承認してくれる、仕事そのものをおもしろいと感じる、といった内的動機づけによってこそ、仕事へのモチベーションを上げることができるのです。 外的モチベーション(衛生要因) 外的モチベーション(衛生要因)には、「金銭報酬」「福利厚生」「職務環境」等が該当します。 衛生要因は、不満足要因とも呼ばれています。すなわち「整備されていない場合は社員が不満を感じる」ものの「品質を高めていっても、満足につながるわけでない」要素なのです。 例えば、外的モチベーションが満たされていたとしても、内的モチベーションが満たされていない社員は、他に魅力がある企業へ転職するリスクがあるでしょう。 しかし内的モチベーションが満たされている場合は、他企業から高報酬のオファーがあったとしても、転職はしばし思いとどまる可能性があります。 モチベーションを構成する6つのポイント 「内発的動機づけ」の研究において第一人者であるロチェスター大学のエドワード・L.デシ氏とリチャード・フラスト氏(著書『人を伸ばす力-内発と自律のすすめ』)は、1980年代に人が働く動機を6つのカテゴリーに大別しました。 そして、冒頭で触れたアンケートを実施した企業文化コンサルタントのリンジー・マクレガー氏とニール・ドシ氏は、それらを現代の職場環境に置き換え、人が働く動機には次の6種類があるとしました。 1.楽しみ(Play) 仕事自体が楽しいから働く。楽しみとは、新しいことへの好奇心。楽しみが大きいと、たとえ仕事で難題にぶつかってもチャレンジ精神が刺激される。 2.意義(Purpose) 仕事が生み出す価値に意義を感じる。仕事のアウトプットが社会的貢献につながることに働きがいを感じる。 3.可能性 (Potential) 仕事を頑張ることが自身の向上につながる。仕事で成果を上げることが自らの能力を高めるとの信念に基づく。 4.感情的圧力 (Emotional pressure) 恐怖、同調圧力、恥等、仕事内容とは関係のない外部からの感情的な圧力によって、自分自身が脅かされているために働く。 5.経済的圧力(Economic pressure) 報酬を得るため、または、処罰を逃れるために働く。仕事内容や自己実現とは関係ない外的圧力によるものとなる。 6.惰性 (Inertia) 働く理由が分からず、仕事内容や自発的要素とは無関係な「昨日も働いていたから、今日も働く」という動機づけ。 内的モチベーションの高め方 ここからは、職場ですぐに実践でき、効果を実感しやすい内的モチベーションを高めるポイントを紹介します。 コミュニケーションを良好にする 職場でできるモチベーション向上のコツは、コミュニケーションを良好にすることです。 そのためには、上司や同僚とのコミュニケーションが重要となります。 ここでいうコミュニケーションとは、楽しくプライベートの話ができることや、飲み会で盛り上がることだけではなく、「対話」が成立する関係を築くことです。 「対話」とは、お互いの存在や意見の違いを認め合ったうえで、同じ目標に向かって歩むという建設的な話し合いです。 例えば、メンター制度がある企業の場合、先輩社員は相談役として、よい点を承認したり、失敗したときの改善策をともに考えたりすることによって、若手社員をサポートします。 やる気を伸ばせる仕事の進め方をする 若手社員を中心に、自分のスキルや能力を伸ばしたい人もいます。 著述家であるダニエル・ピンク氏の著書『モチベーション3.0 持続する「やる気!」をいかに引き出すか』によると、そのような社員には、やる気をさらに伸ばすような仕事の任せ方と環境が重要だといいます。 自立性 ある程度本人に仕事のやり方を任せること(例:勤務時間の20%を、自分のやりたい仕事にあててもよいという許可を与える等) 熟達性 達成感へとつながる「フロー状態(仕事へ没入している状態)」を作りだすこと(例:上司が月に1回部下と面談し、フロー状態が得られるよう仕事の割り当てを調整する等) 目的意識 報酬や個人的目標だけでなく、社会的貢献につながる意識を持たせること(例:自分の企画した製品を売ることで、途上国への寄付を実現できる等) 外的モチベーションを下げないためにできること 続いて、外的モチベーションを下げない、あるいは維持するポイントを紹介します。 モチベーションには内的なアプローチが重要ですが、外的モチベーションが良好であればあるほど、内的モチベーションが高めやすい状態といえます。 組織作りを見直す 社員のパフォーマンス向上に成功している企業は、「楽しみ」「意義」「可能性」の3つのモチベーションを最大化することに成功しています。 一方で、社員のパフォーマンス向上に失敗している企業は、「感情的圧力」「経済的圧力」「惰性」で社員が動いているのかもしれません。 しかし、社員が自発的に働きたくなる職場づくりは、特定の部署だけでは成し得ません。企業文化の形成としてとらえ、人事からの積極的な働きかけが欠かせないでしょう。 ※なお、モチベーションアップや人材評価については、「知ると便利!後輩指導で使える「コーチングスキル」」や「部下のやる気スイッチをオンにするリーダーの特徴と注意点」も併せててご覧ください。 制度の運用を見直す 高水準の賃金制度の構築や豊富な福利厚生メニューを導入できれば理想的かもしれませんが、そこまで余力がある企業も稀でしょう。 そのようなときに注目したいのが、制度の運用です。 例え評価制度が同じでも、評価結果だけを通知する運用と、評価の根拠や今後の注力ポイントを丁寧にフィードバックする運用では、社員のモチベーションに差が出てきます。 むしろ制度そのものは外的モチベーションに関係しますが、運用を社員の心情に寄り添ったものにすることで、内的モチベーションにも寄与できるでしょう。 社員のモチベーション向上事例 最後に、モチベーション向上に向けた施策を実施している企業の事例を2社紹介します。 サイボウズ株式会社 ソフトウェアの開発・提供企業であるサイボウズでは、「モチベーション創造メソッド」という取り組みを行っています。 サイボウズのモチベーションの定義「理想を実現するためのやる気」を実現するため、グループウェアを活用しているのです。 具体的には、社員が「できること」や「やりたいこと」、会社として「やるべきこと(やってほしいこと・取り組んでほしいこと)」を自由に書き込み、共有できるようになっています。 社員のやりたいことが実現でき、モチベーションのセルフコントロールを促す取り組みといえるでしょう。 参考:サイボウズチームワーク創研 株式会社伊藤園 伊藤園では、もっとも大切な財産は「人」というポリシーに基づき、人材開発や育成に力を注いでいます。 具体的には「伊藤園大学」という社員向けの自己啓発制度があり、学びたい分野の講習を受けることができます。社員個人のスキルアップになることはもちろんのこと、仕事に活用することでモチベーションアップにつながっているそうです。 また、伊藤園では社員が心身ともに健康で生き生きと働けるように、職場環境の整備をはじめとした健康経営も推進しています。 参考:株式会社伊藤園 多様な人財と全員活躍の推進 まとめ 米国の企業文化コンサルタントが、世界各国で2万人以上の社員を対象にアンケート調査を実施し、50社におよぶ企業の分析、数々の研究、文献を精査したところ、「社員のパフォーマンスのよしあしは、その仕事へのモチベーションにより決まる」との結果にいたりました。 内的モチベーションの高い社員が増えることは、生き生きとした職場を作る原動力となります。人事担当者は、そのことを念頭に仕組みづくりに取り組みましょう。 現代の日本は、労働人口の減少による売り手市場で、人材確保が難しくなり、人手不足が深刻な問題となっています。人手不足を補うためには、競争の激しい人材確保だけでなく、既存人材の離職防止や生産性向上も重要な課題となります。 人材の離職防止や生産性向上のためにも、社員のモチベーションマネジメントを行ううえで、ハーズバーグの二要因理論を活用してみてはいかがでしょうか。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 特にニーズの高いコンテンツだけを厳選することで1ID 年額999円(税抜)の低コストを実現。 ビジネス・ITの基礎知識を学べるeラーニングコンテンツが見放題、Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コース・1500本以上の厳選動画をラインナップ。コース一覧詳細は無料でこちらからご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする

2024.04.09

新入社員が育つ環境づくり|意欲を高める3つのコツ

2024.04.09

新入社員が育つ環境づくり|意欲を高める3つのコツ

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大卒新入社員の3年目までの離職率は、ここ10年来30%台で推移しています。 約3人に1人は、一人前になる前に離職してしまうことを意味します。 時間と費用をかけたのに新卒社員が離職する要因は何なのか、どうしたら意欲をもって働く環境を作れるのかを本記事ではまとめます。 新入社員はやる気がない? 新卒社員に限ったことではなく、若い世代の特徴として「教えらたれたことをこなす能力は高い」、「真面目で理解力が高い」、「向上心がある」などなどが挙げられています。 一方で、「自主解決能力に欠ける」、「高望みせず、ほどほどで満足する」、「状況に適応する自律性がない」など、複雑でかつスピーディーなビジネスの現場環境で判断力を発揮し、新しい発想をチャンスへとつなげる実践力には乏しいようです。 このような話題になると、「最近の若者は根性が足りない」という諸先輩方の声が聞こえてきそうですが、時代にあわせた新人育成方法を考えることも、人事部にとっては大切な仕事です。 新入社員を育てる環境づくりの現状 産業能率大学が企業の教育担当者を対象にして行なった調査によれば、「中堅社員に求める役割」で第1位に挙げられたのは、「後輩の育成」(72.5%)でした。 しかし、「後輩育成を遂行していますか?」という問いに対し「遂行している」と回答したのはわずか2.9%と極端に実現率が低く、半数以上が「あまり遂行していない」と回答しています。 また、労働政策研究・研修機構による「人材マネジメントのあり方に関する調査」(2014年)では、若手層の人材育成上の課題として「業務が多忙で、育成の時間的余裕がない」「上長等の育成能力や指導意識が不足している」といった回答が多くなっています。 これらの調査結果から考えると、「若手が育たない」と嘆く裏には、「育てられない職場環境」が隠れているということがわかります。 OJTやoff-JTという研修方法を考えるだけでなく、実際に新入社員が配属される現場の指導体制はどうなっているか、指導係は誰なのか、受け入れ体制はできているかも考えていく必要がありそうです。 新入社員の意欲を高める3つのコツ ①職場の一員として認める 新入社員は仕事のことも会社のこともあまり把握できていないため、常に不安を感じています。 まずは、上司や先輩のほうから彼らを仲間として認め、信頼を得るために1on1などのコミュニケーションの場を設けることが重要です。 また、パワハラなどの問題にも上司が気を配らなければなりません。 新人を「新人」として一括りに考えるのではなく、一人ひとりの個人として向き合っていく意識を持つことも重要な要素です。 新入社員に対して高圧的にならず、成長を見守り導くというスタンスを持つべきでしょう。 ②社会人マナーや会社ルールを積極的に共有する 新入社員は不安を抱えながらも、社会人としてのマナーや会社のルールを早く身につけて、会社の戦力として成果を挙げたいと思っています。 既存の社員はその気持ちを理解したうえで指導し、不足している点を補い、成長へと導く姿勢が求められるでしょう。 また、新入社員は既存の社員とは気質が異なるケースがあります。 それを「最近の若者は……」のひとことで片付けてしまうのではなく、いまどきの新入社員に見られる傾向についても理解しておきましょう。 コミュニケーションを密にして世代間のギャップを埋めることが重要です。 ③新入社員のビジネススキル向上を図る 「あいさつ」「言葉づかい」「身だしなみ」「電話対応」など基本的なビジネスマナー研修だけでなく、OJTに対しても現場をサポートしていく必要があります。 教育担当である中堅層に「新人を育てる意識」を持ってもらうよう働きかける、メンター制など「相談できる先輩」がいる環境を整えるなど、自社に適した仕組みを探し、積極的に試していくことが求められています。 また、新入社員教育に適した方法としてeラーニングを実践する企業も多いです。 一体感を持って学習してもらうことでモチベーションを維持し、自発的に目標を設定することや、目標の達成に向けた実践について身につけることが可能です。 新入社員向け研修で検討すべきプログラム まず新入社員に知ってほしいことは「社会人としての常識」や「仕事の基本」と言われるものです。 会社は学校とは違い、仕事をすることで報酬を得る場所なので、社会人・組織人としてふさわしい常識やマナー、コンプライアンス(法令遵守)を最初に身に付けてもらうことが必要です。 1. ビジネスマナー 身だしなみ、挨拶、電話応対、名刺交換などで、身についていて当たり前のマナーです。配属が決まり業務がスタートすると、なかなか研修の機会はありません。取引先への訪問などでは、新入社員であっても会社の顔となるので、まずマナー研修を行いましょう。 2. ホウレンソウ 「ホウレンソウ」と呼ばれる報告・連絡・相談は、社会人の義務として徹底させましょう。とくに「報告」は重要で、慣れないうちは初めからすべて話そうとして、要点がつかめない報告となります。「結論」から話し始めて経過、理由を報告させるよう徹底させることが必要です。 3. コンプライアンス(法令順守) コンプライアンスとは、企業が法律や規制、内部ルール、倫理的な基準に従って適切な行動をとることを指します。 コンプライアンスを学ぶ最大の理由は「やってはいけないことを学ばせるため」です。 <主なコンプライアンス項目> ・法律と規制(労働法、環境法、消費者保護法、競争法、税法など) ・企業内ポリシーと手順 ・個人情報の取り扱い ・情報セキュリティ ・賄賂や贈収賄の禁止 ・インサイダー取引の禁止 すべて覚えることは難しくても、コンプライアンスに関する禁止事項があることを理解し、日々の業務において意識することで、企業の信頼性向上と長期的な成功に繋がります。 4. ITスキル ビジネスシーンではExcel、Word、PowerPointといったオフィスツールが使えることは必須です。 部署によってはExcel、Wordを多用するでしょうし、営業部ではPowerPointを使ったプレゼンテーションができなくては話になりません。 また、メールにもビジネス文書としてのマナーはあります。 件名や文面の書式も大切ですが、最も気にかけなくてはならないことは、「その用件はメールでよいのか」ということと、「宛先は間違えていないか」です。例えば、謝罪をメールで済ませることは社会人としては許されませんし、toとcc、bccの使い分けを知らなければ、インシデント発生の原因にもなります。 基本的なITスキルについては若い世代のほうが慣れていることもありますが、ビジネスにおける使い方は改めて学ぶほうが良いでしょう。 新入社員研修の効果を高める2つのポイント ①現場のニーズを優先する 多くの研修は座学形式で行われますが、配属先で実践しながら学ぶOJTを取り入れるのもよいでしょう。 部署により要求されるスキルは異なりますし、少しでも早く部署に慣れ、チームワークやコミュニケーションの取り方を学んだほうが早く成長することもあります。 現場で学べることには、仕事の指示の受け方、メモの取り方、タイムマネジメント、コスト意識、1日の業務の流れなどがあります。 しかし最も学ばなくてはならないのは、これから働く職場の雰囲気であったり、先輩や上司の仕事ぶりなどの自社の文化です。 帰属意識が高まり組織の一員であることを自覚させ、組織に貢献することで報酬を得ているという認識が強まります。 社会人・組織人としての基本的な常識やマナーを身につけながら、実践で業務を学ぶ。自社に必要・不要な新入社員研修のプログラムを調整することが重要です。 新入社員向けの研修を検討する際は社会人基礎力について理解しておくと参考になります。 ②全社員の意識にも気を配る 新入社員研修=新入社員に対してどのような研修を行うかにフォーカスしてしまいがちですが、全社員が持つ社風も非常に大切です。 「自分の意見が自由に言えない」「社員同士の挨拶や会話がない」「部門長クラスの人間が人材育成に興味がない」という環境では、新入社員のやる気も低下していってしまいます。 社風そのものに問題があると判断した場合は、研修という枠を飛び越えて、全社員の意識を変えるために必要な施策を模索しなければなりません。 新人教育をしっかりと機能させていくためには、会社全体を見渡したうえで本質的な課題を見つけ、解決していくことが大切です。 まとめ|新入社員が育てば会社も成長する 企業にとって、将来を担う人材の確保は、最優先事項の一つです。 人事部には、新入社員を育成できる職場環境づくりのために、地道な継続と積極的推進が求められています。 「新人が育たない」といわれる現代でも、定着率の高い企業はいくつもあります。 そういった企業は何が成功しているのか、自社に足りないものは何なのかを常に考え、一人でも多くの新人を育てることができる環境を作っていきましょう。 低コストで厳選コンテンツ見放題!コンテンツパック100 新人教育にも使える厳選コンテンツが1ID 年額999円で見放題になるCloud Campusコンテンツパック100。 ビジネスマナーだけでなく、社会人に必須のビジネス・ITの基礎知識を学べる充実のeラーニングコンテンツが魅力です。 Cloud Campusのプラットフォーム上ですぐに研修として利用できます。 100コンテンツ以上の厳選コンテンツラインナップは資料請求からご確認頂けます。 >>Cloud Campus コンテンツパック100の詳細をチェックする   参考サイト: 新人若手育成のアタリマエを変えよう|人材育成・社員研修のリクルートマネジメントソリューションズ  平成26年版 労働経済の分析 -人材力の最大発揮に向けて-|厚生労働省  第27回(最終回) OJTにおける「課題」とは何か?~新人の成長課題とトレーナーの育成課題<後編>~ | ヒューマンキャピタル Online  新人がイキイキと働くために、人事ができること~誰しもが経験するつまずきを乗り越える方法とは?~ – 『日本の人事部』 恒例の新入社員の特長。2015年は「消せるボールペン型」。その心は?|ブラック企業|【瓦版】  「新入社員意識調査・特徴とタイプ」公益財団法人日本生産性本部) 「新人と中途採用者の研修、教育の方法」ビジネス・ソリューション  

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